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ALLES AN EINEM ORT

Manchmal ist das Auffinden des richtigen Dokuments gerade dann, wenn man es dringend benötigt, ein Ding der Unmöglichkeit. Wo wurde die Datei gespeichert? Wer hat sie zuletzt bearbeitet?
Was wäre, wenn dies keine Rolle spielen würde? M-Files organisiert alles an einem zentralen Ort, basierend auf dem Inhalt der Dateien, sodass Sie nie mehr darüber nachdenken müssen, wo die Datei gespeichert wurde und welches die aktuelle Version ist.

Vorteile

Alles schnell finden

Suchen Sie Dateien und greifen Sie auf Dokumente zu, wie es Ihnen beliebt: Sie können dabei nach Kunden, Projekttyp, Datum, Status oder anderen Kriterien suchen. Die Lösung ist dynamisch, sodass Sie die Information so organisieren und anzeigen können, wie Sie es wünschen. Statische Ordner-Strukturen gehören der Vergangenheit an.

Einfach speichern

Das Hinzufügen von Dateien und Dokumenten in den Datentresor ist ein Kinderspiel. Das Dokument einfach speichern und M-Files mitteilen, um welche Art Inhalte es sich handelt.

Immer auf dem aktuellen Stand

In M-Files ist jeweils nur eine Version von jedem Dokument vorhanden. Egal um welches Dokument es sich handelt, es ist stets aktuell.

Keine Duplikate mehr

In M-Files kann dasselbe Dokument auf unterschiedliche Arten gefunden werden. Ein mit einem Kunden oder Projekt verknüpftes Dokument wird beispielsweise unter dem Kunden- oder Projektnamen oder beiden angezeigt.

Speichern in M-Files

Sehen Sie sich dieses Video an, um zu erfahren, wie Sie Dokumente schnell und einfach in M-Files abspeichern und gleichzeitig sicherstellen können, dass die Dateien unternehmensweit leicht auffindbar und zugänglich sind.

NUR EINE EINZIGE VERSION

Sie möchten sicherstellen, dass niemand ein Dokument ändert, während Sie es bearbeiten? Checken Sie das Dokument einfach in M-Files aus, um es so gegen Änderungen zu schützen, während Sie es bearbeiten. Wenn Sie fertig sind, checken Sie das Dokument wieder ein und alle können die Änderungen einsehen oder zu einem späteren Zeitpunkt weitere Änderungen vornehmen.

Vorteile

Datei auschecken

Die Funktionen Check-in/Check-out sind dazu da, nachzuverfolgen, wann und von wem eine Datei bearbeitet wird.

Alte Versionen aufbewahren

Die Aufbewahrung von alten Versionen und die Möglichkeit, vorherige Versionen wiederherzustellen ist eine in M-Files integrierte Funktion.

Alles nachverfolgen

Sie können ein Änderungsprotokoll von jeder Dateiversion einsehen, das anzeigt, welcher Benutzer die Änderungen vorgenommen hat und wann sie durchgeführt wurden. Darüber hinaus sind dem Protokoll weitere Information über den Lebenszyklus des Dokuments zu entnehmen.

Gleichzeitig bearbeiten

Mehrere Personen können ein Dokument gleichzeitig bearbeiten - sogar dann, wenn keine Internetverbindung oder Netzwerkanbindung vorhanden ist.

Freigegebene Dokumente problemlos bearbeiten

M-Files vereinfacht die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten. Checken Sie das gewünschte Dokument aus M-Files aus, um zu vermeiden, dass ein anderer Mitarbeiter es bearbeitet. Wenn Sie mit der Bearbeitung des Dokuments fertig sind, checken Sie dieses wieder ein, damit die anderen Mitarbeiter sehen können, welche Änderungen Sie vorgenommen haben. Durch Rechtsklick kann der Änderungsverlauf eines Dokuments angezeigt werden.

DEN RICHTIGEN INHALT SOFORT FINDEN

Dank M-Files ist das Suchen und Finden von Information ein Kinderspiel und erfolgt in Sekundenschnelle. Sie können dabei nach Dokumentname, Kunde, Dokumenttyp, Schlagwort und anderen Kriterien suchen. M-Files durchsucht sogar die Dokumente selbst, um sicher zu gehen, dass Sie immer schnell das finden, wonach Sie suchen. Dank einem effizienten lokalen Cache-Speichersystem öffnen sich die Dokumente dabei schnell, selbst dann, wenn die Netzwerk-Verbindung langsam oder instabil ist.

