s

Dokumenttienhallinta (DMS)

Dokumentit ovat organisaatiosi elinehto, ja nopea pääsy dokumenttien oikeaan versioon voi olla ratkaiseva tekijä menestyksen ja epäonnistumisen välillä. M-Filesin dokumenttienhallinnan ansiosta oikeilla henkilöillä on käytettävissään oikeat tiedostot välittömästi.

Edut

Suojaa dokumentit ja varmista niiden saatavuus

On tärkeää suojata dokumenttisi ja varmistaa samalla, että kaikilla yrityksesi työntekijöillä on käytössään tarvitsemansa sisältö. M-Filesissa käyttöoikeudet määritetään automaattisesti ja dynaamisesti. Automatisoi dokumenttien tietoturva ja saatavuus kaikille.

Löydä dokumentit hetkessä

Joskus vaikuttaa mahdottomalta löytää oikea dokumentti silloin, kun sitä tarvitset. Minne tiedosto tallennettiin? Kuka muokkasi sitä viimeksi?
Entä jos sillä ei olisi merkitystä? M-Files poistaa perinteisten kansioiden kaaoksen järjestämällä sisällön sen perusteella, mitä se on, jotta sinun ei tarvitse muistaa, minne dokumentti on tallennettu tai mikä versio on oikea.

Yksi versio jokaisesta dokumentista

Entä jos kaikki yrityksesi työntekijät löytäisivät aina tarvitsemansa, tarkat ja ajantasaiset dokumentit nopeasti? M-Filesissa on vain yksi versio jokaisesta dokumentista. Tarvittiin sitten mitä laatudokumenttia tahansa, se on aina ajan tasalla.

Jakaminen ja yhteistyö

Dokumenttien jakaminen M-Filesissa on yhtä helppoa kuin painikkeen napsautus. Piti sinun sitten lähettää dokumentti tai tehdä yhteistyötä kollegoiden kanssa, M-Files pitää kaiken sujuvana ja järjestyksessä.

Tallentaminen M-Filesiin

Katso videolta, miten voit tallentaa dokumentteja nopeasti ja helposti M-Filesiin. Näin voit varmistaa, että ne löytyvät vaivatta ja että niitä voivat käyttää myös muut organisaation jäsenet.

Daniel Maas, Omistaja - North Coast Refrigeration and Electric, Inc.

Daniel Maas

Omistaja | North Coast Refrigeration and Electric, Inc.

”Tallennamme kaikki dokumenttimme M-Filesiin. Tähän sisältyvät kirjanpitodokumenttimme, kuten myyntireskontrat, laskut ja maksettavat laskut, sekä työtietomme, kuten tilaukset, arviot ja sopimukset. Kaikki projektitiedot, jopa työkohteesta otetut kuvat, menevät M-Filesiin.”

Asianhallinta

Julkishallinnon organisaatioissa asian- ja asiakirjanhallinnan rooli on hyvin keskeinen. Yhteistyö lisääntyy ja vähentyvillä resursseilla pitää saada enemmän aikaiseksi. M-Files auttaa organisaatiotasi tuottamaan ja käsittelemään tietoja tehokkaammin, jotta organisaatiosi voi keskittyä asiakkaiden palvelemiseen.

Edut

Tiedonohjaus osaksi operatiivista toimintaa

Perinteisesti asian- ja asiakirjanhallinta ovat olleet erillään tiedonohjauksesta. Toisin sanoen: Tietoa on tuotettu ja käsitelty eri sovelluksissa. Tieto ei ole myöskään liikkunut eri organisaatioiden välillä. M-Filesin avulla tiedon koko elinkaari luontivaiheesta arkistointiin hoituu yhdellä järjestelmällä vaatimusten mukaisesti. Tämä helpottaa merkittävästi tiedon hakemista. Katso lisätietoja asianhallinnasta sekä tiedonohjauksesta (TOJ ja TOS) M-Filesin avulla.

Keskitetyllä ratkaisulla eroon tietosiiloista

 

Organisaatioissa on useita tietojärjestelmiä, jolloin tieto siiloutuu. Tietoa joudutaan siis hakemaan useasta paikasta, sama tieto tallennetaan moneen paikkaan ja tietojen välisiä suhteita ei voida mallintaa. M-Files integroituu saumattomasti lähes kaikkiin tietojärjestelmiin, jolloin käyttäjä pääsee nopeasti järjestelmän kautta tuotettuun ja arkistoituun asiakirja-aineistoon. Järjestelmä tarjoaa käyttäjälle luotettavat ja monipuoliset hakutoiminnot asiakirjojen löytämiseen sekä niiden sisällön että metatietojen perusteella. Katso lisätietoja asiakirjojen hallinnasta.

Luottamuksellinen tieto turvallisesti

 

Julkishallinnossa luottamuksellinen tieto ohjaa toimintaa. Keskittämällä tiedon M-Filesiin, voit helposti hallita tiedon näkyvyyttä ja saatavuutta. Salkun kadotessa tai tietokoneen hajotessa tieto on turvallisesti tallessa eikä päädy vääriin käsiin. M-Filesilla et voi tuhota tietoja vahingossa ja muutokset tallentuvat aina versiohistoriaan. Voit siis aina todentaa, kuka on tietoa muokannut ja milloin, sekä palata vanhaan versioon. M-Filesin tietojärjestelmä on SÄHKE2-sertifioitu, mikä tarkoittaa, että tuotteemme vastaa kaikkiin tiukkoihin vaatimuksiin myös luottamuksellisuuden osalta.

