M-Filesin asiakas-, markkinointi- ja kumppani tietosuojailmoitus

Päivitetty viimeksi: 14.9.2021

M-Files on sitoutunut suojaamaan ja kunnioittamaan yksityisyyttäsi. Tässä tietosuojailmoituksessa on kuvattu, mitä henkilötietoja M-Files kerää sinusta, miten M-Files tietoja käyttää ja mihin tarkoitukseen.

Viittaukset M-Filesin tuotteisiin tässä tietosuojailmoituksessa sisältävät M-Filesin palvelut, verkkosivut, sovellukset, ohjelmistot ja palvelimet.

1. Rekisterinpitäjä

M-Files Oy (ensisijainen vastuutaho)
Hermia 12, Hermiankatu 1 B
33720 Tampere, Suomi

ja konserniyhtiömme

(jäljempänä ”me” tai ”M-Files”)

2. Yhteydenotto rekisteriä koskevissa asioissa

[email protected] tai

M-Files Oy
Hermia 12, Hermiankatu 1 B
33720 Tampere, Suomi

3. Mikä on henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste?

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ovat

Käytämme profilointia henkilökohtaisten profiilien, käyttäytymisen ja asiakastottumuksien tunnistamiseen. Käytämme näitä tietoja esimerkiksi markkinoinnin kohdentamiseksi ja palveluidemme kehittämiseksi.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on (i) oikeutettu etu (esim. markkinointi ja asiakassuhteiden hallinta); (ii) sopimuksen täytäntöönpano; (iii) lakisääteisten velvoitteidemme noudattaminen ja/tai (iv) suostumus.

4. Mitä tietoja käsittelemme?

Käsittelemme seuraavia henkilötietoja asiakassuhteen yhteydessä:

5. Henkilötietojen käsittely verkkosivuillamme ja sosiaalisen median kanavissamme

Verkkosivumme (esimerkiksi http://www.m-files.com) käyttävät evästeitä. Lue lisää käytetyistä evästeitä ja hallitse suostumusasetuksiasi Evästeilmoituksestamme..

Seuraamme palveluidemme käyttöä ja käyttäytymistä verkkosivuillamme (käyttämällä evästeitä) palveluidemme kehittämiseksi ja tarjotaksemme sinulle parempaa palvelua ja paremman käyttäjäkokemuksen. Käytämme evästeiden avulla kerättyä dataa myös markkinointia ja sisäistä kehitystä varten.

Verkkosivut

Monien muiden verkkosivustojen tapaan käytämme evästeteknologiaa kerätäksemme lisätietoja sivustojemme käytöstä sekä parantaaksemme sivustojamme ja palveluitamme. Käytämme evästeiden avulla kerättyä dataa myös markkinointia varten. Eväste on pieni datatiedosto, jonka siirrämme laitteesi kiintolevylle. M-Files voi käyttää sekä istuntoevästeitä että pysyviä evästeitä ymmärtääkseen paremmin, miten olet vuorovaikutuksessa verkkosivuston kanssa, seuratakseen käyttäjiensä käytön koontitietoja ja sivuston liikennettä sekä parantaaksemme sivustoa ja siihen liittyviä palveluita. Istuntoeväste mahdollistaa sivuston tietyt ominaisuudet, ja se poistetaan laitteeltasi, kun katkaiset yhteyden sivustoon tai poistut siltä. Pysyvä eväste säilyy tallennettuna, kun suljet selaimen, ja selaimesi voi käyttää sitä seuraavilla käynneilläsi sivustolla. Pysyvät evästeet voidaan poistaa noudattamalla selaimesi ohjetiedoston ohjeita. Useimmat selaimet hyväksyvät evästeet automaattisesti. Voit valita selaimesi asetuksista, ettet enää hyväksy evästeitä tai että selain kysyy sinulta hyväksyntäsi evästeille käydessäsi sivustoilla.

Google Analytics ja muut kolmansina osapuolina toimivat analytiikkatoimittajat

Käytämme Google Analyticsia käytön seurantaan. Google Analytics kerää ja tallentaa tietoa siitä, miten käytät palveluita, mukaan lukien esimerkiksi käynnin ajankohdan, verkkosivut, joilla käyt tai jotka avaat, käytön keston, Internet Protocol (IP) -osoitteen ja tiedot laitteesta, jolla sivustoa käytetään.

Käytämme myös seuraavia Google Analyticsin mainontaominaisuuksia:

Käyttäjä voi estää Google Analyticsin käyttämisen käytön seurantaan asentamalla selaimeensa lisäosan, joka estää sen käyttämisen (katso ohjeet täältä). Tämä selainlisäosa estää Google Analyticsin käyttämää JavaScriptia (ga.js, analytics.js ja dc.js) lähettämästä vierailijan tietoja verkkosivulta.