Vorteile

Suchen mit beliebigen Suchbegriffen

Auf der Suche nach einer kürzlich ausgestellten Rechnung oder nach einem Angebot? Geben Sie einfach damit im Zusammenhang stehende Information ein und drücken Sie auf ENTER.

Dokumentinhalte durchsuchen

M-Files bietet erweiterte Suchfunktionen, damit Sie auch in Dokumentinhalten und nicht nur die Titel und Metadaten durchsuchen können.

Relevante Resultate werden dabei zuerst eingeblendet

M-Files ordnet die Suchresultate automatisch in einer Reihenfolge, in der die relevantesten Dokumente und Informationen zuerst gelistet werden.

Keine Duplikate

Es ist immer nur eine Version eines Dokuments in M-Files vorhanden, sodass Sie nie mehr mit verwirrenden Duplikaten konfrontiert werden.

Suchen in M-Files

Dank M-Files ist das Suchen und Finden von Informationen ein Kinderspiel und erfolgt in Sekundenschnelle. Sie können dabei nach Dokumentname, Kunde, Dokumenttyp, Schlagwort und anderen Kriterien suchen. Sie finden stets die Dateien und Informationen, die Sie benötigen, da der gesamte Inhalt der Dokumente durchsucht wird.

DYNAMISCHE ANSICHTEN

Die Dynamischen Ansichten sind virtuelle Ordner, die Information automatisch organisieren. Alles ist in M-Files so organisiert, dass der Schwerpunkt darauf liegt, WAS gespeichert wurde, nicht WO es gespeichert wurde, sodass Sie in der Lage sind, Dokumente und andere Elemente genau so anzuzeigen und zu verwalten, wie Sie es möchten.

Vorteile

Sehen Sie alles genau so, wie Sie es wünschen

Niemand kann Ihre Sachen besser organisieren als Sie selbst. Standardmäßige Systeme zwingen Sie dazu, sich auf eine vordefinierte Struktur zu beschränken, die sich vielleicht gar nicht für Sie eignet. M-Files erlaubt es Ihnen, sämtliche Dokumente und Information so zu betrachten, wie es für Sie am besten und effizientesten ist.

Sehen Sie, wie alles miteinander verbunden ist

Jedes Daten-Bit in M-Files ist verknüpft. Sie möchten andere Rechnungen von einem bestimmten Kunden oder eine mit diesem Kunden im Zusammenhang stehende Kontaktinformation einsehen? M-Files macht es einfach, eine 360º-Rundumsicht Ihres Unternehmens zu gewinnen.

Ansichten über jedes beliebige Gerät anzeigen lassen

Sie sitzen nicht immer vor einem Computer. Die meisten Systeme erfordern, dass Sie im Büro sind, um Ihre Kreativität zu entfalten. Die Mobile-Apps von M-Files für iOS, Android und Windows Phone ermöglichen es Ihnen, von jedem mobilen Gerät auf alle benutzerdefinierten Ansichten, die Sie verwenden, zuzugreifen.

Zu jeder Zeit neue Ansichten erstellen oder ändern

Wenn Sie eine standardmäßige Ordnerstruktur einsetzen, um Ihr Unternehmen zu organisieren, dann hängen Sie an diesem bestehenden System fest. M-Files bietet Ihnen die Möglichkeit, nach Bedarf neue Ansichten zu erstellen oder bestehende dynamische Ansichten zu ändern. Da Ansichten auf einfachen Filtern basieren, die Ihnen die relevanten Dateien und Informationen anzeigen, müssen Sie sich nie mehr um Duplikate sorgen.

Video: Dynamische Ansichten

Bei den Dynamischen Ansichten von M-Files handelt es sich um virtuelle Ordner, die es Benutzern ermöglichen, sofort auf erforderliche Informationen zuzugreifen. M-Files verwaltet sämtliche Informationen danach, WAS sie darstellen, anstelle von WO sie gespeichert sind. Wir wissen, dass unterschiedliche Personen die Inhalte, mit denen sie arbeiten, auf verschiedene Art und Weise organisieren. Daher ermöglicht Ihnen M-Files, alles genau so zu strukturieren und anzuzeigen, wie Sie es möchten. Sehen Sie sich das Video unten an, um mehr über Dynamische Ansichten zu erfahren.

SOFORT VERTRAUT

M-Files verfügt über eine Windows-Explorer-Schnittstelle und lässt sich so direkt integrieren – es besteht also keine Lernkurve. Sie können auf den Dokumententresor wie auf eine Festplatte zugreifen und durch Drag & Drop  in Sekunden Dateien von M-Files herunterladen oder in M-Files hochladen.