Prosessiohjauksella eroon manuaalisista työvaiheista

M-Files tarjoaa erityisesti etuja asianhallinnan ja operatiivisen toiminnan yhdistämisessä, jolloin prosessit ja niissä syntyvät asiakirjat käsitellään tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti niiden koko elinkaaren ajan. M-Files ohjaa asian käsittelyprosessia sisäänrakennettuja työnkulkuja käyttäen ja vähentää siten käyttäjän rutiinitehtäviä ja manuaalisia työvaiheita. M-Files tukee myös sähköistä allekirjoitusta.

Haku M-Filesissa

Tietojen hakeminen ja löytäminen on M-Filesissa helppoa ja salamannopeaa. Voit hakea dokumentin esimerkiksi nimen, asiakkaan, dokumenttityypin ja avainsanan mukaan. Löydät aina etsimäsi tiedoston ja tiedon, koska haku ulottuu sekä dokumenttien sisältöön että metatietoihin.

Henrik Lyder - Esimies, Bentley Instruments

Henrik Lyder

Esimies | Bentley Instruments

”Digitaalisen omaisuuden hallintajärjestelmän ansiosta työntekijämme pystyvät löytämään uusimmat dokumentit, ajantasaiset rakennusohjeet ja uusimmat käyttöohjeet välittömästi, joutumatta käymään läpi paperikirjastoa tai sekavaa PC-kansiojärjestelmää.”

Tiedonhallinta (EIM ja ECM)

On haastavaa taata työntekijöille nopea pääsy ajantasaiseen tietoon, joka on tallennettuna monissa sisäisissä liiketoimintasovelluksissa ja tietokannoissa. M-Filesin avulla organisaatiot ja yksittäiset käyttäjät voivat hyötyä tiedosta uudella tavalla: M-Files tarjoaa pääsyn oikeaan tietoon ajasta, paikasta ja laitteesta riippumatta, jolloin tieto on käytössäsi aina.

Edut

Tee parempaa yhteistyöstä

M-Filesilla tiedon jakaminen on helppoa. Lähetätpä sitten dokumentin jollekulle organisaatiosi ulkopuolella tai teet yhteistyötä kollegoiden kanssa, M-Files takaa sujuvan tiedon jakamisen ilman tiedon tuplaantumista.

Löydä oikeat tiedot välittömästi

Joskus vaikuttaa mahdottomalta löytää oikea tieto silloin, kun sitä tarvitset. Minne dokumentti tallennettiin? Kuka muokkasi sitä viimeksi?
Entä jos sillä ei olisi merkitystä? M-Files järjestää kaiken tiedon sen sisällön perusteella. Näin sinun ei tarvitse muistaa, minne mikäkin asia on tallennettu tai mikä versio on viimeisin ja oikea. M-Files löytää oikean tiedon puolestasi.

Suojaa luottamukselliset tiedot

On tärkeää pitää tieto turvassa ja varmistaa, että kaikilla yrityksen työntekijöillä on käytössään tarvitsemansa tiedot. M-Filesin avulla automatisoit tietoturvan ja tiedon saatavuuden kaikille.

Käytä helposti kaikkialta ja kaikilla laitteilla

Tarkastele dokumentteja ja hallitse prosesseja myös liikkeellä ollessasi M-Filesin mobiilisovelluksilla iPhonelle, iPadille, Androidille ja Windows Phonelle. Skannaa, käsittele, tarkastele ja hyväksy dokumentteja sijainnistasi tai mobiililaitteestasi riippumatta.

Video: Dynaamiset näkymät

M-Filesin dynaamiset näkymät ovat virtuaalisia kansioita, joiden avulla käyttäjät saavat tarvitsemansa tiedot esiin nopeasti. M-Filesissa kaikki tiedot järjestetään niiden sisällön, ei tallennussijainnin perusteella. Tiedämme, että eri ihmiset järjestävät sisältöä eri tavoin. Siksi voit järjestää ja katsella sisältöä M-Filesissa täsmälleen kuten itse haluat. Saat lisätietoja dynaamisista näkymistä alla olevasta videosta.

Rick Rambo, Tietokonetoimintojen päällikkö - Booth & Associates

Rick Rambo

Tietokonetoimintojen päällikkö | Booth & Associates

”Insinöörimme pitävät tiedostojen omistajuudesta eli siitä, että jos joku tekee muutoksia, tiedostoversioon merkitään hänen tietonsa. Jos jokin menee vikaan, virhe voidaan jäljittää. Monen mielestä tämä jäljitettävyys sekä versiohistoria – mahdollisuus pystyä palauttamaan aikaisemmat versiot – tuo turvallisuuden tuntua.”

Laatu ja vaatimustenmukaisuus

Tuotteiden on noudatettava tiukkoja laatu- ja vaatimustenmukaisuusvaatimuksia, ja vakioitujen toimintaohjeiden, puuteraporttien sekä korjaavien ja ennalta ehkäisevien toimien riittävä hallinta voi olla vaativaa ja kuluttaa paljon voimavaroja. M-Filesin avulla on helppo varmistaa, että laadunhallintajärjestelmät täyttävät sertifiointivaatimukset ja läpäisevät auditoinnit. Tässä auttavat dokumenttien- ja prosessinhallintaominaisuudet, jotka on suunniteltu tiukkoja laatu- ja yhdenmukaisuusvaatimuksia noudattaville organisaatioille.

