s

Kaikki samassa paikassa

Joskus vaikuttaa mahdottomalta löytää oikea dokumentti silloin, kun sitä tarvitset. Minne tiedosto tallennettiin? Kuka muokkasi sitä viimeksi?
Entä jos sillä ei olisi merkitystä? M-Files järjestää kaiken yhteen keskeiseen paikkaan sen sisällön perusteella. Näin sinun ei tarvitse muistaa, minne mikäkin asia on tallennettu tai mikä versio on oikea.

Edut

Löydä haluamasi nopeasti

Etsi ja käytä tiedostoja miten haluat – asiakkaan, projektin, päivän, tilan tai muun valinnan perusteella. Järjestelmä on täysin dynaaminen, joten voit organisoida ja näyttää tietoa miten tahansa haluat. Voit hyvästellä staattiset vanhanaikaiset kansiorakenteet.

Helppo tallennus

Tiedostoja ja dokumentteja on helppo lisätä varastoon. Sinun tarvitsee vain tallentaa dokumentti ja kertoa M-Filesille, minkä tyyppinen sisältö on kyseessä.

Aina ajan tasalla

M-Files tarjoaa käyttöösi aina viimeisimmän version dokumentista. Voit olla aina varma siitä, että käsittelet viimeisintä versiota. M-Files tallentaa automaattisesti kaikki versiot, jolloin käytössäsi on dokumentin koko historia.

Ei enää kaksoiskappaleita

M-Filesilla sama dokumentti voidaan löytää monella eri tavalla. Esimerkiksi asiakkaaseen ja projektiin liittyvä dokumentti voidaan etsiä asiakkaan tai projektin nimellä tai kummallakin.

Tallentaminen M-Filesiin

Katso videolta, miten voit tallentaa dokumentteja nopeasti ja helposti M-Filesiin. Näin voit varmistaa, että ne löytyvät vaivatta ja että niitä voivat käyttää myös muut organisaation jäsenet.

Vain yksi versio

Haluatko varmistaa, että kukaan ei käsittele dokumenttia, kun muokkaat sitä? Varaa dokumentti muokkaukseen M-Filesissa – näin voit varmistaa, etteivät muut pääse muokkaamaan sitä sillä aikaa, kun teet omia päivityksiäsi. Palauta dokumentti muokkauksesta, kun olet valmis. Silloin kaikki voivat tarkastella tekemiäsi muutoksia tai tehdä lisää omia.

Edut

Ei eri versioita

Dokumentin muokkaukseen varaus ja muokkauksesta palautus, joilla voit seurata, milloin tiedostoa muokataan ja kuka muutokset tekee.

Säilytä vanhat versiot

M-Filesiin sisältyy vanhojen versioiden säilytys ja mahdollisuus palata edellisiin versioihin.

Seuraa kaikkea

Tarkastele tiedoston eri versioita muutoslokista, joka näyttää, kuka käyttäjä teki muokkauksia, milloin ne tehtiin, sekä muita tietoja dokumentin elinkaaresta.

Muokkaa samanaikaisesti

M-Files tarjoaa yhteismuokkausmahdollisuuden, jolloin useampi eri käyttäjä voi muokata samaa dokumenttia yhtäaikaisesti. Voit myös kutsua ulkoisia käyttäjiä osallistumaan yhteismuokkaukseen.

Muokkaa jaettuja dokumentteja ilman hankaluuksia

M-Files yksinkertaistaa dokumenttien yhteismuokkausta. Kun varaat dokumentin muokattavaksi M-Filesissa, muut eivät pääse muokkaamaan sitä. Kun oma muokkauksesi on valmis, palauta se vain muokkauksesta, jolloin muut näkevät tekemäsi muutokset. Voit myös näyttää dokumenttiin tehdyt muutokset napsauttamalla hiiren oikeaa painiketta.

Löydä oikea tieto hetkessä

Tietojen hakeminen ja löytäminen M-Filesissa on helppoa ja erittäin nopeaa. Voit hakea dokumentin nimen, asiakkaan, dokumenttityypin, avainsanan jne. mukaan. M-Files etsii myös dokumenttien sisältä sen varmistamiseksi, että löydät helposti kaiken hakemasi. Tehokkaan paikallisen välimuistin ansiosta tiedostot avautuvat nopeasti, vaikka verkkoyhteys olisi hidas ja katkonainen.