Käytämme Marketon, Biziblen, 6sense:n ja Uberflipin työkaluja käytön seurantaan. Nämä analytiikkatyökalut keräävät ja tallentavat tietoa siitä, miten käytät palveluita, mukaan lukien, mutta näihin rajoittumatta käynnin ajankohdan, sivuston sivut, joilla käydään tai jotka avataan, käytön keston, Internet Protocol (IP) -osoitteen ja tiedot laitteesta, jolla sivustoa käytetään. Käyttäjä voi estää analytiikkatyökalujen käyttämisen käytön seurantaan asentamalla selaimeensa lisäosan, joka estää niiden käytön. Selainlisäosa estää analytiikkatyökalujen käyttämää JavaScriptia (ga.js, analytics.js ja dc.js) lähettämästä vierailijan tietoja verkkosivulta.

Voimme käyttää myös muita kolmansina osapuolina toimivia data-analytiikkapalveluiden toimittajia. Nämä palveluntarjoajat voivat käyttää evästeitä, jäljitteitä ja muita teknologioita kerätäkseen tietoja tavastasi käyttää palveluja. Analytiikkapalveluiden tarjoajat auttavat meitä keräämään, seuraamaan ja analysoimaan palveluiden käyttödataa ymmärtääksemme, miten käyttäjät käyttävät palveluita, parantaaksemme palveluidemme toiminnallisuutta ja käyttökokemusta sekä räätälöidäksemme palvelut paremmin käyttäjien tarpeiden mukaan. Tämän mukaisesti jotkin automaattisesti kerätyt tiedot jaetaan kolmansina osapuolina toimiville palveluntarjoajille, jotka soveltavat toimintaansa omia tietosuojakäytäntöjään.

Sosiaalisen median kanavat ja kohdennettu mainonta

Käyttämällä näitä evästeitä voimme tehdä verkkosivujemme sisällön mahdollisimman yksilöidyksi ja täten näyttää esimerkiksi kohdennettuja mainoksia ja sisältöä perustuen käyttäjän aiempaan käyttäytymiseen. M-Files käyttää kolmansien osapuolien hallinnoimia mainosevästeitä esitelläkseen tuotteitansa sekä omilla että kolmansien osapuolien verkkosivuilla. Voit estää joidenkin kolmansien osapuolien mainosevästeiden käytön heidän verkkosivujensa asetuksissa.

M-Filesin verkkosivut voivat sisältää linkkejä ja yhteyksiä kolmansien osapuolien verkkosivuille, tuotteisiin ja palveluihin, sekä yhteisölaajennuksia (community plugins) kolmansien osapuolien palveluihin (kuten Facebook, Instagram, LinkedIn, YouTube, Twitter ja TrustRadius). M-Filesin sivuille integroidut kolmansien osapuolien laajennukset ladataan kolmansien osapuolien palvelimilta ja tästä johtuen kolmas osapuoli voi asentaa omat evästeensä käyttäjän laitteelle. M-Filesin sivuilla tarjottujen kolmansien osapuolien palveluiden ja sovellusten käyttö ja toiminta ovat kyseisten kolmansien osapuolien tietosuojakäytäntöjen ja -selosteiden mukaisia. Suosittelemme, että tutustut näiden kolmansien osapuolien tietosuojakäytäntöihin ja -selosteisiin.

6. M-Files-tuotteen käyttö- ja suorituskykytiedot

Käytämme erilaisia tekniikoita kerätäksemme käyttö- ja suorituskykytietoja sinun käyttämistäsi M-Files-tuotteista ja -palveluista. Käytämme näitä tekniikoita tekemiesi valintojen ja asetusten tallentamiseksi ja huomioimiseksi, mahdollistaaksemme sisäänkirjautumisesi, analysoidaksemme miten tuotteemme toimivat ja toteuttaaksemme muita oikeutettuja tarkoituksia.

Analysoidaksemme tuotteidemme suorituskykyä, M-Files tuotteen käyttöäsi koskevia tietoja voidaan kerätä M-Files tuotteen käytön arvioimista varten organisaatiosi tasolla. M-Filesin voi olla mahdollista tunnistaa sinut näistä tiedoista, mutta tiedot ovat pseudonymisoitu ja erityisesti suojattu, eikä M-Files käytä kyseessä olevia tietoja aktiivisesti yksilöiden tunnistamiseen, yksilöiden profilointiin tai mihinkään muuhun tarkoitukseen, joka ei ole yhdenmukainen tämän tietosuojailmoituksen kanssa.