Edut

Vähennä säädöksiin liittyviä riskejä

Säädösten noudattamatta jättäminen on kallista ja riskialtista. Me autamme sinua pysymään standardien tasalla, oli kyse sitten ISO 9001- tai FDA 21 CFR Part 11 -standardista. M-Files auttaa vähentämään säädöksistä poikkeamisen vaaraa organisoimalla, kirjaamalla ja automatisoimalla kaiken yrityksessäsi.

Meneillään olevien tehtävien jäljitettävyys ja läpinäkyvyys

Poikkeamat ja auditoinneissa tapahtuvat ikävät havainnot voivat olla erittäin kalliita ja riskialttiita, jos et tiedä, missä ongelmia on. M-Files auttaa sinua pitämään kirjaa määritetyistä toimenpiteistä auditoinnin, yksikön, työnkulun tilan tai minkä tahansa muun ominaisuuden perusteella. Toimenpiteiden reaaliaikaisten tilatietojen ja dokumenttien päivityksiä koskevien ilmoitusten ansiosta auditointeihin valmistautuminen kestää vähemmän aikaa, viestintä toimii paremmin, eivätkä korjaavat ja ennaltaehkäisevät toimenpiteet pääse unohtumaan.

Automatisoi laatuprosessit

Haluat pitää langat käsissäsi, ja se on hyvä juttu. Saat tarkat tiedot ja raportit järjestelmän toiminnasta, voit eskaloida meneillään olevia toimenpiteitä ja saat automaattisesti ilmoituksen, kun tilanteessa tapahtuu muutoksia. Pidät dokumentteihin liittyvät tehtävät hallinnassa ja käynnistät tarvittavat toimet havaittujen riskien toteutumisen estämiseksi. Kaikki toiminnot tallentuvat jäljitysketjuun. M-Files pystyy lisäksi automatisoimaan laatuun liittyvät työnkulut, kuten muutosten hallinnan, korjaavat ja ennaltaehkäisevät toimenpiteet ja koulutukseen liittyvät tehtävät. Voit siis määritysten avulla varmistaa toimintatapojen yhdenmukaisuuden, ja M-Files huolehtii, että kaikki noudattavat määrittämiäsi käytäntöjä.

Ota käyttöön ajantasaiset käytännöt ja toimenpiteet

Mitä jos kaikki organisaation jäsenet löytäisivät oikeat tiedot nopeasti? M-Filesissa on vain yksi versio jokaisesta dokumentista. Tarvittiin sitten minkä tyyppistä laatu- tai vaatimustenmukaisuusdokumenttia tahansa, se on aina ajan tasalla.

Merkinnät ja alleviivaukset

Katso videolta, miten kuka tahansa M-Filesin käyttäjä voi merkintöjen ja alleviivausten avulla kommentoida dokumenttia alkuperäistä tiedostoa muokkaamatta. Katso kaikki merkinnät ja kommentit kerralla tai tarkastele kutakin palautetta yksitellen. Käytä M-Filesin merkintä- ja alleviivaustoimintoja PDF-tiedostoissa, Word-dokumenteissa, Excel-laskentataulukoissa, PowerPoint-esityksissä ja Visio-piirroksissa.

Tyler Lassen

IT-spesialisti | Idaho Milk Products

”Yrityksellemme tehdään auditointia ympäri vuoden, mukaan lukien asiakkaiden laadunvarmistustarkastukset ja omat neljännesvuosittaiset auditointimme, ja M-Filesin ansiosta auditointien hallintaan kuluu paljon vähemmän aikaa kuin aikaisemmin.”

Sopimuksen elinkaaren hallinta (CLM)

Sopimusten manuaalinen hallitseminen vaatii aikaa ja resursseja. M-Files virtaviivaistaa sisällönhallintaprosessit, joilla voit pitää sopimuksesi järjestyksessä ja varmistaa, että oikeilla henkilöillä on aina nopea pääsy minkä tahansa sopimuksen oikeaan versioon mistä tahansa paikasta tai mistä tahansa laitteesta.

Edut

Tarkista ja hyväksy sopimukset nopeammin

Sopimustyönkulkujen hallinta ja seuranta on aikaa vievää työtä. M-Files automatisoi prosessit, kuten sopimusten elinkaaren hallinnan (CLM), ja aikaasi jää muihin tehtäviin. Koska M-Files tietää, kuka on vastuussa jokaisesta tehtävästä matkan varrella, ilmoitukset lähetetään automaattisesti.

Korvaa paperipohjaiset prosessit

M-Files korvaa tehottomat, virheille alttiit paperipohjaiset prosessit, joita monet yritykset yhä käyttävät. M-Files tarjoaa ainutlaatuisen lähestymistavan sopimusten ja sopimuksiin liittyvien tietojen tallentamiseen ja dynaamiseen järjestämiseen eri ominaisuuksien perusteella, esimerkiksi osapuolten, sopimustyypin, elinkaaren vaiheen, omistajan ja voimaantulopäivän perusteella.

Suojaa arkaluonteiset tiedot

M-Filesillä arkaluonteisten tietojen suojaaminen on helppoa samalla, kun tiedot voi sallia tietyille organisaation jäsenille. M-Files hallitsee käyttöoikeuksia automaattisesti ja dynaamisesti, varmistaa tietoturvan ja ylläpitää saatavuutta kaikille.