Edut

Hae millä tahansa avainsanalla

Etsitkö viimeaikaista laskua tai tarjousta? Kirjoita niihin liittyvä tieto hakukenttään ja paina Enteriä.

Hae dokumenttien sisältä

M-Filesissa on edistyneet hakuominaisuudet, joten voit etsiä myös dokumenttien sisällöstä – et vain nimistä tai metatiedoista.

Osuvimmat tulokset näytetään ensin

M-Files lajittelee automaattisesti hakutulokset ja varmistaa, että tärkeimmät ja käytetyimmät dokumentit ja tiedot näkyvät luettelon kärjessä.

Ei päällekkäisyyksiä

M-Files tarjoaa aina linkin dokumentin viimeiseen versioon, joten et joudu koskaan käsittelemään hankalia päällekkäisiä tiedostoja.

Haku M-Filesissa

Tietojen hakeminen ja löytäminen on M-Filesissa helppoa ja salamannopeaa. Voit hakea dokumentin esimerkiksi nimen, asiakkaan, dokumenttityypin ja avainsanan mukaan. Löydät aina etsimäsi tiedoston ja tiedon, koska haku ulottuu sekä dokumenttien sisältöön että metatietoihin.

Dynaamiset näkymät

Dynaamiset näkymät ovat virtuaalisia kansioita, jotka järjestävät tietoa automaattisesti. Kaikki M-Filesissa on järjestetty niiden sisällön, ei niiden tallennussijainnin perusteella, joten voit hallita ja tarkastella dokumentteja ja muuta sisältöä aivan niin kuin haluat.

Edut

Tarkastele kaikkea juuri niin kuin haluat

Kukaan ei osaa järjestää sisältöäsi paremmin kuin sinä itse. Tavallisilla kansiopohjaisilla järjestelmillä sinun on noudatettava etukäteen määritettyä rakennetta, joka ei välttämättä tunnu sinusta loogiselta. M-Filesilla voit tarkastella kaikkia dokumenttejasi ja tietoa tavalla, joka tuntuu luonnolliselta ja tehokkaalta juuri sinulle.

Katso, miten kaikki liittyy toisiinsa

Kaikki M-Filesissa oleva tieto liittyy yhteen. Haluatko nähdä muita laskuja tietyltä asiakkaalta tai tarkastella aiheeseen liittyvän asiakkaan yhteystietoja? M-Filesin ansiosta on helppoa saada kattava näkymä koko liiketoiminnastasi.

Pääset käsiksi näkymiin mistä tahansa laitteesta

Et istu aina tietokoneesi ääressä. Useimpien järjestelmien tuottava käyttö edellyttää, että olet toimistossa. M-Filesin mobiilisovellukset iOS-, Android- ja Windows-laitteille mahdollistavat pääsyn kaikkiin mukautettuihin näkymiin mistä tahansa käyttämästäsi laitteesta.

Luo tai muokkaa näkymiä milloin tahansa

Kun käytät tavallista kansiorakennetta yrityksen tietojen organisointiin, joudut käyttämään valmista järjestelmää. M-Filesissa voit luoda helposti uusia näkymiä tai muokata valmiita dynaamisia näkymiä tarpeidesi mukaan. Koska näkymät ovat yksinkertaisia suodattimia, jotka näyttävät asianmukaisia tiedostoja ja tietoja, sinun ei tarvitse huolehtia päällekkäisyyksistä.

Video: Dynaamiset näkymät

M-Filesin dynaamiset näkymät ovat virtuaalisia kansioita, joiden avulla käyttäjät saavat tarvitsemansa tiedot esiin nopeasti. M-Filesissa kaikki tiedot järjestetään niiden sisällön, ei tallennussijainnin perusteella. Tiedämme, että eri ihmiset järjestävät sisältöä eri tavoin. Siksi voit järjestää ja katsella sisältöä M-Filesissa täsmälleen kuten itse haluat. Saat lisätietoja dynaamisista näkymistä alla olevasta videosta.

Hetkessä tuttu

M-Files integroituu suoraan Windowsin resurssienhallintaan, joten uutta käyttöliittymää ei tarvitse opetella. Pääset siirtymään dokumenttivarastoon samoin kuin levyasemaan, ja voit vetää ja pudottaa tiedostoja M-Filesiin ja pois sieltä sekunneissa.

