s

Sopivan dokumenttienhallintajärjestelmän valinta organisaatioosi

IT-opas sähköisen dokumenttienhallintaohjelmiston valintaan

Tips for Making the best software choice for your business

Kun olet valmis siirtymään nopeaan ja luotettavaan sähköiseen arkistointiin, olet valmis investoimaan dokumenttienhallintaohjelmistoon. Tarjolla on laaja valikoima ominaisuuksia ja toimintoja. Tässä joitakin vinkkejä, joiden avulla voit valita parhaan ohjelmiston yrityksellesi.

Toimiiko ohjelmisto nykyisessä IT-ympäristössäsi?

Paras dokumenttienhallintaohjelmistoon tehty investointi on sellainen, joka tarjoaa laajimman yhteensopivuuden erilaisten laite- ja ohjelmistoalustojen kanssa. Se varmistaa täydellisen integraation yrityksesi kanssa. Lisäksi voit hallita ja tallentaa dokumentteja joustavasti valitsemissasi tiedostomuodoissa. Onko sinulla oikea käyttöjärjestelmä, sopiva prosessori ja riittävästi RAM-muistia ohjelmiston käyttämiseksi? Onko levytilaa tarpeeksi ohjelmistoa ja sähköistä dokumenttivarastoa varten? Onko ohjelmisto yhteensopiva verkkosi kanssa? Tukeeko se käyttämääsi tunnistusta? Toimiiko se CRM- ja ERP-tietokantojesi kanssa?

Onko ohjelmisto skaalautuva?

Voitko luottaa siihen, että dokumenttienhallintaohjelmisto skaalautuu vastaamaan kasvavia käyttäjämääriä ja sähköisen dokumenttivaraston tilantarvetta? Miten skaalautuminen tapahtuu, ja mitkä ovat sen kustannukset?

Voitko käyttää ja hallita ohjelmistoa käytettävissä olevilla IT-resursseilla?

Jos et halua lisätä yrityksesi IT-henkilöstön määrää, valitse dokumenttienhallintaohjelmisto, jota muukin kuin tekninen henkilöstö pystyy käyttämään. Näin järjestelmää käyttävät työntekijät voivat muokata ja hallita järjestelmää itse, ja IT-henkilöstö voi keskittyä enemmän liiketoimintaan liittyviin IT-tehtäviin.

Onko ohjelmisto helppokäyttöinen kaikille työntekijöille?

Jos käytössä on liian monimutkainen dokumenttienhallintaohjelmisto, työntekijät eivät käytä sitä eikä investointi hyödytä yritystäsi. Vaikka työntekijöillä olisi monipuoliset tekniset taidot, dokumenttienhallintaratkaisu kannattaa pitää mahdollisimman yksinkertaisena, jotta kaikki yrityksen työntekijät voivat hyötyä siitä. Tämä koskee etenkin perustoimintoja, kuten tiedostojen tallentamista järjestelmään ja tiedostojen hakemista ja noutamista dokumenttivarastosta.

Valitse ratkaisu, jonka käyttöliittymä hyödyntää käyttäjillä jo olevia tietoja ja taitoja. On etu, jos dokumenttivarastoa ja muita ominaisuuksia voidaan käyttää tutuilla tiedostojen avaus- ja tallennustoiminnoilla. Jotta muutkin kuin tekniset käyttäjät voivat käyttää järjestelmää monipuolisesti, ohjelmiston on hyvä opastaa käyttäjää näytössä näkyvin ohjein.

Onko ohjelmisto saanut alalla tunnustusta?

Valitse dokumenttienhallintaohjelmisto, jolle on myönnetty alan sertifikaatti ja joka on saanut tunnustusta myös ulkoisilta käyttäjiltä – tarkista asiakasreferenssit ja käyttäjäkertomukset. Tällaiset ohjelmistot tarjoavat todennäköisemmin haluamasi parhaiden käytäntöjen mukaiset ominaisuudet.

Tarjotaanko ohjelmiston ohella riittävästi koulutusta ja teknistä apua?

Ohjelmiston asennusta ja käyttöönottoa varten on aina oltava tarjolla yksityiskohtaiset ja helppotajuiset käyttöoppaat. Sitä varalta, että kohtaat teknisiä ongelmia, käytettävissä on oltava asiakastukea ja koulutusta nopean teknisen avun varmistamiseksi.

Onko ohjelmisto MAKSUTTA käytettävissä ennen ostamista tai onko sillä rahat takaisin -takuu?

Paras tapa arvioida dokumenttienhallintaohjelmistoa on kokeilla sitä MAKSUTTA omassa yrityksessä. Aloita pienimuotoisella käytöllä jollain osastolla. Jos se menee hyvin, laajenna käyttöä muille osastoille. Jos kokemukset ovat myönteisiä, osta ohjelmiston täysversio. M-Filesin dokumenttienhallintaohjelmisto on yhteensopiva, joustava, helppokäyttöinen, skaalautuva ja laajalti hyväksytty:

  • Microsoft Gold Certified Partner
  • Autodesk Authorized Developer
  • Yhteensopiva Windows 7:n kanssa
  • AIIM Trade Member
  • ARMA International Member

Oletko valmis aloittamaan?

Sovi esittelyaika

Sovimme ajan M-Files-esittelyyn silloin, kun sinulle parhaiten sopii.

Katso ohjattu esittely

Tutustu videokokoelmaan, josta näet, miten M-Files muuttaa yrityksesi tapaa hallita dokumentteja ja tietoa.

Kysy meiltä

Olemme aina valmiita auttamaan. Jos sinulla on kysyttävää M-Filesista tai jos tarvitset lisätietoja, ota yhteyttä.