s

Projektinhallinta

Parempaa projektinhallintaa metatietojen avulla

Enterprise Content Management (ECM) for Project Management

M-Files-ratkaisut ovat enemmän kuin pelkkää dokumenttienhallintaa. Metatietopohjaisessa arkkitehtuurissa materiaalia hallitaan sisällön eikä sen tallennuspaikan perusteella, toisin kuin käytettäessä perinteisiä staattisia kansiorakenteita. M-Filesin innovatiivisen arkkitehtuurin avulla on helppo hallita dokumenttien lisäksi myös monenlaisia muita kohteita, kuten projekteja, asiakkaita ja työntekijöitä. Sillä voidaan hallita lähestulkoon mitä tahansa tietoja, jotka ovat tärkeitä toimialasi ja liiketoimintasi kannalta.

Hyödynnä metatietoja ja lisää joustavuutta

Kun projektinhallintajärjestelmä otetaan käyttöön, rakenne ja roolit suunnitellaan yleensä etukäteen. Tämä ei kuitenkaan ole mahdollista esimerkiksi silloin, kun ilmenee jokin odottamaton tarve. Tällöin tehtäviin perustuvat käyttöoikeudet ja metatietopohjaiset järjestelmät pääsevät oikeuksiinsa. Määrität vain yksinkertaiset säännöt sisällön näkyvyydelle, tehtävien määräpäiville ja hallinnalle.

Yritysten tiedonhallintasovellukset ovat monikäyttöisiä, ja niitä voidaan hyödyntää dokumenttienhallinnan lisäksi monissa muissakin yrityksen ydintoiminnoissa, kuten asiakkuudenhallinnassa (CRM), käyttöomaisuuden hallinnassa (EAM) ja sopimustenhallinnassa (CLM).

Käytännössä tämä voi tarkoittaa, että yrityksen sisällä on sovittu tietyistä toimintatavoista, kuten siitä, kuka vastaa LVI-piirustusten arkistoimisesta tai asiakirjojen allekirjoittamisesta tiettyyn päivämäärään mennessä, tai siitä, kenellä on pääsy budjettiin liittyviin dokumentteihin. Toimintatapoihin liittyvien sääntöjen ja käytäntöjen käyttöönotto tapahtuu vain parilla klikkauksella. M-Filesin hienouksiin kuuluu se, että sovellus on helppo muuttaa ja mukauttaa uusien vaatimusten tai odottamattomien olosuhteiden mukaiseksi. Jos esimerkiksi CAD-piirustuksissa olevan suunnitelman käyttöoikeudet annetaan uudelle alihankkijalle, M-Files päivittää käyttöoikeudet automaattisesti kaikkeen tähän liittyvään sisältöön.

Käyttäjät tarkastelevat asioita eri tavoin

Projektissa on usein monia erilaisia rooleja, jotka tarvitsevat samoihin tietoihin erilaiset käyttöoikeudet. Kaikkien projektitiimin jäsenten on myös pystyttävä hakemaan uusimmat versiot dokumenteista, joihin heillä on käyttöoikeudet.

M-Filesin metatietopohjainen järjestelmä auttaa vastaamaan haasteeseen: Dokumenttien ja muun materiaalin tuottajien ei tarvitse tietää, kuinka heidän luomaansa sisältöä etsitään ja käytetään. Heidän tarvitsee vain antaa sisällön ja siihen liittyvien asioiden kuvaus.

Esimerkiksi projektipäällikkö voi saada helmikuussa 2015 alihankkijalta hissin asennuslaskun projektiin, joka liittyy rakennukseen B, joka on vaiheessa C. Jos käytössä on perinteinen kansiopohjainen järjestelmä, tarvitsee tallentajan miettiä, että tallennetaanko lasku alihankkijan kansioon vai projektin A, rakennuksen B ja vaiheen C kansioihin vai kenties helmikuun 2015 laskujen kansioon? Jos käytössä on M-Files, projektipäällikön tarvitsee vain kuvata dokumenttia tai merkitä se näillä ominaisuuksilla. Tämän jälkeen järjestelmä näyttää dokumentin aina tarvittaessa, sillä se luo dynaamisia virtuaalisia kansioita perustuen yhteen tai useampaan ominaisuuteen. Lisäksi voidaan listata sisältöjä monista eri projekteista samaan näkymään, esimerkiksi kaikki tietyltä alihankkijalta kyseisen vuoden aikana tulleet laskut tai kaikki rakennukseen B liittyvät dokumentit.

