Fonctionnalités d’automatisation des workflows

Besoin d’amĂ©liorer l’efficacitĂ© de processus impliquant beaucoup de documentation ? MĂŞme Ă  l’ère du numĂ©rique, oĂą les documents papier ont peut-ĂŞtre dĂ©jĂ  Ă©tĂ© numĂ©risĂ©s, la vĂ©ritable efficacitĂ© dĂ©coule de l’automatisation des workflows qui soutient les processus d’entreprise.

Assurez-vous que vos processus soient aux normes

Les anciens processus manuels freinent la productivité de votre entreprise. Même s’il s’agit d’un bon début, numériser un format papier en format PDF n’est pas suffisant. Il vous faut repenser vos processus opérationnels et la manière dont vous traitez les documents tout au long de leur cycle de vie. L’automatisation des workflows de M-Files est la solution qu’il vous faut.

Automatisation des workflows

Numérisez vos processus

L’automatisation des workflows vous permet de modĂ©liser les cycles de vie des documents, des projets ou des processus sur la base des processus que vous exĂ©cutez dĂ©jĂ  en situation rĂ©elle.

Attribuez facilement des tâches

Les workflows de M-Files vous permettent de confier des tâches Ă  vos collègues, d’effectuer un suivi automatique et de faire rĂ©viser et approuver les documents conformĂ©ment aux directives d’entreprise. Les Ă©tapes des workflows sont dĂ©terminĂ©es par les balises de mĂ©tadonnĂ©es.

Automatisez n’importe quel objet

Vous pouvez mettre en place des workflows pour des documents, des employés et des projets.

Gérez l’apprentissage

L’automatisation des workflows peut aider les entreprises rĂ©glementĂ©es Ă  gĂ©rer les exigences en matière d’apprentissage. Vous pouvez Ă©galement laisser les workflows s’occuper des rappels et des tâches Ă  accomplir.

Assurez un suivi

Les métadonnées du document dans un workflow sont automatiquement mises à jour au fur et à mesure de l’avancement, de la phase d’ébauche, en passant par la version révisée, puis commentée, jusqu’à la validation finale.

DIY

Les workflows sont créés dans le moteur de gestion de workflows de M-Files, et peuvent être adaptés à vos besoins spécifiques à l’aide d’une simple application.

Convertissez vos documents papier en PDF interrogeables

Numérisez

Pour débuter l’automatisation de vos workflows liés à de la documentation, vous devez disposer de vos documents au format numérique. La numérisation de documents convertit des documents papier en fichiers numériques qui peuvent être stockés, organisés, interrogés, gérés et récupérés rapidement, facilement et de manière fiable.

OCR

Avec les fonctionnalitĂ©s de reconnaissance optique de caractères (OCR) de M-Files, vous avez un meilleur contrĂ´le des documents essentiels de l’entreprise et gagnez du temps avec la possibilitĂ© d’effectuer une recherche dans le contenu numĂ©risĂ© plutĂ´t que de le parcourir manuellement. Les processus de rĂ©vision et de validation deviennent plus rapides et une automatisation plus poussĂ©e du workflow peut permettre de gagner en efficacitĂ© dans les pratiques de conservation ou de suppression des documents.

Des PDF interrogeables

La conversion de vos fichiers en PDF interrogeables n’a pas d’impact sur l’aspect extĂ©rieur des documents. Les utilisateurs voient toujours l’image numĂ©risĂ©e d’origine, en plus de l’image rĂ©elle du fichier numĂ©risĂ©. M-Files stocke le contenu et les mĂ©tadonnĂ©es qui sont automatiquement gĂ©nĂ©rĂ©s durant les processus de numĂ©risation et d’OCR, qui peuvent ensuite ĂŞtre utilisĂ©s lors de l’interrogation du fichier.

Compressez et convertissez

L’OCR de M-Files supporte Ă©galement un OCR cĂ´tĂ© client : glissez et dĂ©posez les images numĂ©risĂ©es dans M-Files Desktop et le logiciel se charge de compresser la taille du fichier jusqu’Ă  dix fois et de convertir les documents en PDF interrogeables.

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Choisissez des fonctionnalitĂ©s d’OCR de pointe
  • Fonctionnent directement avec la plupart des scanners ou appareils multifonctions

  • Convertissent les documents papier ou les images en PDF permettant d’effectuer des recherches et suppriment les tâches de rĂ©vision manuelles inefficaces

  • Prennent en charge 137 langues pour une meilleure reconnaissance

  • Reconnaissent les codes-barres pour automatiser les processus de classement et d’envoi des documents

  • Prennent en charge l’OCR zonale pour automatiser les tâches telles que la capture des champs d’index Ă  partir de formulaires et de codes-barres

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Connectez un nombre illimité d’appareils

Vous pouvez connecter un nombre illimité de périphériques multi-appareils et de scanners de bureau à votre système OCR M-Files sans avoir à acheter une licence OCR M-Files pour chaque scanner.

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Intégrez notre solution à vos outils

L’extension OCR de M-Files s’interface avec pratiquement tous les scanners ou appareils multifonctions, permettant une numĂ©risation directement dans votre coffre M-Files. Cette extension permet de connecter M-Files directement aux scanners de rĂ©seau et de bureau et aux appareils multifonctions.

Signez par voie Ă©lectronique

La signature Ă©lectronique peut rendre vos processus beaucoup plus rapides, plus sĂ»rs et plus efficaces. Vous pouvez faire signer des documents depuis n’importe oĂą et avec n’importe quel appareil, de manière sĂ©curisĂ©e et vĂ©rifiable. Les documents signĂ©s sont immĂ©diatement stockĂ©s conformĂ©ment Ă  la politique, les workflows prenant en charge les règles d’archivage et de rĂ©cupĂ©ration. La signature Ă©lectronique rĂ©duit d’autant plus la nĂ©cessitĂ© d’avoir recours au format papier. Avec les fonctionnalitĂ©s de signature Ă©lectronique de M-Files, vous pouvez :

Accélérer le processus de signature
Tout le monde peut signer, même sans disposer d’une licence M-Files
Vérifiez l’authenticité de la signature

Autres intégrations

M-Files s’intègre Ă  plusieurs outils de signature Ă©lectronique.

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