s

M-Files Asianhallinta

M-Files tarjoaa ratkaisuja asianhallintaan, asiakirjanhallintaan, tiedonohjaukseen, sähköisiin prosesseihin, arkistointiin ja tiedon julkaisuun.

Asianhallinta osaksi operatiivista toimintaa

Asianhallinta osaksi operatiivista toimintaa

Julkishallinnon tietojärjestelmissä tulee huomioida erityisesti asianhallinta, asiakirjanhallinta, tiedonohjaus, sähköiset kokouspalvelut ja päätöksenteko, sähköiset allekirjoitukset, arkistointi, raportointi sekä tiedon julkaisu kansalaisille. M-Filesin suunnittelema ja toteuttama M-Files Asianhallinta -tietojärjestelmätuote kattaa kaikki nämä vaatimukset. Tietojärjestelmä on SÄHKE2-sertifioitu.

M-Files tarjoaa erityisesti etuja asianhallinnan ja operatiivisen toiminnan yhdistämisessä, jolloin prosessit ja niissä syntyvät asiakirjat käsitellään tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti niiden koko elinkaaren ajan. Jotta oikeita päätöksiä voidaankin tehdä sujuvasti, tulee tietojärjestelmän taata näköalapaikka kaikkeen päätöksentekoon vaikuttavaan tietoon!

Asianhallinta ja viranhaltijapäätökset

M-Filesin asianhallintatoiminnallisuudet vastaavat valmisteilla olevien asioiden hallinnasta ja päätöksenteosta sisältäen asiakirjanhallinnan. Asianhallinta ohjaa tehtävien suorittamista tiedon­ohjaussuunnitelmassa (TOS) kuvatun prosessin mukaisesti M-Filesin työnkulkujen ohjaamana. Asiakirjojen käsittelyyn liittyvät prosessit, kuten hyväksyminen ja sähköinen allekirjoitus, tehdään asianhallinnan kautta. M-Files huolehtii asiakirjojen metatietojen yhdenmukaisesta tuottamisesta SÄHKE2-metatieto­mallin mukaisesti. Kaikki viranomaisen päätöksentekoon ja muihin viranomaisen tehtäviin liittyvät asiakirjat hallinnoidaan myös M-Filesin asianhallintatoiminnallisuuksilla.

Asianhallinta ja viranhaltijapäätökset
Asianhallinta ja viranhaltijapäätökset

Asianhallinta ja viranhaltijapäätökset

M-Filesin asianhallintatoiminnallisuudet vastaavat valmisteilla olevien asioiden hallinnasta ja päätöksenteosta sisältäen asiakirjanhallinnan. Asianhallinta ohjaa tehtävien suorittamista tiedon­ohjaussuunnitelmassa (TOS) kuvatun prosessin mukaisesti M-Filesin työnkulkujen ohjaamana. Asiakirjojen käsittelyyn liittyvät prosessit, kuten hyväksyminen ja sähköinen allekirjoitus, tehdään asianhallinnan kautta. M-Files huolehtii asiakirjojen metatietojen yhdenmukaisesta tuottamisesta SÄHKE2-metatieto­mallin mukaisesti. Kaikki viranomaisen päätöksentekoon ja muihin viranomaisen tehtäviin liittyvät asiakirjat hallinnoidaan myös M-Filesin asianhallintatoiminnallisuuksilla.

Dokumenttienhallinnan helppokäyttöisyys ja metatietopohjaisuus

Dokumenttienhallinnan helppokäyttöisyys ja metatietopohjaisuus

M-Filesin dokumenttienhallinta tukee paikasta riippumatonta asiakirjojen valmis­telua. M-Files-teknologian perusta on metatietopohjaisuudessa ja tiedon yhdistämisessä, joiden avulla M-Files tarjoaa pääsyn aina haluttuun tietoon missä tahansa milloin tahansa ja millä tahansa laitteella. Käyttäjä pääsee nopeasti järjestelmän kautta tuotettuun ja arkistoituun asiakirja-aineistoon. Järjestelmä tarjoaa käyttäjälle luotettavat ja monipuoliset hakutoiminnot asiakirjojen löytämiseen sekä niiden sisällön että metatietojen perusteella.

M-Files tarjoaa käyttäjille modernin käyttöliittymän, joka on alusta alkaen suunniteltu helppoa käytettävyyttä ajatellen. Käyttöliittymä integroituu saumattomasti Windows-käyttöjärjestelmään, joten käyttäjille tutut toiminnot, kuten kopioi/liitä ja "tiedostojen raahaus" ovat käytettävissä myös M-Filesissa.