Vorteile

M-Files garantiert eine hohe Benutzerakzeptanz

Die größte Herausforderung bei der Bereitstellung eines neuen Systems besteht darin, dass es auch alle benutzen. Die Benutzerakzeptanz stellt bei M-Files nie ein Problem dar, da es sich auf die Arbeitsweise der Benutzer einstellt. Verwalten Sie Dokumente, Information und Arbeitsabläufe, ohne dazu ein Handbuch zu konsultieren. M-Files ist intuitiv, kann mit allen Programmen benutzt werden und funktioniert immer problemlos.

Sie wissen bereits, wie man M-Files benutzt

Ein neues System zu erlernen ist in der Regel ein schwieriger und zeitraubender Prozess. Die Anwendung von M-Files ist vertraut, sodass man kein neues Programm lernen muss und Benutzer dadurch nicht demotiviert werden.

Von jedem Programm aus in M-Files speichern

M-Files funktioniert wie eine gewöhnliche Festplatte, sodass Sie ganz einfach Daten von jedem Programm aus in Ihrem Datentresor speichern können.

Sie sehen systemübergreifend immer die gleiche Arbeitsoberfläche

Egal ob Sie einen Windows-PC oder Mac verwenden oder mit einem Browser über das Web auf M-Files zugreifen, M-Files präsentiert sich immer in der gleichen Ansicht.

ENGE OFFICE-INTEGRATION

M-Files lässt sich nahtlos in die  Office-Programme von Windows integrieren. Greifen Sie mit Standardbefehlen wie „Öffnen“ und „Speichern unter“ auf Datentresore zu.

Vorteile

Von jedem Programm aus in M-Files speichern

M-Files funktioniert wie ein normaler Speicherplatz auf einer Festplatte, sodass Sie Ihre Daten von jedem beliebigen Programm, wie z. B. Word, Excel oder PowerPoint, problemlos in Ihrem Datentresor speichern können.

Integrierte M-Files-Menüleiste

Die in Microsoft Office integrierte M-Files-Menüleiste verschafft einen Zugang zu wichtigen Funktionen der Microsoft Office-Programme. Mittels des M-Files-Reiters können Sie Dateien einfach öffnen, speichern oder ein- und auschecken.

Intelligente Ordner in Microsoft Outlook

Dank der intelligenten M-Files-Ordner wissen Sie genau, welche Dateien wozu gehören, sodass Sie E-Mails und Anhänge nicht manuell im M-Files-Datentresor speichern müssen.

Voransicht vieler Dateiformate in M-Files

M-Files ermöglicht es Ihnen, alle Arten von Dokumenten schnell in einer Voransicht anzuschauen. Im Vorschau-Bereich werden die gebräuchlichsten Dateitypen wie Word-Dokumente, Excel-Tabellen, PowerPoint-Präsentationen und PDF-Dateien angezeigt.

Integration von Outlook in M-Files

M-Files ist komplett in Microsoft Outlook integriert. Speichern Sie E-Mails einfach in Ihrer M-Files-Dokumentenablage ab. Dank der Smart Folder in M-Files wissen Sie genau, welche Dateien wo gespeichert wurden und welchen Inhalt diese aufweisen. Sehen Sie, wie M-Files und Microsoft Outlook Ihnen dabei helfen, alles schnell in den Griff zu bekommen.

DATEIEN TEILEN UND FREIGEBEN

Das Teilen von Dokumenten ist in M-Files so einfach, wie auf die rechte Maustaste zu klicken. Ob Sie einem Dritten außerhalb Ihres Unternehmens ein Dokument zusenden oder mit anderen Arbeitskollegen zusammen arbeiten wollen, M-Files hilft Ihnen dabei, alles nahtlos zu dokumentieren und zu organisieren.

Vorteile

Keine E-Mail Anhänge mehr

Senden Sie eine direkte Verknüpfung zu jedem im M-Files-Datentresor gespeicherten Dokument, sodass es keine Rolle spielt, wie viele Personen das Dokument ansehen und bearbeiten, da es immer am gleichen Ort gespeichert wird.

Inhalte mit Dritten teilen

Geben Sie Inhalte über OneDrive sicher frei und teilen Sie sie mit Drittunternehmen, Kunden und anderen Kontakten.

Automatische Berechtigungen

M-Files verwendet rollen- und metadatenbasierte Sicherheitsfunktionen, die den Zugriff auf bestimmte Dokumente automatisch ermöglichen oder einschränken, sodass die richtigen Leute immer über die richtigen Informationen verfügen.

Co-Authoring

Mehrere Personen können dieselbe Datei gleichzeitig bearbeiten, ohne sich dabei sorgen zu müssen, welches die aktuelle Version ist und ob Duplikate erstellt werden. Zusätzlich zu anderen M-Files-Benutzern können externe Kontakte, die keinen direkten Zugang zu M-Files haben, dennoch via Co-Authoring mitwirken!