Käsittele kaikkea tietoa mistä tahansa laitteesta

Tarkastele sopimuksia ja hallitse prosesseja myös liikkeellä ollessasi M-Filesin mobiilisovelluksilla iPhonelle, iPadille, Androidille ja Windows Phonelle. Käsittele, tarkastele ja hyväksy sopimuksia sijainnistasi tai mobiililaitteestasi riippumatta.

Automatisoi liiketoimintaprosesseja ja lisää tuottavuutta

Käytä M-Filesin automatisoituja työnkulkuja, kun haluat suoraviivaistaa yleisiä liiketoimintaprosesseja (sopimusten hyväksynnät, hallittu sisältö, laskutus jne.), säilyttää organisaation tuottavuuden ja varmistaa vaatimustenmukaisuuden. Katso videolta, kuinka M-Files valvoo automaattisesti jokaista työnkulun vaihetta ja lähettää ilmoituksen, kun jokin vaatii huomiotasi. Se on helppoa ja nopeaa, ja kaikki toimii suoraan M-Filesin sisällä.

 

Laskujen käsittely

Laskujen maksu ajallaan auttaa pitämään yllä hyvät suhteet toimittajiin ja myyjiin. M-Filesin avulla voit automatisoida laskujen tarkastuksen ja hyväksynnän sekä muut yrityksen rahoitusprosessit ja seurata niitä.

Edut

Automatisoi työnkulut

Päivittäisten prosessien käsittely manuaalisesti ei ole kovin tehokasta ajankäyttöä. M-Files automatisoi toimintaan liittyvät työnkulut, kuten laskujen hyväksynnät. Voit siis varmistaa yhdenmukaisuuden, ja M-Files huolehtii liiketoimintaprosessin jokaisen vaiheen seuraamisesta.

Suojaa arkaluonteiset tiedot

M-Filesilla arkaluonteisten tietojen suojaaminen on helppoa samalla, kun tiedot voi sallia tietyille organisaation jäsenille. M-Files hallitsee käyttöoikeuksia automaattisesti ja dynaamisesti, varmistaa tietoturvan ja ylläpitää saatavuutta kaikille.

Käsittele kaikkea tietoa mistä tahansa laitteesta

Tarkastele laskuja ja hallitse prosesseja myös liikkeellä ollessasi M-Filesin mobiilisovelluksilla iPhonelle, iPadille, Androidille ja Windows Phonelle. Käsittele, tarkastele ja hyväksy laskuja sijainnistasi tai mobiililaitteestasi riippumatta.

M-Files tekee hyvin yhteistyötä

Kommunikointi on tärkeää missä tahansa vuorovaikutussuhteessa, eikä liiketoimintaohjelmistosi ole poikkeus. M-Files viestii muiden järjestelmiesi kanssa, jotta löydät tarvitsemasi riippumatta siitä, missä olet. M-Files integroituu saumattomasti CRM-, ERP- ja muihin liiketoimintajärjestelmiin, jotta kaikki tarvitsemasi tiedot ovat samassa paikassa.

Käytä tärkeitä tietoja kaikkialla.

Mobiilikäytön avulla M-Filesin varastoa (myös dokumentteja ja työnkulkuja) voi käyttää mistä tahansa ja muuallakin kuin toimistossa. M-Filesin mobiilisovellukset ovat ladattavissa iTunes App Store (iOS)-, Google Play (Android)- ja Windows Store -kaupoista.

Jeff Miller

Controller | AmeriTex Machine and Fab

”M-Files tarjoaa erinomaiset haku- ja työnkulkuominaisuudet sekä mahdollisuuden luoda suhteita laskujen ja ostotilausten välille, joten meistä M-Files oli ihanteellinen järjestelmä tuomaan parempaa tarkkuutta ja ajantasaisuutta laskutuskäytäntöihimme.”

projektinhallinta

Projektien resurssien ja prosessien suunnittelu, organisointi ja hallinta voi olla raskasta ja uuvuttavaa. M-Filesilla on helppo määrittää yksinkertaiset säännöt sisällön näkyvyyteen, tehtävien eräpäiviin ja omistajuuteen – minkä vuoksi projektinhallinta on yksi merkittävimmistä M-Filesin käyttötarkoituksista.

Edut

Kaikki samassa paikassa

Joskus vaikuttaa mahdottomalta löytää oikea projektidokumentti silloin, kun sitä tarvitset. Minne se sopimus tallennettiin? Kuka muokkasi sitä viimeksi?
Entä jos sillä ei olisi merkitystä? M-Files poistaa perinteisten kansioiden kaaoksen järjestämällä sisällön sen perusteella, mitä se on, jotta sinun ei tarvitse muistaa, minne mikäkin asia on tallennettu tai mikä versio on oikea.

Tiimin hallinta

On vaativaa pysyä perillä kaikesta koko projektin elinkaaren ajan. M-Files antaa nopean pääsyn tietoihin, joita tarvitset projektitiimisi hallitsemiseen.

Tehtävänhallinta

Päivittäisten projektitehtävien käsittely manuaalisesti ei ole kovin tehokasta ajankäyttöä. M-Files automatisoi projektitehtävät, kuten tiiminjäsenille ilmoittamisen tulevista määräajoista ja toimitettavista töistä, tarkastus- ja hyväksyntäprosessit ja julkaisun. Voit siis varmistaa yhdenmukaisuuden, ja M-Files huolehtii liiketoimintaprosessin jokaisen vaiheen seuraamisesta.

