Käytä dokumentteja tehokkaasti

Luo, etsi, tallenna, muokkaa tai arkistoi dokumentteja

Varmista työvoimasi tuottavuus

Aikaa ei enää kulu kadonneiden dokumenttien metsästykseen tai eri dokumenttiversioiden jäljittämiseen. Voit käsitellä dokumentteja helposti, kätevästi ja turvallisesti.

Luo dokumentteja valmiista mallipohjista

Dokumenttien luonti M-Filesilla on helppoa. Käytä tuttuja työkaluja – Microsoft Officea, Google Workspacea – ja anna M-Filesin hoitaa loput.

Luo dokumenttipohjia, jotka poimivat sisällön liiketoimintajärjestelmistäsi, kuten CRM- tai ERP-järjestelmistä, ja täyttävät vakiotiedot dokumenttiin valmiiksi.

Tallenna dokumentteja

Tyypillisessä kansiopohjaisessa järjestelmässä käyttäjien täytyy pohtia, mihin mikäkin dokumentti tulisi tallentaa: asiakaskansioon, projektikansioon vai kenties aihekansioon? Heidän täytyy myös tietää, miten dokumentti tulisi nimetä, jotta se löytyy helposti myöhemmin. Me toimimme toisin – käytämme metatietoja.

Paikalla ei ole väliä

M-Filesissa tietojen tallennuspaikalla ei ole väliä. Kunhan tiedät, mitä etsit, järjestelmä löytää sen.

Lisää merkintöjä

Kuvaile sisältöä metatietomerkintöjen avulla: asiakkaan nimi, projekti, yhteyshenkilö, määräpäivä tai jokin muu tärkeä tieto.

Anna M-Filesin auttaa sinua

M-Files automatisoi merkinnät, joten sinulla on taas yksi asia poissa päiväjärjestyksestä. Anna M-Filesin ehdottaa oikeita merkintöjä dokumentin sisällön perusteella.

Miksi tiedot kannattaa järjestää metatietojen avulla?

Metatietojen avulla tiedot voidaan merkitä sisällön perusteella. Näin sinun on helpompi löytää tarvitsemasi yksinkertaisella haulla. Myös eri dokumenttien välille voidaan luoda yhteyksiä, jolloin saat kattavan kuvan tietystä aiheesta.

Hae dokumentteja

Tyypillinen organisaatio tallentaa tiedostot ja sisällön vähintään kolmeen erilliseen tietovarastoon. Tämä vaikuttaa tuottavuuteen, kun henkilöstö ei löydä tarvitsemiaan tietoja nopeasti ja tarkasti.

M-Filesin hakutoiminnot vapauttavat sinut paikan kahleista.

Löydä tarvitsemasi tiedot

Löydät kaikki tiedot aina oikeassa kontekstissa. Kirjoita etsimäsi hakusana, ja täsmälleen oikeat tiedot ovat vain parin napsautuksen päässä.

Luo yksi tietolähde

Liitä M-Files liiketoimintajärjestelmiisi ja saa kattava kuva eri järjestelmissä ja sovelluksissa olevista tiedoista yhdessä näkymässä.

Löydä tärkeät tiedot

Yhdistä M-Files vanhoihin järjestelmiisi ja arkistoihisi ja löydä liiketoiminnan kannalta tärkeät tiedot, kuten henkilötietoja sisältävät dokumentit.

Unohda tietojen siirto

Kun M-Files on yhdistetty nykyisiin järjestelmiisi, voit ottaa sen käyttöön ilman toiminnan keskeytymistä. Tietoja ei tarvitse siirtää heti. Riittää, kun suunnittelet ja toteutat toimivan tietostrategian.

Löydä tiedot nopeasti dynaamisten näkymien ja esimääritettyjen hakujen avulla. Määritä vain haluamasi suodattimet, niin kaikki asiaan liittyvät dokumentit virtaavat sopivaan näkymään automaattisesti.

Käytä mobiililaitteilla

Työskenteletkö kotona, asiakkaan tiloissa, hotellissa tai lentokoneessa?
Ei hätää, sillä tiedot ovat käytettävissäsi web- tai mobiililiittymän kautta. Voit käyttää kaikkea M-Filesiin liitettyä sisältöä sujuvasti ja tehokkaasti mobiililaitteella riippumatta siitä, missä järjestelmässä tai millä verkkolevyllä se sijaitsee.

Skannaa dokumentteja

Skannaa dokumentteja vauhdissa ottamalla valokuva ja tallentamalla se M-Filesiin.

Tarkista ja hyväksy

Tarkasta ja hyväksy dokumentteja suoraan puhelimellasi.

Allekirjoita sähköisesti puhelimella tai tabletilla

Allekirjoita dokumentit sähköisesti puhelimella tai tabletilla työskentelypaikastasi riippumatta.

Täytyykö sinun tehdä töitä ilman verkkoyhteyttä?

Ei Internet-yhteyttä, mutta sinun täytyy silti käyttää dokumentteja? Ei hätää! Voit siirtyä offline-tilaan milloin tahansa ja käsitellä dokumentteja ilman verkkoyhteyttä. Kun muodostat yhteyden uudelleen, tietosi synkronoituvat automaattisesti M-Filesiin.

Käytä suosikkityökalujasi

Käytitpä päivittäisessä työssäsi sitten Microsoft Teamsia, SharePointia tai Salesforcea, sinulla on aina yhteys tarvitsemiisi tietoihin. Unohda tarpeeton siirtyminen sovelluksesta toiseen. M-Files-integraatioiden ansiosta voit käyttää valitsemaasi työkalua käyttöliittymänä, jonka avulla voit etsiä, käyttää, muokata ja hallita dokumentteja.

Käytä aina oikeaa versiota

Haluat varmistaa, että käytössäsi on aina dokumenttiesi viimeisin versio. Kun dokumentteja jaetaan sähköpostitse tai tallennetaan eri kansioihin ja järjestelmiin, oikeaa versiota on mahdoton löytää nopeasti.

M-Filesissa on vain yksi versio jokaisesta dokumentista. Voit lähettää dokumentin sähköpostitse linkkinä liitteen sijasta, joten jokaisella on aina käytössään sama, ajantasainen versio.

M-Files voi myös havaita sisällön kaksoiskappaleet automaattisesti ja ilmoittaa niistä käyttäjille. Voit aina vertailla dokumenttia sen aikaisempaan versioon tai toiseen dokumenttiin.

Muokkaa ja tallenna suoraan Microsoft-työkaluissa

M-Files integroituu tiiviisti Microsoft Officen kanssa. Voit tallentaa dokumentteja helposti ja nopeasti suoraan Wordissa, Excelissä tai PowerPointissa. Voit myös tallentaa sähköpostiviestin sisällön suoraan M-Filesiin, jolloin muutkin voivat käyttää sitä.

Haluatko tietää lisää M-Filesistä?

VARAA ESITTELY

or

Lähetä kysymyksesi meille

+