M-Filesin tietosuojailmoitus työnhakijoille

Johdanto

M-Files on sitoutunut suojaamaan ja kunnioittamaan yksityisyyttäsi. Tässä tietosuojailmoituksessa on kuvattu, mitä henkilötietoja M-Files kerää sinusta ja miten näitä tietoja käytetään.

M-Files tarjoaa uuden sukupolven älykkään tiedonhallinta-alustan, joka parantaa liiketoiminnan tehokkuutta auttamalla asiakkaita löytämään ja käyttämään tietoa aiempaa tehokkaammin. M-Files yhdistää järjestelmät, datan ja sisällöt koko organisaatiossa ilman tarvetta tietojen siirrolle ja jo käytössä olevia järjestelmiä tai prosesseja häiritsemättä.

Keräämiemme henkilötietojen rekisterinpitäjä on

M-Files Oy
Hermia 12, Hermiankatu 1 B
33720 Tampere

ja konserniyhtiömme (jäljempänä “me” tai “M-Files”)

Tietosuojavastaava: privacy@m-files.com

Mikä on henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste?

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on vastaanottaa ja käsitellä työhakemuksia, sekä hallinnoida rekrytointiprosessia. Käsittelemme työnhakuun liittyviä tietoja henkilöistä, jotka ovat hakeneet avoimiin paikkoihimme ollaksemme yhteydessä hakijaan, sekä paikan täyttämiseen liittyvien päätöksien tekemiseen.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on:

• M-Filesin oikeutettu etu, joka perustuu tarpeeseen käsitellä henkilötietoja rekrytointitarkoituksiin, sekä M-Filesin ja työnhakijan väliseen suhteeseen; tai
• Suostumuksesi, jota voidaan pyytää esimerkiksi seuraavissa tilanteissa:
  • Henkilötietojen kerääminen suosittelijoilta tai muilta referensseiltä
  • Henkilötietojen käsittely soveltuvuusarviointia varten
  • Henkilötietojen käsittely terveystarkastusten tai -testien yhteydessä

Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Käsittelemme seuraavia henkilötietoja työnhakijoita koskien:

• Perustiedot, kuten nimi, syntymäaika, kieli, käyttäjätunnus ja/tai muu tunniste, salasana;
• Yhteystiedot, kuten henkilökohtainen sähköpostiosoite ja puhelinnumero, sekä kotiosoite;
• Kyseessä olevaa paikkaa koskevat tiedot, kuten tiedot työn luonteesta ja tyypistä sekä hakuprosessia varten nimitetyn yhteyshenkilön tiedot, palkkatoiveet ja tiedot liittyen työn aloittamiseen. Tarkemmat tiedot paikoista on kuvattu työnhakuilmoituksessa;
• Tärkeät tiedot koskien soveltuvuutta, sekä itseäsi ja taustojasi, jotka olet toimittanut hakuprosessin yhteydessä, kuten valokuva, opintoja ja koulutusta koskevat tiedot, nykyinen toimenkuva, työhistoria (esim. työnantajat, aloituspäivämäärät sekä työsuhteiden kestot ja aiemmat työnkuvat ja roolit), kielitaidot, muut taidot ja osaaminen, kuvaus henkilökohtaisista ominaisuuksista, erilaiset sertifikaatit, arvioinnit ja viittaukset portfolioihin, profiilit ja muut lähteet verkossa, suosittelijat ja/tai referenssit, sekä suostumuksellasi suoritetut persoonallisuus- ja soveltuvuustestit ja niihin liittyvät tiedot;
• Tiedot koskien rekrytointiprosessin etenemistä, kuten tiedot haastatteluista tai haun keskeyttämisestä;
• Muut mahdolliset tiedot, joita olet toimittanut vapaaehtoisesti työnhakuprosessin yhteydessä tai olet julkaissut ammatillisissa tarkoituksissa, kuten LinkedIn profiili tai muut erikseen suostumuksellasi kerätyt tiedot.

Tietojesi toimittaminen on vaadittua, jotta voimme edetä rekrytointiprosessin kanssa.

Mistä saamme henkilötietoja?

Käsiteltyjen henkilötietojen ensisijainen lähde on sinä työnhakijana. Muita tietolähteitä käytetään soveltuvien säännösten sallimassa laajuudessa. Voimme tarvittaessa käyttää rekrytointikonsultteja.

Toimittamalla työhakemuksesi, annat suostumuksesi M-Filesille kerätä tietoja ammatillisiin tarkoituksiin julkaistuista profiileistasi siltä osin, kun kyseessä olevien tietojen kerääminen on tarpeellista ja ne liittyvät haetun avoimen paikan työnkuvan suorittamiseen.

Kenelle luovutamme henkilötietoja ja siirrämmekö niitä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Käsittelemme henkilötietoja itse, sekä käytämme alihankkijoita, jotka käsittelevät tietoja puolestamme (IT hallinnointi, rekrytointipalvelut).

Lähtökohtaisesti emme luovuta työnhakijoita koskevia tietoja kolmansille osapuolille, ilman hakijan suostumusta tietojen luovuttamiseen esim. soveltuvuusarviointia varten.

