Fonctionnalités d’automatisation des workflows

Besoin d’améliorer l’efficacité de processus impliquant beaucoup de documentation ?

MĂŞme Ă  l’ère du numĂ©rique, oĂą les documents papier ont peut-ĂŞtre dĂ©jĂ  Ă©tĂ© numĂ©risĂ©s, la vĂ©ritable efficacitĂ© dĂ©coule de l’automatisation des workflows qui soutient les processus d’entreprise.

Assurez-vous que vos processus soient aux normes

Les anciens processus manuels freinent la productivité de votre entreprise. Même s’il s’agit d’un bon début, numériser un format papier en format PDF n’est pas suffisant. Il vous faut repenser vos processus opérationnels et la manière dont vous traitez les documents tout au long de leur cycle de vie. L’automatisation des workflows de M-Files est la solution qu’il vous faut.

Automatisation des workflows

L’automatisation des workflows vous permet de modĂ©liser les cycles de vie des documents, des projets ou des processus sur la base de processus que vous exĂ©cutez dĂ©jĂ  en situation rĂ©elle.

Les workflows de M-Files vous permettent de confier des tâches Ă  vos collègues, d’effectuer un suivi automatique et de faire rĂ©viser et approuver les documents conformĂ©ment aux directives d’entreprise. Les Ă©tapes des workflows sont dĂ©terminĂ©es par les balises de mĂ©tadonnĂ©es.

Vous pouvez mettre en place des workflows pour des documents, des employés et des projets.

L’automatisation des workflows peut aider les entreprises rĂ©glementĂ©es Ă  gĂ©rer les exigences en matière d’apprentissage. Vous pouvez Ă©galement laisser les workflows s’occuper des rappels et des tâches Ă  accomplir.
Les métadonnées du document dans un workflow sont automatiquement mises à jour au fur et à mesure de l’avancement, de la phase d’ébauche, en passant par la version révisée, puis commentée, jusqu’à la validation finale.

Les workflows sont créés dans le moteur de gestion de workflows de M-Files, et peuvent être adaptés à vos besoins spécifiques à l’aide d’une simple application.

Convertissez vos documents papier en PDF interrogeables

Pour débuter l’automatisation de vos workflows liés à de la documentation, vous devez disposer de vos documents au format numérique. La numérisation de documents convertit des documents papier en fichiers numériques qui peuvent être stockés, organisés, interrogés, gérés et récupérés rapidement, facilement et de manière fiable.

Avec les fonctionnalitĂ©s de reconnaissance optique de caractères (OCR) de M-Files, vous avez un meilleur contrĂ´le des documents essentiels de l’entreprise et gagnez du temps avec la possibilitĂ© d’effectuer une recherche dans le contenu numĂ©risĂ© plutĂ´t que de le parcourir manuellement. Les processus de rĂ©vision et de validation deviennent plus rapides et une automatisation plus poussĂ©e du workflow peut permettre de gagner en efficacitĂ© dans les pratiques de conservation ou de suppression des documents.

Choisissez des fonctionnalitĂ©s d’OCR de pointe
Connectez un nombre illimité d’appareils
Intégrez notre solution à vos outils

La conversion de vos fichiers en PDF interrogeables n’a pas d’impact sur l’aspect extĂ©rieur des documents. Les utilisateurs voient toujours l’image numĂ©risĂ©e d’origine, en plus de l’image rĂ©elle du fichier numĂ©risĂ©. M-Files stocke le contenu et les mĂ©tadonnĂ©es qui sont automatiquement gĂ©nĂ©rĂ©s durant les processus de numĂ©risation et d’OCR, qui peuvent ensuite ĂŞtre utilisĂ©s lors de l’interrogation du fichier.
L’OCR de M-Files supporte Ă©galement un OCR cĂ´tĂ© client : glissez et dĂ©posez les images numĂ©risĂ©es dans M-Files Desktop et le logiciel se charge de compresser la taille du fichier jusqu’Ă  dix fois et de convertir les documents en PDF interrogeables.

Signez par voie Ă©lectronique

La signature Ă©lectronique peut rendre vos processus beaucoup plus rapides, plus sĂ»rs et plus efficaces. Vous pouvez faire signer des documents depuis n’importe oĂą et avec n’importe quel appareil, de manière sĂ©curisĂ©e et vĂ©rifiable. Les documents signĂ©s sont immĂ©diatement stockĂ©s conformĂ©ment Ă  la politique, les workflows prenant en charge les règles d’archivage et de rĂ©cupĂ©ration. La signature Ă©lectronique rĂ©duit d’autant plus la nĂ©cessitĂ© d’avoir recours au format papier.

Avec les fonctionnalités de signature électronique de M-Files, vous pouvez :

Accélérer le processus de signature
Tout le monde peut signer, même sans disposer d’une licence M-Files
Verify the authenticity of the signature

En savoir plus sur les intégrations avec les solutions de signature électronique

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