Edut

Varmista käyttäjien omaksuminen

Suurin uuden järjestelmän käyttöönoton haaste on saada kaikki käyttämään sitä. M-Filesin käyttöönotto ei ole ongelma, koska järjestelmä mukautuu aikaisempiin työtapoihin. Hallitse dokumentteja, tietoa ja prosesseja ilman käyttöohjeen selailua. Järjestelmä on intuitiivinen, ja siihen pääsee käsiksi kaikista käyttämistäsi ohjelmista – se vain toimii.

Osaat käyttää M-Filesia jo valmiiksi

Uuden järjestelmän opettelu on yleensä raskas, aikaavievä prosessi. Koska M-Files näyttää ja tuntuu niin tutulta, sinun ei tarvitse turhautua täysin uuden järjestelmän uuden opetteluun.

Tallenna M-Filesiin mistä tahansa ohjelmasta

M-Files toimii aivan kuten tavallinen levyasemasijainti, joten voit helposti tallentaa dokumentteja varastoosi mistä tahansa ohjelmasta.

Sama liittymä eri alustoilla

Käytit sitten Windows- tai Mac-tietokonetta tai Web Accessia verkkoselaimella, M-Files näyttää samalta.

Tiivis Office-integraatio

M-Files integroituu tiiviisti Microsoft Officen kanssa. Käytä tietovarastoja tavallisilla tiedostokomennoilla, kuten Avaa ja Tallenna nimellä.

Edut

Tallenna M-Filesiin mistä tahansa ohjelmasta

M-Files toimii aivan kuten tavallinen levyasemasijainti, joten voit helposti tallentaa dokumentteja varastoosi mistä tahansa ohjelmasta, kuten Wordista, Excelistä tai PowerPointista.

Yhdysrakenteinen M-Files-nauha

M-Files-nauhavalikko, joka sisältyy Microsoft Officeen, tarjoaa nopean pääsyn tärkeisiin toimintoihin Microsoft Officen ohjelmissa. Voit avata, tallentaa, palauttaa muokkauksesta ja varata muokattavaksi ja tehdä muita toimenpiteitä valitsemalla M-Files-välilehden.

Älykansiot Microsoft Outlookissa

M-Filesin älykansiot tietävät tarkalleen, mitä dokumentit ovat ja kenelle ne kuuluvat, joten sinun ei tarvitse tallentaa manuaalisesti sähköposteja ja liitteitä M-Filesin varastoon.

Esikatsele kaikkea M-Filesissa

M-Filesin avulla voit esikatsella kaikenlaisia dokumentteja nopeasti. Esikatseluruutu näyttää suosituimmat tiedostotyypit, kuten Word-dokumentit, Excel-laskentakaaviot, PowerPoint-esitykset ja PDF-tiedostot.

Outlook-integrointi M-Filesissa

M-Files on integroitu tiiviisti Microsoft Outlookiin. Tallenna sähköpostit ja liitteet helposti suoraan M-Filesiin, ja M-Files luokittelee viestit automaattisesti ja liittää ne oikeaan asiakkuuteen. Katso, miten M-Files ja Microsoft Outlook auttavat sinua saamaan asiat valmiiksi nopeasti.

Jakaminen ja sosiaalinen ECM

Dokumenttien jakaminen M-Filesissa käy yhdellä painikkeen napsautuksella. Piti sinun sitten lähettää dokumentti jollekulle yrityksesi ulkopuolella tai tehdä yhteistyötä kollegoiden kanssa, M-Files pitää kaiken sujuvana ja järjestyksessä.

Edut

Ei enää sähköpostiliitteitä

Voit lähettää suoran linkin mihin tahansa dokumenttiin M-Filesin varastossa niin, että vaikka monta henkilöä tarkastelisi ja muokkaisi dokumenttia, se on aina sama ja ajan tasalla.

Jaa sisältö ulkoisten yhteyshenkilöiden kanssa

Jaa sisältö turvallisesti kolmannen osapuolen urakoitsijoiden, asiakkaiden ja muiden yhteyshenkilöiden kanssa suoraan M-Filesista. 

Automaattiset suojausasetukset

M-Files käyttää roolipohjaista ja metatietopohjaista suojausta määritettäessä dokumenttien käyttöoikeuksia sen varmistamiseksi, että oikeat ihmiset – ja vain he – näkevät oikeat tiedot.

