Työnkulkujen automatisointitoiminnot

Tarvitsetko lisätehoa prosesseihin, joissa käsitellään suuria dokumenttimääriä?

Elämme digiaikaa, ja olet jo ehkä muuntanut paperidokumentit digitaaliseen muotoon. Todellinen tehokkuus saavutetaan kuitenkin edelleen liiketoimintaprosesseja tukevalla työnkulkujen automatisoinnilla.

Varmista, että prosessisi täyttävät vaatimukset

Mitä yrityksen tuottavuuteen tulee, manuaaliset prosessit toimivat painolastina. Ei riitä, että paperi muunnetaan PDF-tiedostoiksi, vaikkakin se on hyvä alku. Sinun täytyy uudistaa koko liiketoimintaprosessisi sekä se, miten dokumentteja käsitellään niiden elinkaaren eri vaiheissa. Voit tehdä tämän kaiken M-Filesin työnkulkujen automatisoinnin avulla.

Työnkulkujen automatisointi

Työnkulkujen automatisoinnin avulla voit mallintaa dokumentin, projektin tai prosessin elinkaaren tosielämän prosessien perusteella.

M-Filesin työnkulkujen avulla voit antaa kollegoille tehtäviä, seurata niiden etenemistä automaattisesti ja ohjata dokumentit arvioijille ja hyväksyjille yrityksen ohjeiden mukaisesti. Metatietomerkinnät ohjaavat työnkulun eri vaiheita.

Voit määrittää työnkulkuja dokumenteille, työtekijöille ja projekteille.

Työnkulkujen automatisointi voi auttaa säännellyllä toimialalla toimivia yrityksiä hallinnoimaan työntekijöiden koulutusvaatimuksia. Voit myös antaa työnkulkujen huolehtia muistutuksista ja määräajoista.
Työnkulussa olevan dokumentin metatiedot päivittyvät automaattisesti dokumentin edetessä työnkulussa luonnoksesta tarkistukseen, kommentointiin ja lopulta hyväksyttyyn tilaan.

Työnkulut luodaan M-Filesin työnkulkuohjelmassa, ja voit lisätä omia, tarpeisiisi sopivia työnkulkuja helposti yksinkertaisella sovelluksella.

Muunna paperit hakukelpoisiksi PDF-tiedostoiksi

Jotta voit aloittaa dokumenttien työnkulkujen automatisoinnin, dokumenttiesi on oltava digitaalisessa muodossa. Dokumenttien skannaus muuntaa paperidokumentit digitaalisiksi tiedostoiksi, joiden tallennus, järjestäminen, haku, hallinta ja nouto sujuu nopeasti, helposti ja luotettavasti.

M-Filesin tekstintunnistustoimintojen avulla saat liiketoiminnan kannalta tärkeät dokumentit hallintaan. Kun voit tehdä hakuja digitaalisten asiakirjojen sisällöstä sen sijaan, että joutuisit käymään ne läpi manuaalisesti, säästät myös aikaa. Tarkistus- ja hyväksyntäprosessit nopeutuvat, ja lisäksi työnkulkujen automatisointi voi tuoda lisätehokkuutta dokumenttien säilytys- ja hävityskäytäntöihin.

Valitse alan johtavat tekstintunnistustoiminnot
Liitä niin monta laitetta kuin haluat
Integroi nykyisiin laitteisiisi

Tiedostojen muuntaminen hakukelpoisiksi PDF-tiedostoiksi ei vaikuta dokumenttien ulkonäköön. Käyttäjät näkevät yhä alkuperäisen skannatun kuvan. Lisäksi M-Files tallentaa skannatun tiedoston kuvan yhteydessä myös skannaus- ja tekstintunnistusprosessin aikana automaattisesti luotavan sisällön ja metatiedot, joita voidaan käyttää hyväksi tiedonhaussa.
M-Filesin OCR-toiminto tukee myös asiakaspuolen tekstintunnistusta: voit vetää ja pudottaa skannatut kuvat M-Files Desktop ‑käyttöliittymään, jolloin M-Files pakkaa tiedoston jopa kymmenen kertaa ja muuntaa dokumentit hakukelpoisiksi PDF-asiakirjoiksi.

Allekirjoita sähköisesti

Sähköinen allekirjoitus lisää prosessiesi nopeutta, turvallisuutta ja tehokkuutta. Voit kerätä tarvittavat allekirjoitukset dokumentteihisi turvallisesti ja jäljitettävällä tavalla paikasta ja laitteesta riippumatta. Allekirjoitetut dokumentit tallentuvat automaattisesti yrityksen käytännön mukaisesti, ja työnkulut tukevat arkistointi- ja noutosääntöjä. Sähköinen allekirjoitus poistaa myös paperin tarpeen.

M-Filesin sähköinen allekirjoitustoiminto tarjoaa seuraavat hyödyt:

Nopeuta allekirjoitusprosessia
Kuka tahansa voi allekirjoittaa, jopa ilman M-Files-lisenssiä
Tarkista allekirjoituksen aitous

Lue lisää integraatioista sähköisiin allekirjoitusratkaisuihin

Haluatko tietää lisää M-Filesistä?

VARAA ESITTELY

or

Lähetä kysymyksesi meille

+