Dokumentenfreigabe leicht gemacht.

Wenn Ihr Verfahren zur Dateifreigabe das Anhängen von Dateien an E-Mails sowie das Versenden von verschiedenen Versionen eines Dokuments innerhalb Ihres Unternehmens mit sich bringt, dann haben wir  eine bessere Alternative für Sie. Mit M-Files können Sie Ihre Dokumente freigeben, indem Sie einfache Hyperlinks direkt zu Dokumenten in Ihrem Datentresor erstellen.

ZUGRIFF VON ÜBERALL

Manchmal muss die Arbeit erledigt werden, wenn man sich außerhalb des Büros befindet. M-Files gestattet es Ihnen, auf Dokumente zeit- und ortsunabhängig zuzugreifen.

Vorteile

Native Mobile-Apps

Mit M-Files Mobile-Apps können Sie über iPhone-, iPad-, Android- und Windows-Geräte auf die M-Files-Repositorys zugreifen. Installieren Sie die Apps auf Ihrem mobilen Gerät, indem Sie sie über den Apple App Store, Google Play und Windows Store herunter laden.

Dokumente und Quittungen scannen

Machen Sie ein Foto eines Dokuments oder einer Quittung mit Ihrem Smartphone von unterwegs und speichern Sie es mithilfe der Mobile-App in M-Files.

eSign über ein Smartphone oder Tablet-PC

Die Funktion Mobiler Zugriff von M-Files erlaubt es Unternehmen, auch außerhalb der firmeneigenen Installationen normgerecht vorzugehen. Die in M-Files integrierte e-Signature-Funktionalität ermöglicht es zertifizierten Unternehmen, Abläufe und Vorgänge sogar über mobile Geräte zu überwachen und zu genehmigen.

Prüfen und Annehmen über ein mobiles Gerät

Verwalten und verfolgen Sie Geschäftsprozesse, während Sie unterwegs sind. Die Mobile-Apps von M-Files ermöglichen es Ihnen, von jedem Smartphone oder Tablet-Pc aus Dokumente wie z. B. Verträge zu revidieren und gutzuheißen.

Von überall aus auf wichtige Informationen zugreifen

M-Files Mobile macht Ihre M-Files-Datenverwaltung (Dokumente und Workflows inbegriffen) von überall aus zugänglich, sogar dann, wenn Sie sich nicht im Büro befinden. Die Mobile-Apps von M-File können vom Apple App Store oder von Google Play bzw. Windows Phone Store heruntergeladen werden.

eSigning

Mit der in M-Files integrierten eSignature-Funktion können Sie Prozesse überwachen und genehmigen, egal, ob Sie im Büro oder unterwegs sind.

Vorteile

Konform bleiben

Die eSignature-Funktionen von M-Files unterstützen die Konformität mit FDA 21 CFR Part 11 und EU GMP Anhang 11.

Reduzieren Sie den unnötigen Papierverbrauch

Die elektronischen Unterschriften ersetzen die Notwendigkeit, eine Fülle von Dokumenten zu drucken und von Hand zu unterzeichnen.

Schneller prüfen und annehmen

Das Verwalten und Nachverfolgen von Workflows, beispielsweise im Zusammenhang mit Verträgen und Rechnungsannahmen, nimmt viel Zeit in Anspruch. M-Files hilft Ihnen dabei, Zeit zu sparen, da Verfahrensabläufe automatisiert werden, wie dies beispielsweise beim Contract-Lifecycle-Management (CLM) der Fall ist. Sie erhalten beispielsweise eine Mitteilung, wenn ein Dokument eine elektronische Unterschrift benötigt.

Unterzeichnen Sie über Ihr mobiles Gerät

Manchmal muss die Arbeit erledigt werden, wenn man sich außerhalb des Büros befindet. M-Files gestattet es Ihnen, Dokumente elektronisch zu unterzeichnen, egal wo und zu welchem Zeitpunkt.

Demonstration zu M-Files Mobiler Zugriff – eSigning

Die Funktion Mobiler Zugriff von M-Files erlaubt es Unternehmen aus streng regulierten Branchen, auch außerhalb der firmeneigenen Installationen normgerecht vorzugehen. Die in M-Files integrierte eSignature-Funktion ermöglicht es Unternehmen, Abläufe und Vorgänge im Zusammenhang mit Bestimmungen wie beispielsweise FDA 21 CFR PART 11 und EudraLex Band 4 Anhang 11 sogar über mobile Geräte zu überwachen und zu genehmigen.

