s

Luo keskitetty dokumenttivarasto helposti - M-Filesin avulla

   

Keskitetty Dokumenttivarasto

Yritysdokumenttien tallentaminen keskitettyyn dokumenttivarastoon on järkevää, sillä varasto suojaa liiketoimintaasi tukevia dokumentteja. M-Filesin avulla kaikki on helppoa, koska suojattu ja luotettava dokumenttien säilytys on olennainen osa dokumenttienhallintaohjelmistoamme. Tiedostojen vieminen M-Filesiin tapahtuu yhtä helposti kuin levyasemaan tallentaminen, koska dokumenttivarasto toimii kuten virtuaalinen levyasema. Riittää, kun vedät ja pudotat tiedoston M-Files-asemaan tai käytät Windows-sovelluksen Tallenna- ja Avaa-toimintoja... niin helppoa se on.

Miten keskitetty dokumenttivarasto edistää liiketoimintaasi?

  • Vähentää dokumenttien varastointiin tarvittavaa levy- ja tiedostotilaa
  • Maksimoi dokumenttien arvon eri osastoilla
  • Helpottaa tietojen varmuuskopiointia ja palautusta
  • Estää inhimillisistä syistä johtuvan tietojen häviämisen
  • Suojaa tärkeät yritystiedot
  • Ylläpitää kaikkien yritysdokumenttien keskitettyä käyttöä       

Vähentää dokumenttien säilytykseen tarvittavaa levytilaa

Tiedostojen tallentaminen pöytäkoneisiin ja paikallisiin levyasemiin voi aiheuttaa tietojen turhaa kopiointia ja sekavaa sähköistä arkistointia. M-Files antaa käyttöösi yhden virtuaalisen dokumenttivaraston, joka on kaikille yhteinen, joten dokumentteja ei kopioida eri osastoilla eikä niiden tallentamiseen tarvita paljoa tilaa. Kaikki varastossa olevat sähköiset dokumentit ovat merkittyjä ja niissä voidaan tehdä hakuja, joten dokumenttien nouto tapahtuu nopeasti ja luotettavasti.

Helpota tietojen varmuuskopiointia vaatimusten täyttämiseksi ja due diligence -selvityksen tekemiseksi

Digitaalisten dokumenttien säilyttäminen keskitetyssä dokumenttivarastossa helpottaa päivittäistä varmuuskopiointia ja varmistaa, että liiketoiminnan kannalta tärkeät tiedot ovat aina käytettävissä myös järjestelmien käyttökatkojen aikana ja muiden ongelmien sattuessa. M-Filesin varaston automaattinen varmuuskopiointi helpottaa tätä prosessia.

Koko tietokannan hyödyntäminen antaa kilpailuetua

M-Filesin dokumenttivaraston ansiosta kaikki yritysdokumentit ovat yhdessä paikassa, joten yhteistyö sisäisten ja ulkoisten resurssien kanssa on helppoa. Valtuutetut käyttäjät voivat tehdä dokumentteihin hakuja ja noutaa niitä sisällön perusteella. Tärkeitä dokumentteja ei tarvitse lähetellä edestakaisin sähköpostissa eivätkä tehtäväkohtaiset tärkeät tiedot jää käyttämättä.

Turvaa arkaluonteiset tiedot

Älä ota riskiä lähettämällä aineetonta omaisuuttasi sähköpostitse tai antamalla työntekijöiden käyttää sitä ilman asianmukaista valvontaa. Hallitse tärkeitä yritystietoja tallentamalla ne M-Filesin dokumenttivarastoon, jossa voit määrätä ja valvoa, kuka tietoja käyttää, tarkastelee ja muokkaa. M-Filesin dokumenttienhallintajärjestelmä on paljon turvallisempi kuin paikallinen levyasema tai USB-muisti, sillä siinä on tunnistus ja salasanasuojaus. Näin voidaan varmistaa, että vain valtuutetut käyttäjät voivat käyttää dokumentteja.

Minimoi inhimillisestä virheestä johtuvan tietojen häviämisen riski

Tietoja ja tiedostoja poistetaan vahingossa aivan liian usein, mutta se voidaan estää keskittämällä ja suojaamalla tiedot. M-Filesin dokumenttivarastossa on tiedostojen muokattavaksi varaus- ja muokkauksesta palautus -toiminnot, joka estää useita käyttäjiä muokkaamasta samaa dokumenttia samanaikaisesti. Lisäksi kaikki yritysdokumenttien edelliset versiot on tallennettu, joten voit nopeasti ottaa vanhoja versioita käyttöön tai palauttaa tiedostoja, jos satut poistamaan niitä vahingossa.

Hallitse keskitetysti kaikkia yritysdokumentteja, myös sähköposteja

Vaatimustenmukaisuus usein edellyttää, että sähköpostiviestit ja -liitteet varmuuskopioidaan, ja tarkastustilanteissa niiden on oltava noudettavissa. M-Files voidaan määrittää tallentamaan saapuvat ja lähtevät viestit automaattisesti dokumenttivarastoon. Kun sähköpostiviestit ja -liitteet on tallennettu varastoon, ne voidaan luokitella asianmukaisilla merkinnöillä, avainsanoilla ja metatiedoilla, kuten mikä tahansa dokumentti tai kohdetyyppi.

M-Filesin avulla voit keskittää ja suojata kaikentyyppiset tiedostot dokumenttivarastoon:

  • Microsoft Office -dokumentit
  • Sähköpostit ja niiden liitteet
  • Skannatut dokumentit
  • PDF-tiedostot mistä tahansa sovelluksesta
  • Tiedot ulkoisista tietokannoista
  • CAD-tiedostot
  • Kuvat ja grafiikat

Kenelle keskitetystä dokumenttien säilytyksestä on hyötyä?

  • Asianajo- ja tilitoimistot
  • Lääkäriasemat ja terveydenhuolto-organisaatiot
  • Arkkitehti- ja suunnittelutoimistot sekä rakennusalan ja tuotantoteollisuuden yritykset
  • Kaikki yritykset, joihin kohdistuu sähköiseen dokumenttien hallintaan, säilytykseen ja tarkastukseen liittyviä vaatimuksia

Oletko valmis aloittamaan?

Sovi esittelyaika

Sovimme ajan M-Files-esittelyyn silloin, kun sinulle parhaiten sopii.

Katso ohjattu esittely

Tutustu videokokoelmaan, josta näet, miten M-Files muuttaa yrityksesi tapaa hallita dokumentteja ja tietoa.

Kysy meiltä

Olemme aina valmiita auttamaan. Jos sinulla on kysyttävää M-Filesista tai jos tarvitset lisätietoja, ota yhteyttä.