Toimittajien hallinta

Projektin toimittajasuhteiden hallinta edellyttää strategista suunnittelua ja kykyä valvoa ja seurata kaikkia projektiisi tuotteita ja palveluja toimittaviin yrityksiin liittyviä tapahtumia. M-Files auttaa luomaan läheisempiä, vuorovaikutteisempia suhteita tärkeisiin toimittajiin hallitsemalla kaikkia tietojasi ja tarjoamalla nopean pääsyn niihin mistä tahansa, jopa suoraan ERP- tai CRM-järjestelmästäsi.

Brett Bonenberger, CIO - BSA LifeStructures

Brett Bonenberger

CIO | BSA LifeStructures

”M-Filesin kanssa ei ole tarvinnut temppuilla. Ohjelmointimuutoksia ei ollut, eikä mukautettuja sovelluksia tarvinnut luoda. Kun henkilöstömme näki dokumenttinsa M-Filesissa, kaikki loksahti kohdalleen. Ihmiset luovat omia näkymiään ja löytävät tiedostonsa nopeammin kuin jokaiselle projektille asettamallamme oletusnäkymällä.”

Henkilöstö

Oli kyse sitten rekrytoinnista, koulutuksesta, suoritusten arvioinnista, palkkauksesta tai työsuhde-eduista, työntekijöiden tehokas hallinta mahdollistaa lahjakkaiden työntekijöiden pitämisen yrityksessä ja toiminnallisen tiedon maksimoinnin. M-Files hallitsee ja seuraa kaikkia työntekijöihin ja henkilöstöhallintoon liittyviä tietoja ja tehtäviä niin, että liiketoimintasi voi jatkua sujuvasti.

Edut

Oppiminen ja kehitys

On tärkeää, että jokainen organisaatiosi jäsen on ajan tasalla henkilöstökäytännöistä. M-Files mahdollistaa koulutustehtävien saumattoman luonnin, suorittamisen ja seurannan. Olipa kyse perehdytyksestä tai uusien taitojen kehittämisestä, yrityksen menestyksen kannalta on erittäin tärkeää varmistaa, että työntekijöillä on oikea koulutus ja oikeat valmiudet.

Kaikki samassa paikassa

Joskus vaikuttaa mahdottomalta löytää oikea henkilöstödokumentti silloin, kun sitä tarvitset. Minne vuotuinen henkilöstön arviointidokumentti tallennettiinkaan? Kuka muokkasi sitä viimeksi?
Entä jos sillä ei olisi merkitystä? M-Files poistaa perinteisten kansioiden kaaoksen järjestämällä sisällön sen perusteella, mitä se on, jotta sinun ei tarvitse muistaa, minne mikäkin asia on tallennettu tai mikä versio on oikea.

Suojaa arkaluonteiset tiedot

M-Filesilla arkaluonteisten henkilöstötietojen suojaaminen on helppoa samalla, kun tiedot voi sallia tietyille henkilöille organisaatiossa. M-Files hallitsee käyttöoikeuksia automaattisesti ja dynaamisesti, varmistaa tietoturvan ja ylläpitää saatavuutta kaikille.

Automatisoi työnkulut

Päivittäisten prosessien käsittely manuaalisesti ei ole kovin tehokasta ajankäyttöä. M-Files automatisoi toiminnan työnkulut, kuten hakemusten ja ansioluetteloiden tallentamisen ja jakelun, uusien työntekijöiden palkkaamisen ja työarviointien suorittamisen. Voit siis varmistaa yhdenmukaisuuden, ja M-Files huolehtii liiketoimintaprosessin jokaisen vaiheen seuraamisesta.

Video: Automaattiset suojausasetukset

Useimmissa järjestelmissä olevat rajoitukset tekevät monimutkaisten käyttöoikeuskäytäntöjen hallinnasta hankalaa. M-Files tarjoaa rajoittamattoman pääsyn mihin tahansa sisältöön samalla, kun se pitää asiat yksinkertaisina. Tämä johtuu siitä, että oikeuksia voidaan myöntää tiedostojen sisällön perusteella tallennussijainnin sijaan. Palauta langat työstä vastaavan johtajan käsiin M-Filesin automaattisilla suojausasetuksilla ja vapauta samalla IT-resursseja.

Mike Hardy

Kirjanpitopäällikkö | Orion Associates

”M-Filesin tehtävänanto-ominaisuuksien ja automaattisten ilmoitusten ansiosta olemme pystyneet keventämään HENKILÖSTÖHALLINNON JA ETUJENHALLINNAN prosesseja. Työntekijät ovat esimerkiksi oikeutettuja tiettyihin etuihin oltuaan meillä tietyn aikaa töissä. Siksi olemme ottaneet M-Filesissa käyttöön automaattiset ilmoitukset, joiden avulla henkilöstöhallinto pystyy varmistamaan, että uusi työntekijä saa edut oikeaan aikaan.”

Tallenteiden hallinta

Yrityksen tallenteiden hallinnointi niiden koko elinkaaren ajan on erittäin tärkeää, jotta voidaan varmistaa, että niiden käsittelyssä noudatetaan lakia ja muita velvoitteita. M-Filesissa tiedon hallitseminen on helppoa – voit hallita tallenteita vaivattomasti niiden luontihetkestä lopulliseen arkistointiin ja poistamiseen. 