AUTOMATISIERTE WORKFLOWS

Die automatischen Workflows in M-Files dienen dazu, Routinearbeiten (Vertragsannahmen, Inhaltskontrolle, Rechnungsstellung, usw.) zu vereinfachen und zu beschleunigen, während Sie produktiv bleiben und dabei vollkommen richtlinientreu arbeiten. M-Files prüft automatisch jeden Schritt des Workflow-Ablaufs und sendet Ihnen eine Benachrichtigung, wenn Ihr Eingreifen erforderlich ist. Einfach, schnell und vollkommen integriert in M-Files.

Vorteile

Schnellerprüfen und annehmen

Das Verwalten und Nachverfolgen von Workflows, beispielsweise im Zusammenhang mit Verträgen und Rechnungsannahmen, nimmt viel Zeit in Anspruch. M-Files hilft Ihnen dabei, Zeit zu sparen, da Verfahrensabläufe automatisiert werden, wie dies beispielsweise beim Contract-Lifecycle-Management (CLM) der Fall ist. Da M-Files weiß, wer für jede Aufgabe verantwortlich ist, werden Benachrichtigungen automatisch versendet.

Automatische Verfahren

Die manuelle Verwaltung von tagtäglichen Arbeitsabläufen ist eine Zeitverschwendung. M-Files automatisiert Workflows zur Prüfung, ob neue SOP-Versionen von der Geschäftsleitung geprüft und genehmigt wurden, bevor Sie an die Mitarbeiter weiter geleitet werden. Das bedeutet, dass Sie Konsistenz garantieren können, da M-Files prüft, ob der festgelegte Ablauf Schritt für Schritt eingehalten wurde.

Sehen die den gesamten Verlauf von allem ein

Sämtliche Workflow-Schritte werden im Versionsverlauf jeder Datei gespeichert. Gestalten Sie Ihr Unternehmen auditkonform, und erlangen Sie volle Einsicht in sämtliche wichtigen Geschäftsabläufe.

Schulung und Entwicklung

Das Verwalten und Nachverfolgen von Ausbildungsanforderungen und Schulungseinheiten kann eine zeitaufwändige Angelegenheit sein. M-Files ermöglicht das nahtlose Erstellen, Vervollständigen und Nachverfolgen von zugewiesenen Schulungseinheiten. Von der Einführung hin zur Entwicklung von neuen Kenntnissen ist es für Ihren Unternehmenserfolg von vitalem Interesse, dass Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter ordentlich geschult und ausgebildet werden.

Prozesse und Produktivität

Benutzen Sie die automatisierten Workflows, um Routinearbeiten (Vertragsannahmen, Inhaltskontrolle, Rechnungsstellung usw.) zu vereinfachen und zu beschleunigen, während Sie produktiv bleiben und dabei vollkommen richtlinienkonform arbeiten. Sehen Sie sich dieses Video an, um zu erfahren, wie M-Files automatisch jeden Schritt eines Workflow-Ablaufs prüft und Ihnen eine Benachrichtigung sendet, wenn Ihr Eingreifen erforderlich ist. Einfach, schnell und vollkommen integriert in M-Files.

DOKUMENTENVORLAGEN

Vermeiden Sie unnötige Neuerstellungen von Dokumenten, indem Sie M-Files-Dokumentenvorlagen einsetzen. Erstellen Sie schnell und einfach Vorlagen, die die Standard-Informationen für häufig verwendete Dokumente automatisch einfügen.

Vorteile

Vermeiden Sie die Neuerstellung von Dokumentenversionen

70 % der Dokumente und Dateien werden immer wieder in neuen Versionen erstellt. M-Files sorgt fürOrdnung und garantiert, dass nur eine aktuelle Datei vorhanden ist.  Auf dieses Weise müssen Sie sich nicht merken , welches die aktuelle Version ist.

Fehler beseitigen

Bei der Neuerstellung von Dokumenten können Konformitäts- und Rechtsprobleme entstehen, da sich alle Verträge, Vereinbarungen und Rechtsdokumente voneinander unterscheiden. M-Files hilft dabei, die Risiken von nicht erfolgreichen Audits und Nichtkonformitäten zu verringern, indem es in Ihrem Unternehmen alles organisiert, speichert und automatisiert.

Zeit sparen

M-Files füllt alle wichtigen Dokumentenfelder anhand der in M-Files gespeicherten Information automatisch aus. So müssen Sie nie wieder einen Kundennamen, eine Adresse oder ein Datum manuell eingeben.

Erstellen Sie Vorlagen für beinahe jeden Zweck

M-Files-Dokumentvorlagen sind für Word-, Excel- und PowerPoint-Dokumente verfügbar.