Yhteismuokkaus

Monta käyttäjää voi muokata samaa tiedostoa samanaikaisesti joutumatta huolehtimaan versio-ongelmista tai turhien kopioiden luomisesta. Muiden M-Filesin käyttäjien lisäksi ulkoiset yhteyshenkilöt, joilla ei ole pääsyä M-Filesiin, voivat silti osallistua yhteismuokkaukseen!

Yksinkertaista dokumenttien jakamista

Jos tapaat jakaa tiedostoja sähköpostien liitetiedostoina ja lähettelemällä eri versioita ympäri organisaatiota, on olemassa parempikin tapa. Voit jakaa dokumentit M-Filesilla luomalla yksinkertaiset hyperlinkit suoraan dokumenttivarastosi dokumentteihin.

Käytä M-Filesia missä tahansa

Joskus työt on tehtävä, vaikka olet poissa toimistolta. Voit hoitaa tehtäväsi missä tahansa oletkin, koska M-Filesin avulla pääset käsiksi mihin tahansa dokumenttiin, missä tahansa, milloin tahansa.

Edut

Mobiilisovellukset eri laitteisiin

M-Filesin mobiilisovelluksilla pääset käsiksi M-Filesin varastoihin iPadista, iPhonesta, Android- ja Windows-laitteista. Asenna sovellukset mobiililaitteeseesi Apple App Storesta, Google Playsta ja Windows Storesta.

Skannaa dokumentit ja kuitit

Ota valokuva dokumentista tai kuitista älypuhelimellasi riippumatta siitä, missä olet. Tallenna se välittömästi M-Filesiin mobiilisovelluksella ja liitä matka- tai kululaskun liitteeksi. Ei enää kuittien kantamista mukana tai toimistolle kasautuvia laskuja selvitettäväksi!

Hyväksy sähköisellä allekirjoituksella puhelimesta tai tabletilta

M-Filesin mobiilikäytön avulla yritykset voivat varmistaa standardien noudattamisen toimiston ulkopuolella. M-Filesin tarjoaman sähköisen allekirjoituksen ansiosta käyttäjät voivat hyväksyä ja valvoa prosesseja – myös mobiililaitteesta.

Tarkasta ja hyväksy mobiililaitteestasi

Hallitse ja seuraa liiketoimintaprosessejasi toimiston ulkopuolelta. M-Files-mobiilisovellusten avulla voit tarkastella dokumentteja, kuten sopimuksia ja laskuja, ja hyväksyä kaiken älypuhelimestasi tai tabletistasi.

Käytä tärkeitä tietoja kaikkialla.

Mobiilikäytön avulla M-Filesin varastoa (myös dokumentteja ja työnkulkuja) voi käyttää mistä tahansa ja muuallakin kuin toimistossa. M-Filesin mobiilisovellukset ovat ladattavissa iTunes App Store (iOS)-, Google Play (Android)- ja Windows Store -kaupoista.

Sähköinen allekirjoitus

M-Filesin avulla voit allekirjoittaa ja hyväksyä dokumentteja sekä muita tietoja käyttämällä sähköistä tai digitaalista allekirjoitusta.

Edut

Noudata vaatimuksia

M-Files täyttää tekniset vaatimukset sekä FDA 21 CFR Part 11:n että EU GMP Annex 11:n osalta.

Välty tarpeettomalta paperinkäytöltä

Sähköinen allekirjoitus poistaa tarpeen tulostaa ja allekirjoittaa lukemattomia määriä dokumentteja.

Tarkasta ja hyväksy nopeammin

Työnkulkujen, kuten sopimusten ja laskutusten hyväksyntöihin, ylläpitoon ja jäljittämiseen menee paljon aikaa. M-Files automatisoi prosessit, kuten sopimusten elinkaaren hallinnan (CLM), ja aikaasi jää muihin tehtäviin. Saat ilmoituksen, kun dokumentti vaatii sähköisen allekirjoituksen.

Allekirjoita mobiililaitteesta

Joskus työ on tehtävä, kun olet poissa toimistosta. M-Filesin avulla voit allekirjoittaa sähköisesti dokumentteja missä tahansa ja milloin tahansa.

