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5 bonnes pratiques de conformité et de réussite de la gestion documentaire

  

Dans le milieu actuel, nécessitant beaucoup de documents, il est important de déployer une solution fiable de gestion documentaire pour suivre et gérer vos ressources professionnelles. Le démarrage est aisé si vous respectez ces recommandations de bonnes pratiques :

Align document management requirements to the goals of the business.

1. Répondre aux exigences de la Gestion Documentaire par rapport aux Objectifs de l'Entreprise


Choisissez un système de gestion électronique de document qui correspond à vos besoins au lieu de réorganiser vos activités pour s'adapter à l'approche de votre gestion documentaire. Étudiez comment croît votre entreprise. Quelle est l'importance de l'accès à distance aux documents ? Quel rôle joue la conformité ? A quoi ressemble aujourd'hui votre infrastructure informatique et quelle sera son évolution ? Quels sont vos principales préoccupations (souplesse, flexibilité, sécurité) ? Assurez-vous que votre système de gestion documentaire satisfasse à vos besoins actuels et futurs.

2. Veillez à une capture fiable de document

Transformez vos documents papier en fichiers numériques, étiquetés et stockés dans un référentiel électronique de document pour les retrouver rapidement et aisément. Choisissez un système de gestion documentaire qui comporte une numérisation de documents, l'indexation des noms de fichiers et du contenu entier, ainsi que des étiquettes et mots-clés descriptifs. Ainsi, vous êtes certain de pouvoir retrouver toutes les informations importantes dans vos recherches, avec un seul mot contenu dans les fichiers du référentiel, les métadonnées, les étiquettes ou les mots-clés, ou avec le nom du fichier.

3. Sécurisez l'accès aux documents sensibles

La conformité exige que l'accès à certains documents contenant des renseignements personnels soit restreint et leur partage sécurisé. Choisissez un système de gestion documentaire qui utilise un référentiel documentaire sûr, avec authentification et mot de passe, afin de pouvoir contrôler les accès aux documents, suivre et gérer leur lecture, et recevoir des notifications ou alertes en cas de modifications.

4. Optimisez les workflows

L'amélioration de l'efficacité de l'entreprise fait partie des principaux avantages associés à l'utilisation d'une gestion électronique de documents. En numérisant vos documents et en leur attribuant des étiquettes pour une recherche et une récupération rapides, vous réduisez le temps consacré par les employés à la recherche d'informations relatives à leurs tâches. Ainsi, la productivité augmente. Assurez-vous que votre système de gestion documentaire puisse être personnalisé pour supporter vos workflows et optimiser vos processus. L'automatisation des tâches et les notifications par e-mail peuvent aider vos employés à rester dans la bonne voie et à minimiser les arrêts des procédures du workflow.

5. Gérez les cycles de vie des documents

Combien de temps conservez-vous vos documents électroniques ? Quand et comment sont-ils détruits ? La conformité joue un rôle essentiel dans cette décision, ainsi que vos besoins spécifiques. Assurez-vous que votre système de gestion documentaire vous aide à suivre votre classement électronique, à gérer les cycles de vie de vos documents et à déterminer s'ils sont actifs, archivés ou prêts à être détruits. M-Files adopte une bonne pratique de gestion documentaire en associant toutes les fonctions solides, requises pour la conformité et l'efficacité, à une solution facile à utiliser, à posséder et à déployer.

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