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Les défis de la gestion électronique de documents

     

Surmonter les défis de la GED : impliquer vos employés

Le déploiement de la solution parfaite de gestion électronique de documents ne donnera pas le RSI attendu si vos employés ne l'utilisent pas convenablement et régulièrement. En fait, plusieurs raisons peuvent amener quelques employés à résister au passage à une GED :

  • Manque des compétences techniques requises
  • Résistance au changement
  • Peur de commettre une erreur

Afin d'assurer un retour rapide sur l'investissement de votre GED et/ou ECM, suivez ces petits conseils de préparation de vos employés pour une installation optimale :

Restez simple

Les compétences techniques sont très variables dans la plupart des organisations. L'idée de devoir apprendre et utiliser pour la première fois une solution de gestion électronique de documents peut être écrasant pour les employés aux compétences techniques limitées. Choisissez un système simple d'emploi pour motiver ces employés à l'utiliser régulièrement.

Comme M-Files se sert des commandes Windows standard tels que Fichier, Ouvrir et Enregistrer, que vos employés connaissent déjà, le système est très intuitif et aisé même pour les utilisateurs sans compétences techniques particulières.

M-Files propose une collection de tutoriaux en ligne, outre l'aide intégrée au produit, pour les employés qui souhaitent explorer davantage le système. Pour une formation plus poussée, M-Files offre des formations à distance et sur site, avec des présentations flash en ligne, des astuces techniques et la documentation relative au produit.

Démontrez les avantages à vos utilisateurs

Les employés les plus concernés par le traitement des documents sont probablement les plus résistants au passage à une solution de gestion électronique de documents. Ils ont établi une routine et acquis une certaine aisance dans leurs processus papier de traitement de documents ou dans l'utilisation des dossiers en réseau classique pour classer les documents électroniques. Certains s'inquiètent de l'éventuelle perte de documents, d'autres de l'allongement du temps consacré à leurs tâches quotidiennes du fait d'un nouvel ensemble de processus à respecter avec le nouveau système de GED.

Bien que votre GED soit clairement avantageuse pour votre activité, les solutions les plus rapidement adoptées et les plus réussies seront perçues par les utilisateurs comme un outil leur facilitant le travail. Ainsi, ils trouvent que la GED leur apporte un avantage, ainsi qu'à la société. Lorsque la solution est perçue ainsi, il est inutile de leur vendre le nouveau système ou d'essayer de les motiver à l'utiliser ; la motivation est déjà en eux. Lorsque les membres de l'équipe se rendent compte qu'il est plus facile de trouver la dernière version de l'information requise, que les documents ne se perdent plus (et donc qu'il est inutile d'effectuer un travail redondant et de recréer les données), que c'est plus simple de partager et de collaborer avec les autres sans avoir à fournir un effort supplémentaire, ils verront dans la pratique que la solution de gestion électronique de documents les avantage directement, tout comme l'organisation dans son ensemble, et ils seront plus enthousiastes à l'adopter. La plupart des logiciels de gestion documentaire ne fonctionnent pas ainsi. Les critères comme la convivialité et l’adoption rapide par les utilisateurs sont donc capitaux dans le choix de votre solution.

Sauvegardez

Perdre un travail essentiel, ou pire élaborer de nouvelles informations en se basant sur des informations obsolètes, est l'un des défis les plus courants que la plupart des entreprises doivent surmonter, et également la première cause d'inefficacité et de perte de productivité. Heureusement, notre solution de gestion électronique de documents résout ces problèmes avec des gains immédiats en termes de productivité et de qualité. Votre GED doit comporter une sauvegarde automatique et des capacités de restauration, ainsi qu'une gestion des versions pour faciliter le retour aux versions antérieures des documents.

M-Files vous accorde le contrôle total de la protection de vos documents avec des autorisations d'accès, un historique des versions, des fonctions de publication et verrouillage et un journal des modifications. Vous pouvez donc aisément contrôler l'accès au document et revenir à une version antérieure le cas échéant.

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