Sähköinen kokoustenhallinta ja päätöksenteko

M-Filesin sähköisessä kokoustenhallinnassa M-Files liittää yhteen kokouksen ja siinä käsiteltäväksi tarkoitetut asiat ja asiakirjat sekä muodostaa esityslistan ja kokouksen pöytäkirjan. M-Files mahdollistaa päätösotteiden tiedoksiannon sekä päätösten otto-oikeuden. M-Filesin kokoushallinnasta julkaistaan kokouksiin liittyviä asiakirjoja ja muuta tietoa M-Filesin sähköisessä kokouspalvelussa, joka voi olla erillisenä extranetissä tai liitettynä kokoushallintaan.

M-Filesin kokouspalvelussa on mahdollista osallistua luottamuselinten kokouksiin, tarkastella ja kommentoida kokousasiakirjoja sekä käydä kokouksiin liittyvää keskustelua yleisellä tasolla tai eri käyttäjäryhmien toimesta. M-Filesin sähköisessä kokouspalvelussa on kokouksen läpivientiin tarvittavat toiminnot, kuten äänestys.

Sähköinen kokoustenhallinta ja päätöksenteko
Sähköinen kokoustenhallinta ja päätöksenteko

Sähköinen kokoustenhallinta ja päätöksenteko

M-Filesin sähköisessä kokoustenhallinnassa M-Files liittää yhteen kokouksen ja siinä käsiteltäväksi tarkoitetut asiat ja asiakirjat sekä muodostaa esityslistan ja kokouksen pöytäkirjan. M-Files mahdollistaa päätösotteiden tiedoksiannon sekä päätösten otto-oikeuden. M-Filesin kokoushallinnasta julkaistaan kokouksiin liittyviä asiakirjoja ja muuta tietoa M-Filesin sähköisessä kokouspalvelussa, joka voi olla erillisenä extranetissä tai liitettynä kokoushallintaan.

M-Filesin kokouspalvelussa on mahdollista osallistua luottamuselinten kokouksiin, tarkastella ja kommentoida kokousasiakirjoja sekä käydä kokouksiin liittyvää keskustelua yleisellä tasolla tai eri käyttäjäryhmien toimesta. M-Filesin sähköisessä kokouspalvelussa on kokouksen läpivientiin tarvittavat toiminnot, kuten äänestys.

Prosessiohjaus ja työnkulut

Prosessiohjaus ja työnkulut

M-Files ohjaa asian käsittelyprosessia sisäänrakennettuja työnkulkuja käyttäen ja vähentää siten käyttäjän rutiinitehtäviä ja manuaalisia työvaiheita. Prosessit määritellään M-Filesin tiedonohjaussuunnitelmaan, joka ohjaa tehtävien suorittamista operatiivissa järjestelmissä. Asiakirjojen käsittelyyn käytetään myös M-Filesin työnkulkuja, joiden avulla asiakirjoja voidaan kierrättää organisaatiossa esimerkiksi kommentointia, hyväksyntää tai allekirjoittamista varten. M-Files tukee myös sähköistä allekirjoitusta.

Käyttäjät voivat seurata järjestelmästä asian tai asiakirjan etenemistä prosessissa. M-Files valvoo prosessin eri vaiheiden toteutumista niin, että seuraavaan vaiheeseen ei voi siirtyä ilman, että sovitut roolit ovat suorittaneet prosessin mukaiset pakolliset tehtävät.

Tiedonohjaus (TOJ ja TOS)

M-Filesin tiedonohjausjärjestelmä (TOJ) on taustajärjestelmä, jonka voi liittää rajapinnan kautta dokumentteja tai asiakirjoja tuottaviin operatiivisiin järjestelmiin. M-Filesin tiedonohjausjärjestelmässä laaditaan ja ylläpidetään arkiston­muodos­tajan tiedon­ohjaus­suunnitelmaa (TOS) sekä tuotetaan asiakirjan sähköiseen säilyttämiseen ja prosessiohjaukseen tarvittavat luokittelutiedot. M-Filesin tiedonohjausjärjestel­män rakenne, toiminnot sekä metatietojen pakollisuudet pohjautuvat SÄHKE2-määräykseen ja täyttävät Arkistolaitoksen sähköiselle tiedonohjausjärjestelmälle asettamat vaatimukset.

