Selbst in diesem digitalen Zeitalter, in dem Papierdokumente oftmals schon in ein digitales Format übertragen wurden, kommt die wahre Effizienz aus der Workflow-Automatisierung, die die Geschäftsprozesse unterstützt.
Alte, manuelle Prozesse ziehen die Produktivität Ihres Unternehmens nach unten. Es reicht nicht, Papierdokumente in PDFs zu konvertieren – obwohl das ein guter Anfang ist. Sie müssen Ihre Geschäftsprozesse und die Art und Weise, wie Sie Dokumente während ihres gesamten Lebenszyklus behandeln, überdenken. All das ist mit der M-Files Workflow-Automatisierung möglich.
Mit der Workflow-Automatisierung können Sie Dokumenten-, Projekt- oder Prozesslebenszyklen modellieren, die auf Prozessen basieren, die Sie in der realen Welt ausführen.
Mit Workflows in M-Files können Sie Kollegen Aufgaben zuweisen, diese automatisch nachverfolgen und Dokumente entsprechend Ihren Unternehmensrichtlinien prüfen und genehmigen lassen. Metadaten-Tags steuern die Arbeitsschritte.
Sie können Workflows für Dokumente, Mitarbeiter und Projekte einrichten.
Mithilfe von Workflow-Automatisierung können regulierte Unternehmen Schulungsanforderungen verwalten. Oder Sie lassen Workflows sich um Erinnerungen und fällige Aufgaben kümmern.
Die Metadaten des Dokuments in einem Workflow werden automatisch aktualisiert, wenn es sich im Workflow vom Entwurf über die Prüfung und Kommentierung bis hin zur Genehmigung bewegt.
Workflows werden in der M-Files Workflow-Engine erstellt und Sie können somit problemlos Ihre eigenen Workflows mit einer einfachen Anwendung erstellen und auf Ihre Bedürfnissemanpassen.
Um mit der Automatisierung Ihrer Dokument-Workflows beginnen zu können, benötigen Sie Dokumente im digitalen Format. Durch das Scannen werden Papierdokumente in digitale Dateien konvertiert, die gespeichert, organisiert, verwaltet und schnell, einfach und zuverlässig abgerufen werden können.
Mit den OCR-Funktionen (Optical Character Recognition) in M-Files erhalten Sie mehr Kontrolle über geschäftskritische Dokumente und sparen Zeit, da Sie den Inhalt digitaler Dokumente durchsuchen können, ohne sie manuell durchsehen zu müssen. Die Überprüfungs- und Genehmigungsprozesse werden schneller und zusätzliche Workflow-Automatisierung kann die Effizienz bei der Aufbewahrung oder Löschung von Dokumenten erhöhen.
Durch die Konvertierung Ihrer Dateien in durchsuchbare PDFs wird das äußere Erscheinungsbild der Dokumente nicht beeinträchtigt. Benutzer sehen weiterhin das gescannte Bild sowie das tatsächliche Bild der gescannten Datei. M-Files speichert den Inhalt und die Metadaten, die beim Scannen und OCR-Prozess automatisch generiert werden. Diese können dann zum Durchsuchen der Datei verwendet werden.
M-Files OCR unterstützt auch Client-seitiges OCR: Sie können gescannte Bilder einfach in M-Files Desktop ablegen und M-Files komprimiert die Dateigröße bis um das Zehnfache und konvertiert Dokumente in durchsuchbare PDFs.
Durch das elektronische Signieren werden Ihre Prozesse viel schneller, sicherer und effizienter. Sie können Dokumente von überall auf der Welt mit jedem Gerät und auf sichere und nachprüfbare Weise unterzeichnen lassen. Die signierten Dokumente werden umgehend entsprechend der Richtlinie gespeichert, wobei Workflows Archivierungs- und Abrufregeln unterstützen. Dank des elektronischen Signierens wird außerdem kein Papier benötigt.
Die M-Files Funktionen für elektronisches Signieren bieten Ihnen folgende Möglichkeiten: