Työnkulkujen automatisointitoiminnot

Tarvitsetko lisätehoa prosesseihin, joissa käsitellään suuria dokumenttimääriä? Elämme digiaikaa, ja olet jo ehkä muuntanut paperidokumentit digitaaliseen muotoon. Todellinen tehokkuus saavutetaan kuitenkin edelleen liiketoimintaprosesseja tukevalla työnkulkujen automatisoinnilla.

Varmista, että prosessisi täyttävät vaatimukset

Mitä yrityksen tuottavuuteen tulee, manuaaliset prosessit toimivat painolastina. Ei riitä, että paperi muunnetaan PDF-tiedostoiksi, vaikkakin se on hyvä alku. Sinun täytyy uudistaa koko liiketoimintaprosessisi sekä se, miten dokumentteja käsitellään niiden elinkaaren eri vaiheissa. Voit tehdä tämän kaiken M-Filesin työnkulkujen automatisoinnin avulla.

Työnkulkujen automatisointi

Digitalisoi prosessit

Työnkulkujen automatisoinnin avulla voit mallintaa dokumentin, projektin tai prosessin elinkaaren tosielämän prosessien perusteella.

Määrittele tehtäviä helposti

M-Filesin työnkulkujen avulla voit antaa kollegoille tehtäviä, seurata niiden etenemistä automaattisesti ja ohjata dokumentit arvioijille ja hyväksyjille yrityksen ohjeiden mukaisesti. Metatietomerkinnät ohjaavat työnkulun eri vaiheita.

Automatisoi haluamasi kohteet

Voit määrittää työnkulkuja dokumenteille, työtekijöille ja projekteille.

Pidä kaikki ajan tasalla

Työnkulkujen automatisointi voi auttaa säännellyllä toimialalla toimivia yrityksiä hallinnoimaan työntekijöiden koulutusvaatimuksia. Voit myös antaa työnkulkujen huolehtia muistutuksista ja määräajoista.

Pysy ajan tasalla

Työnkulussa olevan dokumentin metatiedot päivittyvät automaattisesti dokumentin edetessä työnkulussa luonnoksesta tarkistukseen, kommentointiin ja lopulta hyväksyttyyn tilaan.

Määritä omat työnkulkusi

Työnkulut luodaan M-Filesin työnkulkuohjelmassa, ja voit lisätä omia, tarpeisiisi sopivia työnkulkuja helposti yksinkertaisella sovelluksella.

Muunna paperit hakukelpoisiksi PDF-tiedostoiksi

Digitalisoi

Jotta voit aloittaa dokumenttien työnkulkujen automatisoinnin, dokumenttiesi on oltava digitaalisessa muodossa. Dokumenttien skannaus muuntaa paperidokumentit digitaalisiksi tiedostoiksi, joiden tallennus, järjestäminen, haku, hallinta ja nouto sujuu nopeasti, helposti ja luotettavasti.

Tekstintunnistus (OCR)

M-Filesin tekstintunnistustoimintojen avulla saat liiketoiminnan kannalta tärkeät dokumentit hallintaan. Kun voit tehdä hakuja digitaalisten asiakirjojen sisällöstä sen sijaan, että joutuisit käymään ne läpi manuaalisesti, säästät myös aikaa. Tarkistus- ja hyväksyntäprosessit nopeutuvat, ja lisäksi työnkulkujen automatisointi voi tuoda lisätehokkuutta dokumenttien säilytys- ja hävityskäytäntöihin.

Hakukelpoiset PDF-tiedostot

Tiedostojen muuntaminen hakukelpoisiksi PDF-tiedostoiksi ei vaikuta dokumenttien ulkonäköön. Käyttäjät näkevät yhä alkuperäisen skannatun kuvan. Lisäksi M-Files tallentaa skannatun tiedoston kuvan yhteydessä myös skannaus- ja tekstintunnistusprosessin aikana automaattisesti luotavan sisällön ja metatiedot, joita voidaan käyttää hyväksi tiedonhaussa.

Pakkaa ja muunna

M-Filesin OCR-toiminto tukee myös asiakaspuolen tekstintunnistusta: voit vetää ja pudottaa skannatut kuvat M-Files Desktop ‑käyttöliittymään, jolloin M-Files pakkaa tiedoston jopa kymmenen kertaa ja muuntaa dokumentit hakukelpoisiksi PDF-asiakirjoiksi.

add_circle_outline
Valitse alan johtavat tekstintunnistustoiminnot
  • Toimii suoraan lähes minkä tahansa skannerin tai monitoimilaitteen kanssa

  • Poista tehottomien manuaalisten tarkistusten tarve muuntamalla paperit ja kuvat hakukelpoisiksi PDF-tiedostoiksi

  • Tunnistaa tarkasti 137 kieltä

  • Viivakoodien tunnistus automaattista dokumenttien luokittelua ja reititystä varten

  • Tukee alueellista tekstintunnistusta, jolla voidaan automatisoida esimerkiksi lomakkeiden indeksikentät ja viivakoodit

add_circle_outline
Liitä niin monta laitetta kuin haluat

You can connect any number of multi-device peripherals and desktop scanners to your M-Files OCR system without having to purchase an M-Files OCR license for each scanner separately.

add_circle_outline
Integroi nykyisiin laitteisiisi

M-Filesin OCR-laajennus voidaan liittää lähes mihin tahansa skanneriin tai monitoimilaitteeseen, joten voit skannata tiedot suoraan M-Files-varastoon käyttämällä nykyisiä laitteitasi. Tämä lisälaajennus liittää M-Filesin suoraan verkko- ja pöytäskannereihin ja ‑monitoimilaitteisiin.

Allekirjoita sähköisesti

Sähköinen allekirjoitus lisää prosessiesi nopeutta, turvallisuutta ja tehokkuutta. Voit kerätä tarvittavat allekirjoitukset dokumentteihisi turvallisesti ja jäljitettävällä tavalla paikasta ja laitteesta riippumatta. Allekirjoitetut dokumentit tallentuvat automaattisesti yrityksen käytännön mukaisesti, ja työnkulut tukevat arkistointi- ja noutosääntöjä. Sähköinen allekirjoitus poistaa myös paperin tarpeen. M-Filesin sähköinen allekirjoitustoiminto tarjoaa seuraavat hyödyt:

Nopeuta allekirjoitusprosessia
Kuka tahansa voi allekirjoittaa, jopa ilman M-Files-lisenssiä
Tarkista allekirjoituksen todenmukaisuus

Muut integraatiot

M-Files integroituu useiden sähköisten allekirjoitustyökalujen kanssa.

Näe M-Files toiminnassa

VARAA ESITTELY

or

Lähetä kysymyksesi meille