Edut

Elinkaaren hallinta

M-Filesin avulla varmistat helposti, että tallenteille määritetyt säilytysajat ja menetelmät noudattavat hallintokäytäntöjä tallenteiden koko elinkaaren ajan – tallenteiden luonnista käyttöön, ylläpitoon, lopulliseen arkistointiin ja poistoon.

Löydä tarvitsemasi hetkessä

Joskus tuntuu mahdottomalta löytää oikea tallenne silloin, kun sitä tarvitaan. Minne tiedosto tallennettiin? Kuka muokkasi sitä viimeksi?
Entäpä jos sillä ei olisi merkitystä? M-Files poistaa perinteisen kansiokaaoksen järjestämällä tiedostot sisällön perusteella, jotta sinun ei tarvitse muistaa, minne mitäkin on tallennettu tai mikä versio on oikea.

Käytä kaikkea kaikilla laitteilla

Voit tarkastella mitä tahansa sähköistä tallennetta syntymätodistuksista ja veroilmoituksista yritysdokumentteihin ja koulutustiedostoihin helposti ja hallita tallenteeseen liittyviä prosesseja myös toimiston ulkopuolella M-Filesin mobiilisovelluksilla iPhonelle, iPadille, Androidille ja Windows Phonelle. Käsittele, tarkastele ja kuittaa tallenteita missä tahansa ja millä tahansa mobiililaitteella.

Suojaa arkaluonteiset tiedot

M-Files suojaa luottamukselliset potilastiedot asiattomalta käytöltä samalla helpottaen niiden saatavuutta määritetyille organisaation jäsenille. M-Files hallitsee käyttöoikeudet automaattisesti ja dynaamisesti, varmistaa että tiedot pysyvät turvassa, ja tarvittaessa jopa automaattisesti muuntaa dokumentit suojatuiksi tallenteiksi.

Stephen Smith, Ympäristölääketieteen harjoittaja - Northwest Healthcare & Wellness Center

Stephen Smith

Ympäristölääketieteen harjoittaja | Northwest Healthcare & Wellness Center

”M-Files tekee toimistoni paljon tehokkaammaksi. Kaikki tietueet ja paperini ovat ulottuvillani, ja voin tulostaa ne potilaskäynnin aikana.”

Koulutus

Henkilökunnan koulutustarpeiden, sisäisten ja ulkoisten sertifiointien ja muiden koulutusasioiden hallinta manuaalisesti vie paljon aikaa. M-Files automatisoi koulutukseen liittyvät toiminnot ja työnkulut ja helpottaa kurssivalikoiman ja materiaalien valmistelua, koulutuksen seurantaa ja kursseihin liittyvää raportointia.

Edut

Oppiminen ja vaatimustenmukaisuuden todentaminen

On tärkeää, että jokainen organisaation jäsen on ajan tasalla prosessien, menetelmien ja käytäntöjen suhteen. M-Files mahdollistaa koulutustehtävien saumattoman luonnin, suorittamisen ja seurannan. Olipa kyse perehdytyksestä tai uusien taitojen kehittämisestä, yrityksen menestyksen kannalta on erittäin tärkeää varmistaa, että työntekijöillä on oikea koulutus ja oikeat valmiudet.

Automatisoi koulutusprosessit

Päivittäisten prosessien käsittely manuaalisesti ei ole kovin tehokasta ajankäyttöä. M-Files automatisoi koulutukseen liittyvät työnkulut, kuten sen varmistamisen, että työntekijät ovat tutustuneet vakioituihin toimintaohjeisiin (SOP) ja että tuotantohenkilöstö on lukenut päivitetyt prosessiohjeet.

Ota käyttöön ajantasaiset käytännöt ja toimenpiteet

Mitä jos kaikki organisaation jäsenet löytäisivät oikeat tiedot nopeasti? M-Filesissa on vain yksi versio jokaisesta dokumentista. Tarvittiin sitten minkä tyyppistä laatu- tai vaatimustenmukaisuusdokumenttia tahansa, se on aina ajan tasalla.

Varmista korkea käyttöaste

Yksi suurimmista järjestelmän käyttöönoton haasteista on saada kaikki käyttämään uutta järjestelmää. M-Filesin käyttöönotto ei ole ongelma, koska järjestelmä mukautuu aikaisempiin työtapoihin. Voit hallita koulutusdokumentteja, tietoja ja prosesseja ilman käyttöohjeen selailua. M-Files on intuitiivinen, integroituu saumattomasti useisiin liiketoimintasovelluksiin ‒ ja yksinkertaisesti vain toimii.

Vakioidut toimintaohjeet (SOP)

Vakioidut toimintaohjeet (SOP) antavat työntekijöillesi yhteisen viitekehyksen liiketoimintakäytäntöihin, toimintoihin ja tehtäviin. M-Filesilla voit taata työntekijöillesi pääsyn toimintaohjeiden uusimpiin versioihin ja varmistat, että oikeat henkilöt ovat lukeneet ohjeet.

Edut

Oppiminen ja kehitys

On tärkeää, että jokainen organisaation jäsen on ajan tasalla standardien, käytäntöjen ja menetelmien suhteen. M-Files mahdollistaa vakioitujen toimintaohjeiden saumattoman luomisen, suorittamisen ja seurannan.

