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Autorisations définies par les métadonnées :

Une approche révolutionnaire offrant à la gestion des droits d’accès une puissance et une flexibilité sans précédent.

Avec M-Files, vous pouvez définir des droits d’accès pour des classes entières de documents et d’objets de données, pour des documents et objets distincts, et également pour différentes versions d’un même document ou objet, y compris en attribuant des droits offrant différents niveaux d’accès à différents utilisateurs ou groupes d'utilisateurs, tels que les directeurs.

M-Files s’assure que ces informations restent accessibles aux personnes qui en ont besoin, et inaccessibles et invisibles aux personnes non concernées ou non autorisées. Les droits d’accès peuvent être contrôlés par utilisateur, groupe, tâche, ainsi que par n'importe quelle propriété de métadonnées. Cela permet de respecter les politiques avancées de contrôle d’accès sans aucun script, et offre toute la flexibilité nécessaire pour pouvoir répondre aux besoins les plus imprévisibles.

Par exemple, les contrats d’emploi peuvent être étiquetés pour certains employés uniquement : seuls l’utilisateur concerné, son supérieur et le département des RH peuvent voir le contrat. En cas de changement de direction ou d’organisation, il suffit de changer la propriété du supérieur de l’employé et le nouveau supérieur pourra voir l’ensemble des documents associés.

Un cas basé sur un projet pourrait consister à utiliser les objets « projet » présentant des membres d'équipe ayant été définis avec les métadonnées. Les droits d’accès aux documents et autres objets peuvent ensuite être définis en étiquetant ces derniers au projet auquel ils sont associés de sorte que seuls les membres d'équipe du projet puissent les voir. Cette approche simplifie l’accueil de nouveaux membres d'équipe et permet également aux utilisateurs externes (partenaires, clients) d’accéder en toute sécurité aux documents liés au projet et de participer aux processus et workflows.

M-Files supporte également les « droits d’accès à facettes ». En d’autres termes, plusieurs propriétés de métadonnées peuvent définir ensemble les droits d’accès effectifs d’un document ou objet de données. Par exemple, dans le cas ci-dessus, si les droits d’accès sont basés sur les membres du groupe affecté au projet, il est possible de rendre certains types de documents (accords ou contrats) visibles uniquement aux chefs du projet en question.

En outre, les droits d’accès sont spécifiques aux versions : différentes versions de documents peuvent ainsi être affichées pour différents publics, en fonction des propriétés des métadonnées (étape du workflow). Par exemple, les brouillons ou les versions antérieures sont généralement disponibles à un public restreint avant la publication pour un groupe élargi ou le grand public.

Dans les industries hautement réglementées soumises à des contrôles qualité très stricts ainsi qu’à des audits obligatoires généralement réalisés par les clients, fournisseurs et organismes de réglementation, en plus de l'établissement et l'application constants des politiques de contrôle d’accès, M-Files permet aux entreprises de démontrer en toute simplicité qu’elles respectent les procédures imposées et qu'elles sont conformes aux réglementations et normes industrielles.