Fonctionnalités d’automatisation des workflows

Besoin d’améliorer l’efficacité de processus impliquant beaucoup de documentation ? Même à l’ère du numérique, où les documents papier ont peut-être déjà été numérisés, la véritable efficacité découle de l’automatisation des workflows qui soutient les processus d’entreprise.

Assurez-vous que vos processus soient aux normes

Les anciens processus manuels freinent la productivité de votre entreprise. Même s’il s’agit d’un bon début, numériser un format papier en format PDF n’est pas suffisant. Il vous faut repenser vos processus opérationnels et la manière dont vous traitez les documents tout au long de leur cycle de vie. L’automatisation des workflows de M-Files est la solution qu’il vous faut.

Automatisation des workflows

Numérisez vos processus

L’automatisation des workflows vous permet de modéliser les cycles de vie des documents, des projets ou des processus sur la base des processus que vous exécutez déjà en situation réelle.

Attribuez facilement des tâches

Les workflows de M-Files vous permettent de confier des tâches à vos collègues, d’effectuer un suivi automatique et de faire réviser et approuver les documents conformément aux directives d’entreprise. Les étapes des workflows sont déterminées par les balises de métadonnées.

Automatisez n’importe quel objet

Vous pouvez mettre en place des workflows pour des documents, des employés et des projets.

Gérez l’apprentissage

L’automatisation des workflows peut aider les entreprises réglementées à gérer les exigences en matière d’apprentissage. Vous pouvez également laisser les workflows s’occuper des rappels et des tâches à accomplir.

Assurez un suivi

Les métadonnées du document dans un workflow sont automatiquement mises à jour au fur et à mesure de l’avancement, de la phase d’ébauche, en passant par la version révisée, puis commentée, jusqu’à la validation finale.

DIY

Les workflows sont créés dans le moteur de gestion de workflows de M-Files, et peuvent être adaptés à vos besoins spécifiques à l’aide d’une simple application.

Convertissez vos documents papier en PDF interrogeables

Numérisez

Pour débuter l’automatisation de vos workflows liés à de la documentation, vous devez disposer de vos documents au format numérique. La numérisation de documents convertit des documents papier en fichiers numériques qui peuvent être stockés, organisés, interrogés, gérés et récupérés rapidement, facilement et de manière fiable.

OCR

Avec les fonctionnalités de reconnaissance optique de caractères (OCR) de M-Files, vous avez un meilleur contrôle des documents essentiels de l’entreprise et gagnez du temps avec la possibilité d’effectuer une recherche dans le contenu numérisé plutôt que de le parcourir manuellement. Les processus de révision et de validation deviennent plus rapides et une automatisation plus poussée du workflow peut permettre de gagner en efficacité dans les pratiques de conservation ou de suppression des documents.

Des PDF interrogeables

La conversion de vos fichiers en PDF interrogeables n’a pas d’impact sur l’aspect extérieur des documents. Les utilisateurs voient toujours l’image numérisée d’origine, en plus de l’image réelle du fichier numérisé. M-Files stocke le contenu et les métadonnées qui sont automatiquement générés durant les processus de numérisation et d’OCR, qui peuvent ensuite être utilisés lors de l’interrogation du fichier.

Compressez et convertissez

L’OCR de M-Files supporte également un OCR côté client : glissez et déposez les images numérisées dans M-Files Desktop et le logiciel se charge de compresser la taille du fichier jusqu’à dix fois et de convertir les documents en PDF interrogeables.

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Choisissez des fonctionnalités d’OCR de pointe
  • Fonctionnent directement avec la plupart des scanners ou appareils multifonctions

  • Convertissent les documents papier ou les images en PDF permettant d’effectuer des recherches et suppriment les tâches de révision manuelles inefficaces

  • Prennent en charge 137 langues pour une meilleure reconnaissance

  • Reconnaissent les codes-barres pour automatiser les processus de classement et d’envoi des documents

  • Prennent en charge l’OCR zonale pour automatiser les tâches telles que la capture des champs d’index à partir de formulaires et de codes-barres

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Connectez un nombre illimité d’appareils

Vous pouvez connecter un nombre illimité de périphériques multi-appareils et de scanners de bureau à votre système OCR M-Files sans avoir à acheter une licence OCR M-Files pour chaque scanner.

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Intégrez notre solution à vos outils

L’extension OCR de M-Files s’interface avec pratiquement tous les scanners ou appareils multifonctions, permettant une numérisation directement dans votre coffre M-Files. Cette extension permet de connecter M-Files directement aux scanners de réseau et de bureau et aux appareils multifonctions.

Signez par voie électronique

La signature électronique peut rendre vos processus beaucoup plus rapides, plus sûrs et plus efficaces. Vous pouvez faire signer des documents depuis n’importe où et avec n’importe quel appareil, de manière sécurisée et vérifiable. Les documents signés sont immédiatement stockés conformément à la politique, les workflows prenant en charge les règles d’archivage et de récupération. La signature électronique réduit d’autant plus la nécessité d’avoir recours au format papier. Avec les fonctionnalités de signature électronique de M-Files, vous pouvez :

Accélérer le processus de signature
Tout le monde peut signer, même sans disposer d’une licence M-Files
Vérifiez l’authenticité de la signature

Autres intégrations

M-Files s’intègre à plusieurs outils de signature électronique.

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