Tiedonohjaussuunnitelma myös oikeasti ohjaa asian- ja asiakirjanhallintaa. M-Filesissa hallittava tiedonohjaussuunnitelma voidaan myös helposti viedä muiden järjestelmien käytettäväksi.

Tiedonohjaus (TOJ ja TOS)
Tiedonohjaus (TOJ ja TOS)

Tiedonohjaus (TOJ ja TOS)

M-Filesin tiedonohjausjärjestelmä (TOJ) on taustajärjestelmä, jonka voi liittää rajapinnan kautta dokumentteja tai asiakirjoja tuottaviin operatiivisiin järjestelmiin. M-Filesin tiedonohjausjärjestelmässä laaditaan ja ylläpidetään arkiston­muodos­tajan tiedon­ohjaus­suunnitelmaa (TOS) sekä tuotetaan asiakirjan sähköiseen säilyttämiseen ja prosessiohjaukseen tarvittavat luokittelutiedot. M-Filesin tiedonohjausjärjestel­män rakenne, toiminnot sekä metatietojen pakollisuudet pohjautuvat SÄHKE2-määräykseen ja täyttävät Arkistolaitoksen sähköiselle tiedonohjausjärjestelmälle asettamat vaatimukset.

Tiedonohjaussuunnitelma myös oikeasti ohjaa asian- ja asiakirjanhallintaa. M-Filesissa hallittava tiedonohjaussuunnitelma voidaan myös helposti viedä muiden järjestelmien käytettäväksi.

Arkistointi ja raportointi

Arkistointi ja raportointi

M-Filesin sähköinen arkisto toimii sekä pysyväisarkistona että käyttöarkistona dokumenteille ja asiakirjoille SÄHKE2-määräysten mukaisesti. M-Filesin sähköinen arkisto huolehtii myös käyttäjän hakupyyntöjen käsittelystä.

M-Files tarjoaa useita mahdollisuuksia raportoinnin toteuttamiseksi. Yksinkertaisimmillaan raportointia voidaan tehdä M-Filesin näkymien avulla. Näkymälle voidaan määritellä metatietoihin perustuvat hakuehdot ja näkymässä näytettävät sarakkeet. Näkymässä näytettävä listaus voidaan helposti viedä Exceliin jatkotoimenpiteitä varten. M-Files tarjoaa myös erillisen raportointimoduulin, jonka avulla on mahdollista luoda automaattisia graafisia raportteja.

Helppokäyttöisyys, integroitavuus ja monipuoliset käyttöoikeudet

M-Files on helppokäyttöinen tietojärjestelmä, joka tarjoaa joustavan ja dynaamisen tietorakennemallin. Joustavan tietorakenteen ansiosta M-Filesiin voidaan myös tehdä helposti muutoksia prosessien ja organisaatioiden muuttuessa. M-Files voidaan myös integroida kaikkien nykyaikaisten tietokantapohjaisten järjestelmien kanssa, mikä vähentää integraatioihin käytettyä työmäärää.

M-Files on myös ainoa järjestelmä, joka tarjoaa sekä roolipohjaisia että metatietopohjaisia käyttöoikeuksia, joilla voidaan hallinnoida asioita ja dokumentteja sekä prosesseja.

Kysy myös asianhallintaratkaisun laajentamisesta sopimustenhallinnan ja projektisalkunhallinnan ratkaisuksi!

Helppokäyttöisyys, integroitavuus ja monipuoliset käyttöoikeudet
Helppokäyttöisyys, integroitavuus ja monipuoliset käyttöoikeudet

Helppokäyttöisyys, integroitavuus ja monipuoliset käyttöoikeudet

M-Files on helppokäyttöinen tietojärjestelmä, joka tarjoaa joustavan ja dynaamisen tietorakennemallin. Joustavan tietorakenteen ansiosta M-Filesiin voidaan myös tehdä helposti muutoksia prosessien ja organisaatioiden muuttuessa. M-Files voidaan myös integroida kaikkien nykyaikaisten tietokantapohjaisten järjestelmien kanssa, mikä vähentää integraatioihin käytettyä työmäärää.

M-Files on myös ainoa järjestelmä, joka tarjoaa sekä roolipohjaisia että metatietopohjaisia käyttöoikeuksia, joilla voidaan hallinnoida asioita ja dokumentteja sekä prosesseja.

Kysy myös asianhallintaratkaisun laajentamisesta sopimustenhallinnan ja projektisalkunhallinnan ratkaisuksi!