Dokumentenvorlagen

Sehen Sie sich dieses Video an, um zu erfahren, wie Sie einfach und schnell Vorlagen erstellen können, die automatisch Kerndaten für standardisierte Verträge, Vereinbarungen und andere Dokumente einfügen.

AUTOMATISCHE BERECHTIGUNGEN

Die metadatengesteuerten Berechtigungen stellen ein revolutionäres Konzept dar, um die Verwaltung der Zutrittskontrolle mit noch nicht dagewesener Flexibilität und Leistung auszustatten.

Vorteile

Berechtigungen, die darauf basieren, was in einer Datei gespeichert ist anstatt wo diese Datei gespeichert ist

Mit M-Files können Sie Zugriffsberechtigungen für Dokumentenklassen und Datenobjekte, aber auch für einzelne Dokumente, Objekte sowie unterschiedliche Dokument- und Objektversionen festlegen. Sie können darüber hinaus auch Rollen zuweisen, die unterschiedliche Zugriffsebenen für Benutzer oder Benutzergruppen definieren, wie z. B. für leitende Angestellte.

Fokus auf die wichtigen Dinge

Ihre Zeit ist Gold wert. Das letzte, über was Sie sich Sorgen machen sollten, ist Zeit dafür aufzuwenden, die Zugriffsrechte der Mitarbeiter auf die Unternehmensinformation manuell festlegen zu müssen. M-Files reduziert den Bedarf an IT-Integration, da die internen IT-Fachleute das System problemlos auf Ihre Bedürfnisse anpassen können.

Schützen Sie Inhalte und machen Sie diese gleichzeitig zugänglich

Es ist wichtig, Inhalte zu schützen und gleichzeitig allen Mitarbeitern im Unternehmen den Zugriff auf die von ihnen benötigten Dateien und Informationen zu gewährleisten. Berechtigungen werden in M-Files automatisch und dynamisch konfiguriert. Automatisieren Sie unternehmensweit Datensicherheit und Zugriffsrechte.

Flexible Berechtigungen innerhalb der Organisation

Falls es einen Führungswechsel oder eine organisatorische Änderung gibt, reicht es aus, wenn man in M-Files den alten Vorgesetzten durch den Nachfolger ersetzt, damit dieser alle mit seiner Person/Rolle im Zusammenhang stehenden Dokumente einsehen kann.

Video: Automatische Berechtigungen

Die Verwaltung von komplexen Zugriffsrichtlinien gestaltet sich aufgrund der Einschränkungen der meisten Systeme als arbeitsintensive Angelegenheit. M-Files bietet eine unbegrenzte Kontrolle über jeden Inhaltstyp und sorgt gleichzeitig für eine einfache Verwaltung. Dies ist möglich, da die Zugriffsberechtigungen basierend auf dem, was ein Dokument beinhaltet anstelle von wo es gespeichert ist, zugewiesen werden können. Mit den Automatischen Berechtigungen von M-Files wird dem zuständigen Bereichsleiter eine gewisse Kontrolle zurück gegeben und den IT-Fachleuten Arbeit abgenommen.

Co-Authoring

Die Verwaltung von komplexen Zugriffsrichtlinien gestaltet sich aufgrund der Einschränkungen der meisten Systeme als arbeitsintensive Angelegenheit. M-Files bietet eine unbegrenzte Kontrolle über jeden Inhaltstyp und sorgt gleichzeitig für eine einfache Verwaltung. Dies ist möglich, da die Zugriffsberechtigungen basierend auf dem, was ein Dokument beinhaltet anstelle von wo es gespeichert ist, zugewiesen werden können. Mit den Automatischen Berechtigungen von M-Files wird dem zuständigen Bereichsleiter eine gewisse Kontrolle zurück gegeben und den IT-Fachleuten Arbeit abgenommen.

Vorteile

Dateien freigeben und sicher zusammenarbeiten

Das Teilen von Dokumenten ist in M-Files so einfach, wie auf die rechte Maustaste zu klicken. Mehrere Personen können Änderungen an einem Dokument gleichzeitig vornehmen und dabei ist direkt erkennbar, wer gerade was bearbeitet.

Dateien an Dritte freigeben

M-Files setzt Microsoft OneDrive ein, um alle Arten von Dateien sicher mit Dritten zu teilen, die keinen Zugriff auf Ihren M-Files-Datentresor haben.

Zusammenarbeiten ohne Inhalte zu duplizieren

Es besteht keine Notwendigkeit, mehrere Kopien desselben Dokuments zu erstellen, da man problemlos an derselben Datei arbeiten kann.