Työkalu päivittäiseen käyttöön ilman paikallisia levyasemia

Verkkopohjaisten projektivarastojen yleinen ongelma on se, että ne ovat erillisiä tietovarastoja, joissa tiedoista on monesti useita päällekkäisiä kopioita. Käyttäjien on myös muistettava käyttää näitä tietoja. Hyvin usein viimeisin versio kuitenkin makaa jonkun kiintolevyllä tai sähköpostisovelluksessa. M-Files-järjestelmässä tiedostot tallennetaan virtuaalisella M-asemalla olevaan varastoon suoraan käytettävästä ohjelmasta, olipa käyttäjä verkossa tai ei. M-Files toimii tutun Windowsin resurssienhallinnan kautta, joten kaikki osaavat käyttää järjestelmää. Käytettävissä on runsas valikoima sisäänrakennettuja dokumenttienhallintaominaisuuksia, kuten nopea haku (metatietojen ja tiedoston sisällön avulla), versioiden hallinta, käyttöoikeudet, muokkaukseen varaus / muokkauksesta palautus, digitaaliset allekirjoitukset, kirjausketjut ja paljon muuta. Kaikki perustuu uuteen menetelmään, jossa tietoja hallitaan niiden sisällön eikä tallennuspaikan perusteella. Järjestelmä on perinteisiä kansiopohjaisia menetelmiä helppokäyttöisempi ja täsmällisempi.

Työnkulun, ilmoitusten, tehtävien ja tehtävänantojen parempaa hallintaa

M-Filesilla voidaan luoda sähköisiä työntekijä- tai tiimikohtaisia tehtävälistoja, jotka saatetaan voimaan tarvittaessa digitaalisilla allekirjoituksilla varustettuna. Nämä tehtävänannot voidaan liittää dokumentteihin tai muihin tietokohteisiin, kuten projektiin tai asiakkaaseen. Voidaan esimerkiksi vaatia, että kaikki tietyntyyppiset piirustukset käyvät läpi hyväksyntätyönkulun ennen niiden laajempaa julkaisua tai että tietyille työkaluille tai laitteille aikataulutetaan säännölliset kalibrointitehtävät ja määrätään ne tietyille henkilöille tai ryhmille.

Resurssienhallintaominaisuudet varmistavat ajoissa tapahtuvan toimituksen ja vaatimustenmukaisuuden

M-Filesilla on helppo hallita työntekijöiden koulutusta ja pätevyyksiä. Sillä voidaan esimerkiksi määrittää nopeasti tietyn tehtävän suorittamiseen pätevä tai johonkin muuhun tehtävään käytettävissä oleva henkilö. Lisäksi M-Filesilla on helppo hallita pätevyydestä annettuja näyttöjä (esim. koulutustodistuksia), sillä ohjelma antaa automaatti-ilmoituksen projektipäällikölle, kun työntekijän pätevyys on vanhentumassa. Tällaiset ominaisuudet ovat käytössä monilla aloilla ja monissa yrityksissä, ja lisäksi ne vaaditaan yleensä ammattikäytössä olevalta laadunvalvontajärjestelmältä, jotta esimerkiksi ISO 9001 -standardinmukaisuus pystytään varmistamaan.

M-Filesin käytön edut projektinhallinnalle

  • Parantunut tehokkuus sen ansiosta, että useilta alihankkijoilta tulevat dokumentit yhdistetään samaan keskusvarastoon
  • Parantunut laatu ja lyhentyneet kiertoajat versionhallinnan ja kirjausketjuominaisuuksien ansiosta. Näin varmistetaan, että ainoastaan hallitut muutokset ovat sallittuja ja että kaikki osapuolet käyttävät samaa ja oikeaa versiota tiedoista.
  • Sujuva alihankkijoiden sekä heidän vastuullaan olevien dokumenttien ja muiden tietojen koordinointi. Tämä on mahdollista projektin alkuvaiheessa tapahtuvan helpon luokittelun ja merkinnän ansiosta. Näin kaikki tiedot järjestetään tehokkaasti ja merkitään toiminnallisen sijainnin, valmistajan tms. ominaisuuden perusteella. Tiedot ovat projektitiimin käytettävissä koko projektin ajan. Varsin tavallista on, että suurissa projekteissa alihankkijat toimittavat kaikki dokumentit projektin lopussa CD-levyllä, josta tiedot on tuotava käsin, mihin kuluu valtavasti aikaa. Lisäksi tehokkuus kärsii, koska kaikki tärkeät projektidokumentit eivät välttämättä ole heti käytettävissä projektin toteutuksen aikana.
  • Järjestelmä omaksutaan laajasti käyttöön sen ansiosta, että sen käyttöliittymä perustuu tuttuun Windowsin resurssienhallintaan. Käyttöliittymä tukee kaikkia yleisillä Tallenna- ja Avaa-komennoilla varustettuja sovelluksia.
  • Resurssien ja tehtävänjakojen hallinta tehostuu, kun yhdellä ja samalla ohjelmalla voidaan arvioida ja raportoida projektin etenemistä ja meneillään olevia tehtäviä erityisen kalenterin ja GANTTin kaavioihin perustuvien näkymien avulla.
  • Monipuoliset käyttömahdollisuudet esimerkiksi pilvi- tai konesaliratkaisuna tai näiden yhdistelmänä.

Oletko valmis aloittamaan?

Sovi esittelyaika

Sovimme ajan M-Files-esittelyyn silloin, kun sinulle parhaiten sopii.

Katso ohjattu esittely

Tutustu videokokoelmaan, josta näet, miten M-Files muuttaa yrityksesi tapaa hallita dokumentteja ja tietoa.

Kysy meiltä

Olemme aina valmiita auttamaan. Jos sinulla on kysyttävää M-Filesista tai jos tarvitset lisätietoja, ota yhteyttä.