Luo, etsi, tallenna, muokkaa tai arkistoi dokumentteja
Aikaa ei enää kulu kadonneiden dokumenttien metsästykseen tai eri dokumenttiversioiden jäljittämiseen. Voit käsitellä dokumentteja helposti, kätevästi ja turvallisesti.
Dokumenttien luonti M-Filesilla on helppoa. Käytä tuttuja työkaluja – Microsoft Officea, Google Workspacea – ja anna M-Filesin hoitaa loput.
Luo dokumenttipohjia, jotka poimivat sisällön liiketoimintajärjestelmistäsi, kuten CRM- tai ERP-järjestelmistä, ja täyttävät vakiotiedot dokumenttiin valmiiksi.
Tyypillisessä kansiopohjaisessa järjestelmässä käyttäjien täytyy pohtia, mihin mikäkin dokumentti tulisi tallentaa: asiakaskansioon, projektikansioon vai kenties aihekansioon? Heidän täytyy myös tietää, miten dokumentti tulisi nimetä, jotta se löytyy helposti myöhemmin. Me toimimme toisin – käytämme metatietoja.
M-Filesissa tietojen tallennuspaikalla ei ole väliä. Kunhan tiedät, mitä etsit, järjestelmä löytää sen.
Kuvaile sisältöä metatietomerkintöjen avulla: asiakkaan nimi, projekti, yhteyshenkilö, määräpäivä tai jokin muu tärkeä tieto.
M-Files automatisoi merkinnät, joten sinulla on taas yksi asia poissa päiväjärjestyksestä. Anna M-Filesin ehdottaa oikeita merkintöjä dokumentin sisällön perusteella.
Metatietojen avulla tiedot voidaan merkitä sisällön perusteella. Näin sinun on helpompi löytää tarvitsemasi yksinkertaisella haulla. Myös eri dokumenttien välille voidaan luoda yhteyksiä, jolloin saat kattavan kuvan tietystä aiheesta.
Tyypillinen organisaatio tallentaa tiedostot ja sisällön vähintään kolmeen erilliseen tietovarastoon. Tämä vaikuttaa tuottavuuteen, kun henkilöstö ei löydä tarvitsemiaan tietoja nopeasti ja tarkasti.
M-Filesin hakutoiminnot vapauttavat sinut paikan kahleista.
Löydät kaikki tiedot aina oikeassa kontekstissa. Kirjoita etsimäsi hakusana, ja täsmälleen oikeat tiedot ovat vain parin napsautuksen päässä.
Liitä M-Files liiketoimintajärjestelmiisi ja saa kattava kuva eri järjestelmissä ja sovelluksissa olevista tiedoista yhdessä näkymässä.
Yhdistä M-Files vanhoihin järjestelmiisi ja arkistoihisi ja löydä liiketoiminnan kannalta tärkeät tiedot, kuten henkilötietoja sisältävät dokumentit.
Kun M-Files on yhdistetty nykyisiin järjestelmiisi, voit ottaa sen käyttöön ilman toiminnan keskeytymistä. Tietoja ei tarvitse siirtää heti. Riittää, kun suunnittelet ja toteutat toimivan tietostrategian.
Löydä tiedot nopeasti dynaamisten näkymien ja esimääritettyjen hakujen avulla. Määritä vain haluamasi suodattimet, niin kaikki asiaan liittyvät dokumentit virtaavat sopivaan näkymään automaattisesti.
Työskenteletkö kotona, asiakkaan tiloissa, hotellissa tai lentokoneessa?
Ei hätää, sillä tiedot ovat käytettävissäsi web- tai mobiililiittymän kautta. Voit käyttää kaikkea M-Filesiin liitettyä sisältöä sujuvasti ja tehokkaasti mobiililaitteella riippumatta siitä, missä järjestelmässä tai millä verkkolevyllä se sijaitsee.
Skannaa dokumentteja vauhdissa ottamalla valokuva ja tallentamalla se M-Filesiin.
Tarkasta ja hyväksy dokumentteja suoraan puhelimellasi.
Allekirjoita dokumentit sähköisesti puhelimella tai tabletilla työskentelypaikastasi riippumatta.
Ei Internet-yhteyttä, mutta sinun täytyy silti käyttää dokumentteja? Ei hätää! Voit siirtyä offline-tilaan milloin tahansa ja käsitellä dokumentteja ilman verkkoyhteyttä. Kun muodostat yhteyden uudelleen, tietosi synkronoituvat automaattisesti M-Filesiin.
Käytitpä päivittäisessä työssäsi sitten Microsoft Teamsia, SharePointia tai Salesforcea, sinulla on aina yhteys tarvitsemiisi tietoihin. Unohda tarpeeton siirtyminen sovelluksesta toiseen. M-Files-integraatioiden ansiosta voit käyttää valitsemaasi työkalua käyttöliittymänä, jonka avulla voit etsiä, käyttää, muokata ja hallita dokumentteja.
Haluat varmistaa, että käytössäsi on aina dokumenttiesi viimeisin versio. Kun dokumentteja jaetaan sähköpostitse tai tallennetaan eri kansioihin ja järjestelmiin, oikeaa versiota on mahdoton löytää nopeasti.
M-Filesissa on vain yksi versio jokaisesta dokumentista. Voit lähettää dokumentin sähköpostitse linkkinä liitteen sijasta, joten jokaisella on aina käytössään sama, ajantasainen versio.
M-Files voi myös havaita sisällön kaksoiskappaleet automaattisesti ja ilmoittaa niistä käyttäjille. Voit aina vertailla dokumenttia sen aikaisempaan versioon tai toiseen dokumenttiin.
M-Files integroituu tiiviisti Microsoft Officen kanssa. Voit tallentaa dokumentteja helposti ja nopeasti suoraan Wordissa, Excelissä tai PowerPointissa. Voit myös tallentaa sähköpostiviestin sisällön suoraan M-Filesiin, jolloin muutkin voivat käyttää sitä.