Travaillez avec vos documents

Créez, retrouvez, sauvegardez, modifiez, ou archivez vos documents

Soutenez la productivité de votre personnel

Plus de temps perdu à chercher des documents introuvables ou à essayer de suivre manuellement les différentes versions d’un document. Travailler avec vos documents peut devenir un véritable jeu d’enfant : facile, pratique et sécurisé.

Créez des documents à partir de modèles

Créer des documents avec M-Files est très intuitif. Tout ce que vous avez à faire est d’utiliser vos outils habituels – Microsoft Office, Google Workspace – et M-Files s’occupe du reste.

Créez des modèles qui reprennent le contenu de vos systèmes d’entreprise (CRM ou ERP, par exemple) pour préremplir les documents avec des données standard.

Sauvegardez vos documents

Dans une configuration classique basée sur des dossiers, les utilisateurs doivent se demander où ils doivent enregistrer un document – un dossier client, un dossier projet, un dossier thématique, etc. De plus, ils doivent savoir comment nommer le document pour qu’il puisse être retrouvé plus tard. Grâce aux métadonnées, nous révolutionnons votre façon de travailler.

Ne vous souciez plus de l’emplacement

Avec M-Files, plus besoin de vous préoccuper de l’endroit où sauvegarder vos informations. Il vous suffit de connaître la nature des informations pour les retrouver.

Balisez

Utilisez des balises de métadonnées pour décrire votre contenu : le nom du client, le projet, la personne de contact, la date d’échéance ou toute autre donnée pertinente.

Reposez-vous sur M-Files

M-Files permet l’automatisation de l’étiquetage et vous suggère les tags appropriées selon le contenu du document.

Pourquoi organiser votre contenu à l’aide de métadonnées ?

Les métadonnées permettent d’étiqueter les informations en fonction de leur nature. Ainsi, la recherche de contenu devient plus facile et il est possible d’établir des liens entre différents documents pour obtenir une vue d’ensemble sur des sujets spécifiques.

Recherchez des documents

La plupart des organisations stockent leurs fichiers et contenu dans au moins trois référentiels de contenu différents et déconnectés les uns des autres. Cela a un impact sur la productivité de votre personnel qui ne peut trouver les informations dont il a besoin rapidement et avec précision.

Les fonctions de recherche de M-Files vous libèrent des contraintes liées à l’emplacement.

Trouvez les informations requises

Toutes vos informations peuvent être trouvées en contexte, selon leur nature. Saisissez ce que vous recherchez et trouvez vos informations en quelques clics.

Créez une seule source de vérité

Connectez M-Files à vos systèmes d’entreprise et obtenez une vue complète des données sur l’ensemble de vos systèmes et applications, avec toutes les informations pertinentes réunies au sein d’une seule vue.

Trouvez l’essentiel

Connectez M-Files à vos systèmes et archives existants et découvrez vos données stratégiques, telles que les informations contenant des données personnelles.

Ne vous souciez plus de la migration

Grâce aux connexions à vos systèmes existants, vous pouvez déployer M-Files sans aucune interruption. Vous n’avez pas besoin de réaliser immédiatement une migration de vos informations. Contentez-vous de planifier et de mettre en œuvre une bonne stratégie d’information.

Trouvez rapidement des informations grâce à des vues dynamiques et des recherches prédéfinies. Il suffit de paramétrer vos filtres et tous les documents connexes seront automatiquement affichés dans la vue appropriée.

Accédez à vos informations depuis vos appareils mobiles

Vous êtes en télétravail, chez le client, à l’hôtel en déplacement, dans le train ou l’avion ?
Aucun problème ! Accédez à vos informations via les clients Web ou Mobile. Tout le contenu connecté à M-Files est accessible depuis un appareil mobile, quel que soit le système ou même les dossiers réseau dans lesquels il se trouve. L’application native vous permet de travailler de manière fluide et efficace.

Numérisez vos documents

Numérisez des documents même pendant vos déplacements en prenant une photo et en la sauvegardant dans M-Files.

Révisez et approuvez

Révisez et approuvez des documents directement depuis votre téléphone.

Signez électroniquement sur un smartphone ou une tablette

Signez électroniquement des documents depuis un smartphone ou une tablette et continuez à travailler où que vous soyez.

Vous n’avez pas d’accès internet ?

Pas de connexion internet mais vous avez besoin d’accéder à des documents ? Passez en mode hors ligne à tout moment pour travailler avec vos documents sans connexion au réseau. Vos informations seront automatiquement synchronisées avec M-Files dès que vous vous reconnecterez.

Travaillez avec vos outils habituels préférés

Qu’au quotidien vous utilisiez Microsoft Teams, SharePoint ou Salesforce, vous pouvez rester connecté aux informations dont vous avez besoin. Ne perdez plus de temps à passer d’une application à une autre. Les intégrations de M-Files vous permettent d’utiliser l’outil de votre choix comme interface utilisateur pour trouver, consulter, éditer et gérer vos documents.

Assurez le suivi de la bonne version

Vous souhaitez vous assurer que vous travaillez toujours avec la dernière version de vos documents. Or, lorsque les documents sont partagés par e-mail ou stockés dans des dossiers et des systèmes déconnectés, il est impossible de trouver rapidement quelle version est la bonne.

Dans M-Files, chaque document n’est disponible que sous la forme d’une seule copie définitive. Ainsi, vous pouvez partager un document en envoyant un lien par e-mail plutôt qu’une pièce jointe et vous assurer que tous les intervenants aient toujours accès à la même version actualisée.

En outre, M-Files peut détecter automatiquement la présence de contenus dupliqués et en alerter les utilisateurs. Vous pouvez également comparer un document à sa version précédente ou à un autre document.

Modifiez et sauvegardez directement dans les outils Microsoft

M-Files s’intègre étroitement à Microsoft Office. Vous pouvez sauvegarder rapidement et facilement des documents directement à partir de Word, Excel ou PowerPoint. Vous pouvez également sauvegarder le contenu d’e-mails directement dans M-Files pour permettre à d’autres personnes d’y accéder.

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