Esittelyssä M-Files Mobile ja sähköinen allekirjoitus

Tiukasti säädellyillä toimialoilla toimivat yritykset voivat M-Files Mobilen avulla varmistaa standardien noudattamisen myös toimiston ulkopuolella. M-Filesiin integroidun eSignature-ominaisuuden ansiosta yritykset voivat hyväksyä ja valvoa Yhdysvaltain elintarvike- ja lääkeviraston FDA:n CFR-säädöksen 21 osan 11 ja EU:n hyvien tuotantotapojen (GMP) liitteen 11 kaltaisiin standardeihin liittyviä prosesseja myös mobiililaitteesta.

Automatisoidut työnkulut

M-Filesin työnkulkujen automatisointi auttaa suoraviivaistamaan yleisiä liiketoimintaprosesseja (sopimusten hyväksynnät, hallittu sisältö, laskutus jne.), pysymään tuotteliaana ja varmistamaan yhdenmukaisuuden. M-Files valvoo automaattisesti jokaista työnkulkuprosessin vaihetta ja lähettää ilmoituksen, kun jokin tehtävä saapuu käsiteltäväksi. Se on helppoa, nopeaa ja integroitu M-Filesiin.

Edut

Tarkasta ja hyväksy nopeammin

Työnkulkujen, kuten sopimusten ja laskutusten hyväksyntöihin, ylläpitoon ja jäljittämiseen menee paljon aikaa. M-Files automatisoi prosessit, kuten sopimusten elinkaaren hallinnan (CLM), ja aikaasi jää muihin tehtäviin. M-Files tuntee tehtävistä vastaavat henkilöt ja lähettää näille ilmoitukset automaattisesti.

Automatisoi prosessit

Päivittäisten prosessien käsittely manuaalisesti ei ole kovin tehokasta ajankäyttöä. M-Files automatisoi työnkulut esimerkiksi varmistamalla, että hallintotiimi on tarkastanut ja hyväksynyt vakioidun toimintaohjeen, ennen kuin se annetaan työntekijöille. Voit siis varmistaa yhdenmukaisuuden, ja M-Files huolehtii liiketoimintaprosessin jokaisen vaiheen seuraamisesta.

Näet kaikkien kohteiden koko historian

Kunkin tiedoston versiohistoriasta voi tarkistaa sen kaikki työnkulun vaiheet. Varmista, että toimintasi läpäisee auditoinnit, ja huolehdi kaikkien tärkeiden liiketoimintaprosessien täydestä näkyvyydestä.

Oppiminen ja kehitys

Opetusvaatimusten ja koulutustehtävien hallinta ja seuranta voi olla hyvin työllistävää. M-Files mahdollistaa koulutustehtävien saumattoman luonnin, suorittamisen ja seurannan. Olipa kyse perehdytyksestä tai uusien taitojen kehittämisestä, yrityksen menestyksen kannalta on erittäin tärkeää varmistaa, että työntekijöillä on oikea koulutus ja oikeat valmiudet.

Automatisoi liiketoimintaprosesseja ja lisää tuottavuutta

Käytä M-Filesin automatisoituja työnkulkuja, kun haluat suoraviivaistaa yleisiä liiketoimintaprosesseja (sopimusten hyväksynnät, hallittu sisältö, laskutus jne.), säilyttää organisaation tuottavuuden ja varmistaa vaatimustenmukaisuuden. Katso videolta, kuinka M-Files valvoo automaattisesti jokaista työnkulun vaihetta ja lähettää ilmoituksen, kun jokin vaatii huomiotasi. Se on helppoa ja nopeaa, ja kaikki toimii suoraan M-Filesin sisällä.

 

Dokumenttipohjat

Poista tarpeeton dokumenttien uudelleenluonti M-Filesin pohjien avulla. Luo nopeasti pohja, joka täyttää automaattisesti tiedot usein käytetyille sopimuksille ja muille dokumenteille.

Edut

Et joudu enää luomaan uudelleen dokumentteja

70 % dokumenteista ja tiedostoista luodaan uudelleen. M-Files pitää kaiken järjestyksessä ja varmistaa, että ajantasaisia tiedostoja on vain yksi, joten sinun ei tarvitse koskaan muistaa, mikä versio on oikea.

