Turvallinen ja tehokas tiedon jakaminen ja yhteistoiminta
Dokumenttien jakaminen sähköpostin liitteinä lisää vain tietokaaosta. Kukaan ei tiedä, mikä versio on tallennettu minnekin ja kuka teki viimeisimmät päivitykset. Onneksi on olemassa parempikin tapa – M-Filesin tapa.
Dokumenttien jakaminen on helppoa. Ei enää kadonneita sähköpostiliitteitä. Ei enää kaksoiskappaleita. Varsinainen dokumentti pysyy siellä, missä se on, joten jokaisesta dokumentista on aina olemassa vain yksi versio. Dokumenttien lähettämisen sijasta jaat vain linkin tähän ainoaan versioon.
Kun myös kollegasi käyttävät M-Filesia, dokumenttien jakaminen onnistuu hetkessä. Kaikilla on käytössään sama dokumenttiversio, ja kaikki käyttävät samaa linkkiä kyseiseen dokumenttiin. Ei duplikaatteja enää.
Voit jakaa dokumentit helposti ja turvallisesti myös sellaisten ulkoisten sidosryhmien kanssa, joilla ei ole käytössään M-Filesia. Luot vain julkisen linkin, jolla on tietty vanhenemisaika, ja jaat sen. Vastaanottaja pääsee linkin kautta käyttämään tarvitsemiansa tietoja.
Minimoi riskit suojausasetusten ja käyttöoikeuksien automaattisen hallinnan avulla.
Kun työntekijät työstävät projekteja yhdessä, useat tiimin jäsenet osallistuvat aina yhden ja saman dokumentin luontiin ja muokkaukseen. M-Files enables a new level of efficiency with real-time co-authoring with Microsoft Office applications.
Useat käyttäjät voivat muokata dokumenttia samanaikaisesti ja nähdä siihen tehdyt muutokset.
Yhteismuokkaustoiminto tallentaa muutokset automaattisesti. Uusi versio luodaan muokkausvarausten yhteydessä.
M-Filesin automaattinen tallennus toimii tallennuspaikasta riippumatta. OneDrive tai SharePoint – tiedot tallentuvat juuri sinne, minne ne haluatkin tallentaa.
Tietoturva on yhteismuokkauksessa sisäänrakennettuna. Automaattisten suojausasetusten ansiosta vain oikeilla ihmisillä on käyttöoikeudet sisältöön.
The co-authoring feature works both with the M-Files Desktop Client and the browser-based Web Client.
kuten Microsoft Teamsilla tai Salesforcella.
Tehtävät ja tehtävänannot ovat tärkeä osa yhteistyötä. Ehkä jonkun täytyy tarkistaa tai hyväksyä dokumenttisi, tai ehkä jonkun täytyy julkaista se tai ryhtyä toimiin sen pohjalta.
M-Filesin tehtävänannot ovat helppo tapa ohjata dokumentti seuraavaan työvaiheeseen ja automatisoida seuranta. Tehtävänannot voidaan määrittää manuaalisesti, tai ne voivat olla osa dokumentin tyyppiin/luokkaan perustuvaa automaattista työnkulkua.
“M-Filesin joustavuus, laajennettavuus, integrointikyvykkyys sekä yhteistoimintamahdollisuudet olivat meille ne kriteerit, miksi valitsimme M-Filesin. Sekavista kansiorakenteista on siirrytty dynaamiseen ja älykkääseen tiedonhallintaan, joka tukee ja joustaa liiketoimintastrategiamme ja kasvutavoitteidemme mukaisesti. Ajan säästön lisäksi M-Files on parantanut laadunhallintaamme sekä vähentänyt manuaalisen työn aiheuttamia riskejä.””
Juha Lehtola, IT Manager, Vahterus