Löydä tarvitsemasi hetkessä

Joskus tuntuu mahdottomalta löytää oikea vakioitu toimintaohje silloin, kun sitä tarvitaan. Minne tiedosto tallennettiin?
Entäpä jos sillä ei olisi merkitystä? M-Files poistaa perinteisten kansioiden kaaoksen järjestämällä tiedostot sisällön perusteella, jotta sinun ei tarvitse muistaa, minne mitäkin on tallennettu tai mikä versio on oikea.

Automatisoi prosessit

Päivittäisten prosessien käsittely manuaalisesti ei ole kovin tehokasta ajankäyttöä. M-Files automatisoi toimintaan liittyvät työnkulut, kuten dokumenttien hallinnan ja hyväksynnät. Voit määritysten avulla varmistaa toimintatapojen yhdenmukaisuuden, ja M-Files huolehtii, että kaikki noudattavat käytäntöjä.

Käytä kaikkea kaikilla laitteilla

M-Filesin mobiilisovelluksella voit tarkastella ja hallita prosesseja myös ollessasi poissa toimistosta. Sovellus on saatavana iPhonelle, iPadille, Androidille ja Windows Phone -laitteisiin. Voit käyttää, tarkastella ja hyväksyä toimintaohjeita mobiililaitteella mistä tahansa.

Esittelyssä M-Files Mobile ja sähköinen allekirjoitus

Tiukasti säädellyillä toimialoilla toimivat yritykset voivat M-Files Mobilen avulla varmistaa standardien noudattamisen myös toimiston ulkopuolella. M-Filesiin integroidun eSignature-ominaisuuden ansiosta yritykset voivat hyväksyä ja valvoa Yhdysvaltain elintarvike- ja lääkeviraston FDA:n CFR-säädöksen 21 osan 11 ja EU:n hyvien tuotantotapojen (GMP) liitteen 11 kaltaisiin standardeihin liittyviä prosesseja myös mobiililaitteesta.

Korjaavat ja ennalta ehkäisevät toimet (CAPA)

Valmistusvirheiden ja poikkeamien korjaaminen tarvittavilla korjaus- ja ehkäisytoimenpiteillä on välttämätöntä korkean laadun ja vaatimustenmukaisuuden varmistamisessa. M-Files helpottaa kaikkien laadunvalvontaan liittyvien asiakirjojen ja prosessien järjestämistä ja hallintaa.

Edut

Automatisoi prosessit

Päivittäisten prosessien käsittely manuaalisesti ei ole kovin tehokasta ajankäyttöä. M-Files automatisoi työnkulut esimerkiksi varmistamalla, että kaikki korjaavaan ja ennalta ehkäisevään toimenpiteeseen liittyvät toimet on suoritettu. Voit siis varmistaa yhdenmukaisuuden tarkistamalla, että liiketoimintaprosessin jokaista vaihetta noudatetaan.

Parempi näkyvyys

On tärkeää, että organisaation laadunvalvonnasta vastaavat henkilöt pystyvät seuraamaan kaikkia korjaaviin ja ennaltaehkäiseviin toimenpiteisiin liittyviä toimintoja. M-Filesissa on kaikki toiminnot ja dokumentit kattava 360 asteen näkymä, jonka ansiosta kaikki tarvittavat tiedot ovat aina nopeasti saatavilla.

M-Files pelaa hyvin yhteen

Viestintä on avaintekijä kaikissa suhteissa, eivätkä liiketoimintaohjelmistot ole tästä poikkeus. M-Files keskustelee muiden järjestelmien kanssa, jotta löydät tarvitsemasi tiedot joka paikassa. M-Files integroituu saumattomasti käytössä oleviin CRM-, ERP- ja muihin liiketoimintajärjestelmiin, jotta kaikki tarvitsemasi tiedot ovat aina yhdessä paikassa.

Käytä kaikkea kaikilla laitteilla

M-Filesin mobiilisovelluksella voit tarkastella ja hallita prosesseja myös ollessasi poissa toimistosta. Sovellus on saatavana iPhonelle, iPadille, Androidille ja Windows Phone -laitteisiin. Voit osallistua korjaavalle ja ehkäisevälle toimenpiteelle määritettyyn työnkulkuun mobiililaitteella mistä tahansa.

Kirjanpidon hallinta

Liiketoimintasi päivittäiset toimet perustuvat pitkälti kirjanpitodokumenttien, kuten laskujen, kuittien, ostotilausten, talousraporttien ja verodokumenttien, tehokkaaseen hallintaan ja käsittelyyn. M-Filesin avulla saat kirjanpitodokumentit hallintaasi, jolloin voit lisätä suorituskykyä ja kilpailukykyä samalla, kun parannat toiminnan tehoa ja vältät riskejä.

Edut

Löydä tarvitsemasi hetkessä

Joskus vaikuttaa mahdottomalta löytää oikea kirjanpitodokumentti silloin, kun sitä tarvitset. Minne tiedosto tallennettiin? Kuka muokkasi sitä viimeksi?
Entä jos sillä ei olisi merkitystä? M-Files poistaa perinteisten kansioiden kaaoksen järjestämällä sisällön sen perusteella, mitä se on, jotta sinun ei tarvitse muistaa, minne mikäkin asia on tallennettu tai mikä versio on oikea.