Poista virheet

Dokumenttien uudelleenluonti voi luoda ongelmia niin vaatimustenmukaisuuden suhteen kuin oikeudellisesta näkökulmasta, koska jokainen sopimus tai juridinen dokumentti näyttää erilaiselta. M-Files auttaa vähentämään epäonnistuneiden auditointien ja säädösten noudattamatta jättämisen vaaraa organisoimalla, kirjaamalla ja automatisoimalla kaiken.

Säästä aikaa

M-Files täyttää tärkeät dokumenttikentät valmiiksi M-Filesissa valmiina olevan tiedon perusteella. Sinun ei tarvitse enää koskaan kirjoittaa manuaalisesti asiakkaan nimeä, osoitetta tai päivämäärää.

Tee valmiita pohjia melkein mihin vain

M-Files-dokumenttipohjia on saatavana Word-, Excel- ja PowerPoint-dokumentteihin.

Dokumenttipohjien käyttö

Katso videolta, miten voit luoda nopeasti pohjan, joka täyttää automaattisesti tiedot usein käytetyille sopimuksille ja muille dokumenteille.

Automaattiset suojausasetukset

Metatietopohjaiset luvat: mullistava lähestymistapa, joka tarjoaa ennennäkemätöntä tehoa ja joustavuutta käyttäjäoikeuksien hallintaan.

Edut

Oikeuksia voidaan myöntää kohteen sisällön perusteella, ei enää sen tallennussijainnin perusteella

M-Filesilla voit määrittää käyttöoikeudet kokonaisille dokumenttien ja tieto-objektien luokille sekä yksittäisille dokumenteille ja objekteille ja jopa saman dokumentin tai objektin eri versioille – mukaan lukien sellaisten roolien määritys, jotka sallivat eri suojausasetustasoja eri käyttäjille ja käyttäjäryhmille, vaikkapa johtajille.

Keskity siihen, mikä on tärkeää

Aikasi on kallista. Et halua tuhlata sitä siihen, että määrität manuaalisesti työntekijöiden oikeuksia yritystietojen käyttöön. M-Files vähentää IT-tuen tarvetta, kun liiketoimintaan tiiviisti osallistuvat voivat helposti konfiguroida järjestelmän tarpeidensa mukaan.

Suojaa sisältö ja tee siitä helppokäyttöistä

On tärkeää pitää sisältö suojattuna ja varmistaa, että kaikilla yrityksen työntekijöillä on käytössään tarvitsemansa tiedostot ja tiedot. M-Filesissa käyttöoikeudet määritetään automaattisesti ja dynaamisesti. Automatisoi tietoturva ja saatavuus kaikille.

Joustavat organisaatiotason suojausasetukset

Jos hallinnossa tai organisaatiossa tapahtuu muutoksia, muuttamalla työntekijän esimiestä M-Filesissa voidaan muuttaa kaikki asianmukaiset dokumentit näkyviksi uudelle esimiehelle.

Video: Automaattiset suojausasetukset

Useimmissa järjestelmissä olevat rajoitukset tekevät monimutkaisten käyttöoikeuskäytäntöjen hallinnasta hankalaa. M-Files tarjoaa rajoittamattoman pääsyn mihin tahansa sisältöön samalla, kun se pitää asiat yksinkertaisina. Tämä johtuu siitä, että oikeuksia voidaan myöntää tiedostojen sisällön perusteella tallennussijainnin sijaan. Palauta langat työstä vastaavan johtajan käsiin M-Filesin automaattisilla suojausasetuksilla ja vapauta samalla IT-resursseja.

Yhteismuokkaus

Jaettuja dokumentteja voi muokata samanaikaisesti M-Filesin yhteismuokkaustoiminnolla. Varaa dokumentti muokkaukseen M-Filesissa ja lähetä yhteismuokkauslinkki kollegoille, työryhmille ja ulkoisille kumppaneille, jotta voitte muokata samaa dokumenttia saumattomasti.

Edut

Jaa ja tee yhteistyötä turvallisesti

Dokumenttien jakaminen M-Filesissa käy yhdellä painikkeen napsautuksella. Dokumentti voi olla usean käyttäjän muokattavana samanaikaisesti, ja on helppo nähdä, ketkä tekevät muutoksia ja mitä muutokset ovat.

Jaa ulkoisten osapuolten kanssa

M-Files käyttää Microsoft OneDrivea kaikenlaisten tiedostojen jakamiseen kolmansien osapuolten kanssa, joilla ei ole pääsyä M-Files-varastoosi.