Co-Authoring auf mobilen Geräten

Sie möchten in Ihrem iPad eine Änderung an Ihrem Dokument vornehmen? Das Co-Authoring von M-Files unterstützt Microsoft Office Online, sodass Sie Dateien auch auf Ihrem Smartphone oder Tablet-PC ändern können.

Vereinfachte Dokumentenerstellung in Echtzeit.

In diesem Video erfahren Sie, wie M-Files das Co-Authoring erleichtert, indem Microsoft OneDrive und Office dafür genutzt werden. Dadurch können sowohl interne Mitarbeiter als auch externe Benutzer dasselbe Dokumente gleichzeitig öffnen und bearbeiten.

OFFLINE-FUNKTION

Der standortunabhängige Zugriff auf wichtige Dokumente und Informationen ist unverzichtbar. M-Files ist auch im Offline-Modus verfügbar und ermöglicht es Ihnen, Dokumente einzusehen, zu bearbeiten und zu speichern, ohne dass Sie dazu eine WiFi- oder Netzwerk-Anbindung benötigen.

Vorteile

Ersparen Sie es sich, Dateien auf Ihren Rechner zu kopieren

Nachdem man eine Datei auf seinen Rechner kopiert und dort bearbeitet hat, denkt man häufig nicht mehr daran, das geänderte Dokument wieder auf den Unternehmensserver hochzuladen. M-Files ist dazu in der Lage, offline bearbeitete Dateien automatisch zu aktualisieren.

Nur die Inhalte, die Sie benötigen

Für die Offline-Bearbeitung einer Datei müssen nicht sämtliche Inhalte des Servers verfügbar sein. Wählen Sie dynamisch aus, welche Inhalte Sie offline benötigen (beispielsweise alle Dateien im Zusammenhang mit einem Kunden oder einem Projekt) und M-Files sorgt dafür, dass diese verfügbar sind.

Keine weiteren Synchronisierungsfehler

Ein Ansatz besteht darin, bestimmte Netzwerk-Ordner für den Offline-Zugriff zu synchronisieren. Das kann jedoch ein langsamer und fehleranfälliger Prozess sein und falls das Dokument, das Sie gerade benötigen, nicht im entsprechenden Ordner gespeichert wird, haben Sie Pech gehabt. M-Files weiß genau, welchen Inhalt Sie unterwegs benötigen und richtet sich dabei danach, WAS sich in den Dateien befindet, anstelle WO diese gespeichert sind.

Kein VPN? Kein Problem.

Auf eine VPN-Lösung zu vertrauen, wenn man produktiv arbeiten will, ist ein großes Problem, falls ein Verbindungsfehler eintritt. M-Files ermöglicht einen dynamischen Offline-Zugriff auf Dokumente und Informationen, die Sie benötigen, um Ihre Aufgaben auch dann zu erledigen, wenn Sie nicht online sind.

Offline-Verfügbarkeit in M-Files

Wählen Sie auf dynamische Weise aus, welchen Inhalt Sie offline benötigen und M-Files sorgt dafür, dass Ihnen dieser zur Verfügung steht.

Scannen, Erfassen und OCR

Verarbeiten Sie gedruckte Dokumente und machen Sie deren Inhalte mit den Erweiterungen M-Files OCR und M-Files Capture in M-Files auffindbar.

Vorteile

Scanvorgänge in Hochgeschwindigkeit 

Sie können täglich bis zu 10.000 Seiten pro Computer scannen. Die Lösung ist mit TWAIN-Scannern und MFPs kompatibel. Auch Scannen in einen Netzwerkordner ist möglich.

Dokumentenklassifizierung

Sie können gescannte Dateien auf der Grundlage des Dokumentenlayouts automatisch klassifizieren. M-Files kann auch Scanaufträge im Stapelverfahren verarbeiten und Stapel in logische Dokumente unterteilen.

Datenextraktion und Dokumentenindizierung

Sie können Daten aus gescannten Dokumenten per OCR, Barcode, Patch-Code und ICR (intelligente Zeichenerkennung) extrahieren und die Genauigkeit unter Verwendung von Überprüfungsregeln verbessern.

Exportieren

Sie können gescannte Dokumente zusammen mit Metadaten direkt in eine Cloud oder einen lokalen Tresor von M-Files exportieren und den gesamten Funktionsumfang von M-Files nutzen, beispielsweise automatische Berechtigungen, Benachrichtigungen und Workflows, um Ihre Prozesse noch stärker zu straffen.