Voimme luovuttaa henkilötietojasi tytäryhtiöillemme ja yhteistyökumppaneillemme, tai myöhemmälle omistajalle, osaomistajalle tai palvelun suorittajalle ja heidän neuvonantajilleen fuusion, uudelleenjärjestelyn, liiketoiminnan olennaisen osan myynnin tai konkurssimenettelyn tai muun uudelleenjärjestelytoimenpiteen yhteydessä. M-Files voi myydä, siirtää tai muuten luovuttaa osan tai kaiken liiketoimintansa, mukaan lukien henkilötietosi, fuusion, yrityskaupan, uudelleenjärjestelyn tai liiketoiminnan oleellisen osan myynnin tai konkurssin yhteydessä.

Käytämme alihankkijoita, jotka käsittelevät henkilötieoja puolestamme ja lukuumme. Olemme osittain ulkoistaneet henkilötietojen käsittelyn alihankkijoille koskien seuraavia palveluita:

• Taloushallinto (sis. palkanlaskenta- ja kirjanpitopalvelut)
• Henkilöstöhallinta
• IT hallinta

Olemme varmistaneet henkilötietojesi suojan laatimalla vaaditut sopimukset alihankkijoiden kanssa.

Siirrämme henkilötietoja EU:n/ETA:n ulkopuolelle. Kun henkilötietoja käsitellään EU:n/ETA:n ulkopuolella, olemme varmistaneet, että tietojen vastaanottaja on sitoututunut EU Komission mallisopimuslausekkeisiin, tai muuhun GDPR määräämään riittävään suojakeinoon.

Miten suojaamme henkilötiedot ja kuinka kauan säilytämme niitä?

Vain ne työntekijämme, jotka työnkuvansa puolesta ovat oikeutettuja käsittelemään henkilötietoja, omaavat oikeuden käyttää järjestelmiä, joissa henkilötietoja säilötään ja/tai käsitellään. Jokaisella käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjänimi ja salasana järjestelmiin. Henkilötiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin. Yhteydenotot palvelimen ja käyttäjän järjestelmän (“client”) välillä on suojattu. Henkilötietoja käsittelevät työntekijät kuuluvat ammatillisen salassapitovelvollisuuden piiriin. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot ovat lukituissa tiloissa ja suojattu pääsy- ja kulunvalvonnan keinoin, ja niihin on pääsy ainoastaan tietyillä ennalta määritellyillä henkilöillä.

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeellista käyttötarkoitukseen. Tietoja voidaan käyttää kuusi (6) kuukautta työhakuun. Tiedot poistetaan kahden (2) vuoden sisällä. Jos sinusta tulee M-Filesin työntekijä, säilytämme työnhakijana toimittamasi ja rekrytointiprosessiin liittyvät tiedot osana työntekijäprofiiliasi M-Filesin työntekijöiden tietosuojailmoituksen mukaisesti.

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti soveltuva lainsäädäntö huomioon ottaen. Lisäksi toteutamme sellaisia kohtuullisia toimenpiteitä, jotka varmistavat, että vääriä, epätarkkoja tai vanhentuneita tietoja, ottaen huomioon tietojen käyttötarkoituksen, ei säilytetä. Korjaamme tai poistamme tällaiset tiedot ilman viivettä.

Mitkä ovat oikeutesi rekisteröitynä?

Sinulla on oikeus saada pääsy sinua koskeviin käsiteltyihin henkilötietoihin, sekä oikeus vaatia näiden tietojen oikaisua tai postamista. Siltä osin, kun käsittely perustuu suostumukseesi, sinulla on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi, tai muuttaa sitä. Suostumuksesi peruuttaminen ei vaikuta henkilötietojesi käsittelyn lainmukaisuuteen ajalta ennen suostumuksen peruuttamista.

Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, tai vaatia käsittelyn rajoittamista, sekä oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle.

Perustuen syihin, jotka liittyvät nimenomaiseen tilanteeseesi, sinulla on myös oikeus vastustaa käsittelytoimenpiteitä, joidenka oikeusperuste on oikeutettu etu. Vastuspyyntösi yhteydessä sinun tulee määrittää tämä nimenomainen tilanne, jonka perusteella vastustat käsittelyä. Voimme hylätä vastustuspyyntösi vain laissa asetutuin perustein.

Yhteystiedot

Jos sinulla on kysymyksiä, kommentteja tai huolenaiheita, jotka koskevat tätä tietosuojailmoitusta, henkilötietojesi käyttöön liittyvää tietosuojaa tai hallussamme olevien henkilötietojesi suojaamista, ota meihin yhteyttä:

Petra Rosvall
Vaisalantie 2, 02130 Espoo
Puhelin: +358 44 978 2295
Sähköposti: petra.rosvall@m-files.com

Pyrimme ratkaisemaan huolenaiheesi viipymättä.

Lisätietoja M-Filesin tietosuojakäytännöstä on osoitteessa https://www.m-files.com/fi/privacy-policy.