Työskennelkää yhdessä tallentamatta tiedostosta useita versioita

Sinun ei tarvitse luoda useita kopioita samasta dokumentista, koska samaa tiedostoa on helppo käsitellä samanaikaisesti.

Tee yhteismuokkausta mobiililaitteilla

Haluatko tehdä muutoksia dokumenttiin iPadillasi? M-Filesin yhteismuokkaustoiminto tukee Microsoft Office Onlinea, joten voit tehdä muokkauksia älypuhelimista ja tablettitietokoneista.

Yksinkertaistettu reaaliaikainen dokumenttien yhteismuokkaus

Katso videolta, miten M-Files helpottaa dokumenttien yhteismuokkausta Microsoft OneDrive ja Officen avulla. Näin sekä työntekijät että ulkoiset käyttäjät voivat käyttää ja muokata samaa dokumenttia yhtä aikaa.

Vie tietosi offline-tilaan

Mahdollisuus tarkastella tärkeitä tietoja ja dokumentteja sijainnista riippumatta on ehdottoman tärkeää. M-Filesin offline-toiminnon ansiosta voit tarkastella, muokata ja tallentaa dokumentteja jopa ilman WiFi- tai verkkoyhteyttä.

Edut

Eroon tiedostojen kopioinnista tietokoneelle

Kun olet kopioinut tiedostot tietokoneellesi, päivitettyjen dokumenttien siirto takaisin yrityspalvelimelle unohtuu helposti. M-Filesin offline-saatavuustoiminto päivittää automaattisesti tiedostot, joihin olet tehnyt muutoksia.

Vain tarvitsemasi asiat

Kaiken ei tarvitse olla saatavana offline-käyttöön. Valitse dynaamisesti, mitä sisältöä tarvitset offline-tilassa (kuten kaikki tiettyyn asiakkaaseen tai projektiin liittyvät tiedostot), ja M-Files varmistaa, että se on saatavana.

Ei enää synkronointivirheitä

Yksi lähestymistapa on tiettyjen verkkokansioiden synkronointi offline-käyttöön. Prosessi voi olla hidas ja virheille altis, ja ellei tarvitsemaasi dokumenttia olekaan tallennettu tiettyyn kansioon, se ei olekaan käytettävissä. M-Files tietää tarkalleen, mitä tietoja tarvitset liikkeellä ollessasi, perustuen sisältöön, ei tallennussijaintiin.

Offline-käyttö mobiililaitteella

Myös M-Filesin mobiilisovellukset tukevat offline-käyttöä: synkronoi tärkeimmät dokumenttisi iPadillesi ennen pitkää lentoa tai tallenna kuittisi sekä muut matkadokumenttisi. M-Files synkronoi muutokset automaattisesti järjestelmään, kun olet taas kytkeytynyt WiFiin.

Offline-saatavuus M-Filesissa

Valitse dynaamisesti, mitä sisältöä tarvitset offline-tilassa, ja M-File varaa sen käyttöösi.

Skannaus, tallennus ja tekstintunnistus

Käsittele paperidokumentit ja tee niistä hakukelpoisia M-Files OCR:n ja M-Files Capturen avulla.

Edut

Erittäin nopea skannaus

Skannaa jopa 10 000 sivua per päivä. Yhteensopiva TWAIN-skannereiden ja monitoimilaitteiden kanssa. Tukee skannausta verkkokansioista.

Dokumenttien luokittelu

Luokittele skannatut tiedostot automaattisesti dokumentin asettelun perusteella. M-Files pystyy myös käsittelemään eräskannaustöitä ja erottelemaan erät omiksi loogisiksi dokumenteikseen.

Tietojen poiminta ja dokumenttien indeksointi

Poimi tiedot skannatuista dokumenteista tekstintunnistuksen avulla, viivakoodeista, eräkoodeista tai älykkäällä tekstintunnistuksella, ja paranna tarkkuutta tarkistussääntöjen avulla.

Vienti

Vie skannatut dokumentit suoraan pilvipalvelussa tai paikallisessa palvelimessa toimivaan M-Filesin tietovarastoon ja tehosta työnkulkujasi hyödyntämällä M-Filesin ominaisuuksien koko kirjo, kuten automaattiset käyttöoikeudet, ilmoitukset ja työnkulut.