Jos organisaatiosi tarjoaa käyttöösi M-Files-tuotteen, M-Files-tuotteen käyttöäsi säännellään organisaatiosi mahdollisissa käytännöissä ja säännöissä. Tässä kappaleessa käsiteltyjä käyttö- ja suorituskykytietoja voidaan jakaa organisaatiollesi (työnantajasi), joka käsittelee näitä tietoja erillisenä rekisterinpitäjänä. Sinun tulisi kohdistaa organisaatiosi suorittamia näiden tietojen, tai muiden sinun henkilötietojesi käsittelyä koskevat tiedustelusi organisaatioisi järjestelmänvalvojalle (mukaan lukien pyynnöt toteuttaa tietosuojaoikeuksiasi). Kun käytät M-Files-tuotteen toimintoja, muut käyttäjät verkostossasi voivat nähdä tietoja toiminnastasi. Jos haluat tietää lisää ominaisuuksista ja toiminnoista, tutustu kyseisen M-Files-tuotteen dokumentaatioon ja ohjesisältöön. M-Files ei ole vastuussa asiakkaidemme yksityisyys- tai turvallisuuskäytännöistä, jotka voivat erota tässä tietosuojailmoituksessa eritellyistä käytännöistä.

7. Palvelukohtaiset tiedot henkilötietojen käsittelystä M-Files-lisäosissa

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin ja käyttäen seuraavia palveluita:

M-Files Google Workspace

M-Files Google Workspace on lisäosa, joka myydään ja asennetaan erikseen asiakkaalle. Se integroi M-Files-palvelun ja Google Workspacen saumattomasti yhteen ja antaa käyttäjälle mahdollisuuden tallentaa kopioita ja liitteitä Gmail sähköpostiviesteistä ja tiedostoja Google Drivesta M-Filesiin pitkäaikaissäilytystä varten. Lisäosa konfiguroidaan ja sitä käytetään M-Filesin asiakkaan toimesta. Ainostaan asiakkaan/käyttäjän määrittelemillä henkilöillä on pääsy sähköpostiviesteihin ja dokumentteihin, jotka käyttäjä tallentaa M-Filesiin.

Tämä integraatio vaatii kirjoitus- ja lukuoikeudet Gmailiin ja lukuoikeuden Google Driveen. Kun käyttäjä tallentaa sähköpostiviestin M-Files-palveluun, lisäosa käyttää kirjoitusoikeutta lisätäkseen sähköpostiviestiin leiman Gmailissa. Tämän lisäksi lisäosa käyttää ainoastaan lukuoikeutta tallentaakseen sähköpostiviestejä ja dokumentteja Gmailista ja Google Drivesta M-Files-palveluun.

Koskien kaikkea tietosisältöä Google Workspacessa ja M-Files-palvelussa, M-Filesin asiakas on rekisterinpitäjä, ja M-Files henkilötietojen käsittelijä. Henkilötietojen käsittelyä koskevat tiedot löytyvät kunkin M-Filesin asiakkaan tietosuojakäytännöistä ja -selosteista. Mikäli M-Filesin asiakas päättää integroida Google G Suiten M-Files-palveluunsa, M-Filesin täytyy käsitellä asiakkaan yhteyshenkilön (pääkäyttäjä) yhteystietoja (kuten sähköpostiosoite ja nimi) rekisterinpitäjänä. Näitä henkilötietoja käsitellään ainoastaan M-Files Google Workspace -palvelun toteuttamiseksi.

8. Mistä saamme henkilötietoja?

Saamme tietoja pääsääntöisesti seuraavista lähteistä: sinä itse, väestörekisteri, viranomaiset, luottotietoyritykset, kanavakumppanimme, yhteystietopalveluiden tarjoajat ja muut vastaavat luotettavat lähteet.

Tässä tietosuojailmoituksessa kuvailtuja tarkoituksia varten henkilötietoja voidaan myös kerätä ja päivittää julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja perustuen viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta sovellettavien lakien ja säännösten puitteissa saatuihin tietoihin. Tällainen tietojen päivittäminen tapahtuu manuaalisesti tai automatisoiduin keinoin.

9. Kenelle luovutamme henkilötietoja ja siirrämmekö henkilötietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle?

Emme luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille osapuolille, paitsi voimme luovuttaa niitä tytäryhtiöillemme ja yhteistyökumppaneillemme, tai myöhemmälle omistajalle, osaomistajalle tai palvelun suorittajalle ja heidän neuvonantajilleen fuusion, uudelleenjärjestelyn, liiketoiminnan olennaisen osan myynnin tai konkurssimenettelyn tai muun uudelleenjärjestelytoimenpiteen yhteydessä. M-Files voi myydä, siirtää tai muuten luovuttaa osan tai kaiken liiketoimintansa, mukaan lukien henkilötietosi, fuusion, yrityskaupan, uudelleenjärjestelyn tai liiketoiminnan oleellisen osan myynnin tai konkurssin yhteydessä.

