s

sähköinen asiakirjojen hallintajärjestelmä haasteita

     

EDMS-haasteiden voittaminen: työntekijöiden osallistaminen

Täydellinenkään sähköinen dokumenttienhallintajärjestelmä ei vastaa tuotto-odotuksiin, jollei sitä käytetä oikein ja johdonmukaisesti. Jotkut työntekijät saattavat jopa vastustaa EDMS-järjestelmään siirtymistä esimerkiksi näistä syistä:

  • Tarvittavien teknisten taitojen puuttuminen
  • Muutosvastaisuus
  • Virheiden tekemisen pelko

Varmista yrityksesi EDMS-investoinnin tuotto ja valmistele työntekijät järjestelmän käyttöönottoa varten seuraavilla pikaohjeilla:

Pidä asiat yksinkertaisina

Tekniset taidot vaihtelevat paljon eri organisaatioissa. Työntekijät, joiden tekniset taidot ovat rajalliset, saattavat ajatella, että sähköisen dokumenttienhallintajärjestelmän käytön opettelu on ylivoimaista. Tällaisten työntekijöiden motivoimiseksi EDMS-järjestelmän jatkuvaan käyttöön kannattaa valita helppokäyttöinen järjestelmä.

M-Files käyttää tavanomaisia ja työntekijöille tuttuja Windows-komentoja, kuten Avaa ja Tallenna, joten järjestelmä on erittäin helppokäyttöinen myös tekniikkaa vähemmän tunteville työntekijöille.

Työntekijöille, jotka haluavat tutustua järjestelmään tarkemmin, M-Files tarjoaa monia erilaisia online-esityksiä tuotteeseen integroidun ohjeen lisäksi. M-Files tarjoaa myös edistyksellisempää koulutusta, kuten etäkoulutusta ja paikan päällä annettavaa koulutusta, flash-esityksiä verkossa, teknisiä vinkkejä ja tuotedokumentaatiota.

Havainnollista etuja

Työntekijät, jotka ovat eniten tekemisissä dokumenttienhallinnan kanssa, todennäköisesti vastustavat sähköiseen dokumenttienhallintajärjestelmään siirtymistä eniten. Heille on jo ehtinyt kehittyä omat, turvalliset rutiinit paperipohjaiseen dokumenttienkäsittelyyn tai sähköisten dokumenttien verkkokansioiden käyttöön. Jotkut saattavat pelätä, että dokumentteja katoaa; toiset saattavat luulla, että heiltä menee päivittäisen työnsä tekemiseen tavallista kauemmin, kun uudessa EDMS-järjestelmässä on suoritettava uusia prosesseja.

EDMS-järjestelmän edut yrityksellesi ovat kiistattomat, mutta työntekijöiden näkökulmasta helpointa on hyväksyä työkalu, joka helpottaa heidän työtään. Se myös omaksutaan nopeimmin käyttöön. EDMS siis hyödyttää myös heitä samalla, kun siitä on hyötyä liiketoiminnalle. Kun ratkaisu esitellään näin, uutta järjestelmää ei tarvitse "myydä" työntekijöille eikä työntekijöitä tarvitse motivoida sen käyttöön - he ovat valmiiksi motivoituneita. Tiimien jäsenet huomaavat nopeasti dokumenttienhallintajärjestelmän edut: tarvitun tiedon uusin versio on entistä helpompi löytää eivätkä dokumentit enää katoa, mikä poistaa ylimääräistä työtä ja tietojen uudelleen luomista. Lisäksi tiedostojen jakaminen ja yhteistyö on helppoa, eikä se vaadi sen suurempaa työpanosta kuin ennenkään. Kun työntekijät huomaavat käytännössä, että sähköinen dokumenttienhallintajärjestelmä hyödyttää sekä heitä että organisaatiota, he ottavat sen hyvillä mielin vastaan. Huomaa kuitenkin, että tämä ei päde useimpiin dokumenttienhallintajärjestelmiin, joten helppokäyttöisyys ja käyttäjien nopea hyväksyntä ovat ratkaisun valinnassa tärkeitä kriteerejä.

Varmuuskopiointi

Useimmat yritykset joutuvat kohtaamaan tilanteita, joissa menetetään tärkeitä työtuloksia tai joudutaan luomaan uusia tietoja vanhentuneiden pohjalta. Tämä onkin suurin syy tehottomuuteen ja tuottavuuden laskuun. Sähköinen dokumenttienhallintajärjestelmä kuitenkin ratkaisee nämä ongelmat, mikä näkyy välittömästi laadun ja tuottavuuden paranemisena. EDMS-järjestelmässä on oltava automaattiset varmuuskopiointi- ja palautusominaisuudet sekä versionhallinta, joka helpottaa dokumenttien edellisiin versioihin palaamista.

M-Files antaa sinulle vapaat kädet dokumenttien suojaukseen monipuolisilla suojausasetuksilla, versiohistorialla, dokumenttien muokkaukseen varauksella ja muokkauksesta palautuksella sekä muutoslokilla. Voit siis helposti hallita dokumenttien käyttöä ja palata aina tarvittaessa dokumentin edelliseen versioon.

Tietoja M-Filesista

Sovi esittelyaika

Sovimme ajan organisaatiollesi räätälöityyn M-Files-esittelyyn sinulle sopivana ajankohtana.

Miksi valita M-Files?

Lue 10 syytä valita M-Files yritykseesi.

Tapauskuvaukset

Lue asiakkaiden tapauskuvauksia M-Filesin parhaista ominaisuuksista käytännössä.