Esittelyssä M-Files Capture

Opi, miten M-Files Capture auttaa automatisoimaan paperipohjaiset prosessit. M-Files toimii kaikkien USB-liitäntäisten skannereiden kanssa, joten yhteensopivuus ei ole koskaan ongelma. Skannaa, tallenna ja anna M-Filesin tehdä loput.

Merkinnät ja alleviivaukset

Merkintä- ja alleviivaustoimintojen ansiosta kuka tahansa M-Filesin käyttäjä voi kommentoida dokumenttia alkuperäistä tiedostoa muuttamatta.

Edut

Kaikki palautteet samassa paikassa

Katso kaikki merkinnät ja kommentit kerralla tai tarkastele kutakin palautetta yksitellen.

Tukee useimpia tiedostotyyppejä

Käytä M-Filesin merkintä- ja alleviivaustoimintoja PDF-tiedostoissa, Word-dokumenteissa, Excel-laskentataulukoissa, PowerPoint-esityksissä ja Visio-piirroksissa.

Tulosta dokumentit merkintöjen kanssa

Haluatko nähdä kaikki merkinnät ja alleviivaukset dokumentin paperiversiossa? M-Files tukee merkintöjen tulostusta dokumenttien mukana.

Näe kaikki aikaisemmat merkinnät

M-Files tallentaa automaattisesti jokaisen merkinnän, joten voit nähdä tiedoston koko historian nopeasti ja helposti.

Merkinnät ja alleviivaukset

Katso videolta, miten kuka tahansa M-Filesin käyttäjä voi merkintöjen ja alleviivausten avulla kommentoida dokumenttia alkuperäistä tiedostoa muokkaamatta. Katso kaikki merkinnät ja kommentit kerralla tai tarkastele kutakin palautetta yksitellen. Käytä M-Filesin merkintä- ja alleviivaustoimintoja PDF-tiedostoissa, Word-dokumenteissa, Excel-laskentataulukoissa, PowerPoint-esityksissä ja Visio-piirroksissa.

Laadunvalvonta ja vaatimustenmukaisuus

Laatu- ja vaatimustenmukaisuusprosessien seuraamiseen ja verifiointiin voi kulua paljonkin aikaa. Varmista vaatimusten noudattaminen ja tuotteiden tasainen laatu M-Filesilla.

Edut

Ota käyttöön ajantasaiset käytännöt ja toimenpiteet

Entä jos kaikki organisaatiosi jäsenet löytäisivät oikeat tiedot nopeasti? M-Filesissa on vain yksi versio jokaisesta dokumentista. Tarvittiin sitten mitä laatudokumenttia tahansa, se on aina ajan tasalla.

Automatisoi laatuprosessit

Yrityksesi luottaa siihen, että pidät asiat hallinnassasi. Tehtävänäsi on varmistaa, että tiettyjä käytäntöjä noudatetaan, mutta päivittäisten prosessien manuaalisesta hallitsemisesta pitäisi pyrkiä eroon. M-Files automatisoi laadunhallintatyönkulut, kuten muutostenhallinnan, ennalta ehkäiseviin toimiin liittyvän dokumentoinnin (CAPA) hallinnan ja koulutuksen. Voit siis varmistaa yhdenmukaisuuden, ja M-Files huolehtii, että kaikki noudattavat käytäntöjä.

Seuraa tärkeitä tehtäviä

Olet havainnut muutostarpeen ja luonut uuden käytännön. Hienoa. Mutta miten varmistat, että korjaus todella otettiin käyttöön? M-Files seuraa kaikkia tarvittavia toimia ja työtehtäviä ja varmistaa, että korjauksesi on otettu käyttöön.

Vähennä säädöksiin liittyviä riskejä

Standardien ja säädösten noudattamatta jättäminen on kallista ja riskialtista. Työmme on pitää sinut standardien tasalla, oli kyse sitten ISO 9001- tai FDA 21 CFR Part 11 -standardista. M-Files auttaa vähentämään epäonnistuneiden auditointien ja säädösten noudattamatta jättämisen vaaraa organisoimalla, kirjaamalla ja automatisoimalla kaiken yrityksessäsi.

Haluatko tietää, pystyykö M-Files johonkin, mitä ei ole edellä mainittu?

Kerro meille, mitä haluat tehdä, niin näytämme, miten M-Files helpottaa työtäsi.
* pakollinen kenttä