Käytämme alihankkijoita, jotka käsittelevät henkilötietoja puolestamme. Jaamme henkilötietojasi, jos se on tarpeellista transaktion suorittamiseksi tai muuten pyytämäsi palvelun toimittamiseksi. Jaamme tietoja M-Files konsernin sisällä tytäryhtiöillemme ja yhteistyökumppaneillemme sekä luotetuille kolmansille osapuolille, jotta he voivat M-Filesin puolesta käsitellä henkilötietoja ja tarjota palveluita, mukaan lukien isännöintiä ja ylläpitoa, asiakassuhteiden hallintaa, asiakastukea, tietokantojen säilytystä ja hallintaa sekä M-Files-tuotteiden ja -palveluiden myyntiä ja markkinointia. Käyttö ja suorituskykytietoja koskien M-Files tuotteita voidaan jakaa organisaatiollesi (M-Filesin asiakasyritys) aggregoidussa muodossa.

Voimme siirtää henkilötietoja EU:n/ETA-alueen ulkopuolelle. Kun henkilötietoja käsitellään EU:n/ETA-alueen ulkopuolella, varmistamme, että henkilötietoja käsittelevä alihankkija on sitoutunut noudattamaan Euroopan komission mallisopimuslausekkeita tai on muun GDPR:n Artiklan 46 mukaisen asianmukaisen suojatoimen kattama.

10. Miten suojaamme henkilötietosi ja kuinka kauan säilytämme niitä?

Vain niillä työntekijöillämme, jotka työnkuvansa puolesta ovat oikeutettuja käsittelemään henkilötietoja, on oikeudet käyttää henkilötietoja sisältäviä järjestelmiä. Jokaisella käyttäjällä on yksilöllinen käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tietoja kerätään tietokantoihin, joita suojaavat palomuurit, salasanat ja muut tekniset toimenpiteet. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja niihin on pääsy ainoastaan tietyillä ennalta määrätyillä henkilöillä.

Säilytämme keräämiämme henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeellista tässä tietosuojailmoituksessa eriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, paitsi jos laki vaatii pidempää säilytysaikaa tai se on tarpeellista lainmukaisten oikeuksiemme turvaamiseksi. Tämän jälkeen henkilötiedot poistetaan kohtuullisen ajan puitteissa tai anonymisoidaan.

Arvioimme tietojen säilytysten tarpeellisuutta säännöllisesti, ottaen huomioon sovellettavan lainsäädännön. Tämän lisäksi toteutamme ne kohtuulliset toimenpiteet, joilla varmistetaan, ettei puutteellisia, vanhentuneita tai virheellisiä tietoja säilötä rekisterissä, henkilötietojen käsittelyn perusteen huomioon ottaen. Korjaamme tai poistamme tällaiset tiedot ilman viivästystä.

11. Mitkä ovat oikeutesi rekisteröitynä?

Sinulla on oikeus tietää mitä tietoja sinusta on rekisterissä ja oikeus saada virheelliset, vanhentuneet, tarpeettomat ja lainvastaiset tiedot korjatuksi tai poistetuksi. Jos sinulla on pääsy tietoihisi, voit muokata tietoja itse. Siltä osin, kun käsittely perustuu suostumukseesi, sinulla on myös oikeus perua antamasi suostumus. Suostumuksesi peruuttaminen ei vaikuta peruuttamista edeltäneen käsittelyn lainmukaisuuteen.

Sinulla on oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä tai vaatia käsittelyn rajoittamista, sekä tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Nimenomaiseen tilanteeseesi liittyvin perustein sinulla on myös oikeus vastustaa muita käsittelytoimenpiteitä silloin kun käsittelyn laillinen peruste on oikeutettu etu. Pyyntösi yhteydessä sinun tulee määritellä se nimenomainen tilanne, jonka perusteella vastustat käsittelyä. Voimme hylätä pyyntösi ainoastaan lainsäädäntöön perustuvin syin.

12. Lasten yksityisyys

Palvelujamme ei ole suunnattu lapsille, eikä tarkoituksenamme ole kerätä lasten henkilötietoja. Pyydämme, ettet käytä palveluita etkä anna tietoja itsestäsi, jos olet alle lainkäyttöalueellasi määritetyn iän, jota nuoremmat tarvitsevat henkilötietojen käsittelylle vanhempien suostumuksen tai valtuutuksen.

13. Kehen voit olla yhteydessä?

Kaikki yhteydenotot ja pyynnöt tätä tietosuojailmoitusta koskien tulee toimittaa kirjallisessa muodossa osiossa kaksi (2) ”Yhteydenotto rekisteriä koskevissa asioissa” mainittuun osoitteeseen.

+