Suojaa arkaluonteiset tiedot

M-Filesilla arkaluonteisten tietojen suojaaminen on helppoa samalla, kun tiedot voi sallia tietyille organisaation jäsenille. M-Files hallitsee käyttöoikeuksia automaattisesti ja dynaamisesti, varmistaa tietoturvan ja ylläpitää saatavuutta kaikille.

Automatisoi kirjanpitoprosessit

Päivittäisten prosessien käsittely manuaalisesti ei ole kovin tehokasta ajankäyttöä. M-Files automatisoi kirjanpitoon liittyvät työnkulut, kuten ostotilauksen välittämisen hyväksyttäväksi, laskun käsittelyn ja tarkastuksen ja vero- tai muiden lakisääteisten tietojen tarkastuksen ja lähettämisen. Voit siis varmistaa yhdenmukaisuuden, ja M-Files huolehtii liiketoimintaprosessin jokaisen vaiheen seuraamisesta.

Kuluraportointi mistä tahansa laitteesta

Tarkastele kuluraportointiprosesseja myös liikkeellä ollessasi M-Filesin mobiilisovelluksilla iPhonelle, iPadille, Androidille ja Windows Phonelle. Skannaa, tallenna ja lähetä kuitit hyväksyttäväksi siitä riippumatta, missä olet tai mitä mobiililaitetta käytät.

Mobiiliskannaus

Katso videolta, miten voit skannata dokumentit (kuten kulukuitit) M-Filesin mobiilisovelluksella suoraan M-Filesiin.

Daniel Maas, Omistaja - North Coast Refrigeration and Electric, Inc.

Daniel Maas

Omistaja | North Coast Refrigeration and Electric, Inc.

”Tallennamme kaikki dokumenttimme M-Filesiin. Tähän sisältyvät kirjanpitodokumenttimme, kuten myyntireskontrat, laskut ja maksettavat laskut, sekä työtietomme, kuten tilaukset, arviot ja sopimukset. Kaikki projektitiedot, jopa työkohteesta otetut kuvat, menevät M-Filesiin.”

Myynnin ja markkinoinnin automatisointi

Tarvitset liiketoiminnassasi CRM-ohjelmistoa pystyäksesi pitämään yhteyttä asiakkaisiin, potentiaalisiin asiakkaisiin ja muihin kontakteihin. M-Files voidaan integroida nykyiseen CRM-järjestelmääsi, jolloin se toimii saumattomasti yhdessä tärkeimmän myyntiautomaatioalustasi ja olennaisen sisällön kanssa, jota myyntitiimisi tarvitsee tuottojen kasvattamiseksi. M-Filesilla asiakkaisiin liittyvät dokumentit, kuten ehdotukset, esittelyt, sopimukset, ostotilaukset, laskut, tarjoukset ja sähköpostit, voidaan paikantaa ja niitä voidaan käsitellä nopeasti – suoraan haluamastasi CRM-järjestelmästä.

Edut

Varmista käyttäjien omaksuminen

Suurin uuden järjestelmän käyttöönoton haaste on saada kaikki käyttämään sitä. M-Filesin käyttöönotto ei ole ongelma, koska järjestelmä mukautuu aikaisempiin työtapoihin. Organisoi ja hallitse tärkeitä myynti- ja markkinointidokumentteja ja niihin liittyviä prosesseja, jotta voit varmistaa, että myyntitiimisi on tilanteen tasalla ilman käyttöoppaan selailua. Järjestelmä on intuitiivinen ja siihen pääsee käsiksi kaikista käyttämistäsi ohjelmista – se vain toimii.

Kaikki samassa paikassa

Joskus vaikuttaa mahdottomalta löytää oikea dokumentti silloin, kun sitä tarvitset. Minne se asiakasehdotus tallennettiinkaan? Kuka muokkasi sitä viimeksi?
Entä jos sillä ei olisi merkitystä? M-Files poistaa perinteisten kansioiden kaaoksen järjestämällä sisällön sen perusteella, mitä se on, jotta sinun ei tarvitse muistaa, minne mikäkin asia on tallennettu tai mikä versio on oikea.

M-Files tekee hyvin yhteistyötä

Kommunikointi on tärkeää missä tahansa vuorovaikutussuhteessa, eikä liiketoimintaohjelmistosi ole poikkeus. M-Files viestii muiden järjestelmiesi kanssa, jotta löydät tarvitsemasi riippumatta siitä, missä olet. M-Files integroituu saumattomasti CRM-, ERP- ja muihin liiketoimintajärjestelmiin, jotta kaikki tarvitsemasi tiedot ovat samassa paikassa.

Jakaminen ja yhteistyö

Dokumenttien jakaminen M-Filesissa on yhtä helppoa kuin painikkeen napsautus. Piti sinun sitten lähettää dokumentti asiakkaallesi tai tehdä yhteistyötä kollegoiden kanssa, M-Files pitää kaiken sujuvana ja järjestyksessä.

Paul Ellison, Vice President, Information Management - Fläkt Woods

Paul Ellison

Vice President, Information Management | Fläkt Woods

”M-Filesin ansiosta näemme heti, missä vaiheessa työnkulku on, saamme selkeän käsityksen suunnitelmissa tapahtuneista muutoksista ja pystymme tarkastelemaan kaikkea asiakkaiden ja tavarantoimittajien kanssa tapahtunutta yhteydenpitoa.”

Puuttuuko oma käyttötarkoituksesi luettelosta?

Kerro meille, mitä teet, ja me näytämme, miten M-Files helpottaa työtäsi.
* pakollinen kenttä