Demonstration zu M-Files Capture

In diesem Video erfahren Sie, wie Sie mithilfe von M-Files Capture Ihre papierbasierten Prozesse automatisieren können. M-Files funktioniert mit jedem USB-Scanner, sodass die Kompatibilität immer gewährleistet ist. Einfach einscannen und speichern und M-Files übernimmt den Rest.

ANMERKUNGEN UND HERVORHEBUNGEN

Die Funktionen „Anmerkungen und Hervorhebungen“ in M-Files erlauben es jedem Benutzer, Kommentare hinzuzufügen, ohne dabei das Originaldokument zu ändern.

Vorteile

Alle Feedbacks am selben Ort

Lassen Sie sich alle Anmerkungen und Kommentare auf einen Blick anzeigen oder gehen Sie alle Feedbacks einzeln durch.

Unterstützt die meisten Dateitypen

Verwenden Sie „Anmerkungen und Hervorhebungen“ in M-Files im Zusammenhang mit PDF-Dateien, Word-Dokumenten, Excel-Tabellen, PowerPoint-Präsentationen und Visio-Zeichnungen.

Dokumente mit Anmerkungen ausdrucken

Wenn Sie sämtliche Anmerkungen und Hervorhebungen des Dokuments als Ausdruck sehen wollen. M-Files unterstützt das Ausdrucken von Dokumenten mit Anmerkungen.

Vorherige Anmerkungen einsehen

M-Files speichert automatisch jede Anmerkung, sodass Sie in der Lage sind, den gesamten Dateiverlauf schnell und einfach einzusehen.

Anmerkungen und Hervorhebungen

Sehen Sie sich dieses Video an, um zu erfahren, wie die Funktion „Anmerkungen und Hervorhebungen“ in M-Files es jedem Benutzer erlaubt, Kommentare hinzuzufügen, ohne dabei das Originaldokument zu ändern. Lassen Sie sich alle Notizen und Kommentare auf einen Blick anzeigen oder gehen Sie alle Feedbacks einzeln durch. Verwenden Sie „Anmerkungen und Hervorhebungen“ in M-Files im Zusammenhang mit PDF-Dateien, Word-Dokumenten, Excel-Tabellen, PowerPoint-Präsentationen und Visio-Zeichnungen.

QUALITÄTSMANAGEMENT UND REGELKONFORMITÄT

Die Nachverfolgung von Qualitätsabläufen und der Einhaltung von Richtlinien kann äußerst zeitaufwändig sein. Halten Sie mithilfe von M-Files die Regelkonformität ein und sichern Sie die Produktqualität.

Vorteile

Verbreiten von aktualisierten Richtlinien und Verfahren

Was wäre, wenn alle Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen die richtigen Informationen schnell und problemlos fänden? In M-Files ist jeweils nur eine Version von jedem Dokument vorhanden. Egal, um welches Qualitätsdokument es sich handelt, es ist stets aktuell.

Qualitätsprozesse automatisieren

Ihr Unternehmen verlässt sich darauf, dass Sie alles unter Kontrolle zu haben. Sie müssen garantieren, dass spezifische Verfahren eingehalten werden, wollen aber vermeiden, dass täglich auftretende Abläufe manuell vorgenommen werden. M-Files automatisiert die Qualitäts-Workflows wie Änderungskontrolle, CAPAs und Schulungen. Das bedeutet, dass Sie Konsistenz garantieren können, da M-Files prüft, ob alle Beteiligten die Abläufe einhalten.

Nachverfolgung aller kritischen Aufgaben

Sie haben etwas gefunden, das geändert werden muss und dazu einen neuen Verfahrensablauf erstellt. Das ist toll. Aber wie können Sie überprüfen, ob die Korrektur tatsächlich vorgenommen wurde? M-Files registriert alle erforderlichen Aktivitäten und Zuweisungen, um zu garantieren, dass Ihre Änderungen auch wirklich implementiert werden.

Risiken im Zusammenhang mit der Erfüllung von Richtlinien und Normen reduzieren

Die Nichteinhaltung von Normen und Richtlinien kann riskant und kostspielig sein. Von der ISO 9001 bis hin zur FDA 21 CFR Part 11 - unsere Aufgabe besteht darin, dass Sie konform auftreten. M-Files hilft Ihnen dabei, die Risiken von nicht erfolgreichen Audits und Nichtkonformitäten zu verringern, indem es in Ihrem Unternehmen alles organisiert, speichert und automatisiert.

Sie möchten wissen, ob M-Files eine Aufgabe erfüllen kann, die oben nicht genannt wurde?

Teilen Sie uns mit, welche Funktionen Sie benötigen und wir zeigen Ihnen, wie M-Files Ihnen die Arbeit erleichtert.
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