Funktionen zur Workflow-Automatisierung

Sie brauchen mehr Effizienz f√ľr dokumentenlastige Prozesse?

Selbst in diesem digitalen Zeitalter, in dem Papierdokumente oftmals schon in ein digitales Format √ľbertragen wurden, kommt die wahre Effizienz aus der Workflow-Automatisierung, die die Gesch√§ftsprozesse unterst√ľtzt.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Prozesse dem Standard entsprechen

Alte, manuelle Prozesse ziehen die Produktivit√§t Ihres Unternehmens nach unten. Es reicht nicht, Papierdokumente in PDFs zu konvertieren ‚Äď obwohl das ein guter Anfang ist. Sie m√ľssen Ihre Gesch√§ftsprozesse und die Art und Weise, wie Sie Dokumente w√§hrend ihres gesamten Lebenszyklus behandeln, √ľberdenken. All das ist mit der M-Files Workflow-Automatisierung m√∂glich.

Workflow-Automatisierung

Mit der Workflow-Automatisierung k√∂nnen Sie Dokumenten-, Projekt- oder Prozesslebenszyklen modellieren, die auf Prozessen basieren, die Sie in der realen Welt ausf√ľhren.

Mit Workflows in M-Files k√∂nnen Sie Kollegen Aufgaben zuweisen, diese automatisch nachverfolgen und Dokumente entsprechend Ihren Unternehmensrichtlinien pr√ľfen und genehmigen lassen. Metadaten-Tags steuern die Arbeitsschritte.

Sie k√∂nnen Workflows f√ľr Dokumente, Mitarbeiter und Projekte einrichten.

Mithilfe von Workflow-Automatisierung k√∂nnen regulierte Unternehmen Schulungsanforderungen verwalten. Oder Sie lassen Workflows sich um Erinnerungen und f√§llige Aufgaben k√ľmmern.
Die Metadaten des Dokuments in einem Workflow werden automatisch aktualisiert, wenn es sich im Workflow vom Entwurf √ľber die Pr√ľfung und Kommentierung bis hin zur Genehmigung bewegt.

Workflows werden in der M-Files Workflow-Engine erstellt und Sie k√∂nnen somit problemlos Ihre eigenen Workflows mit einer einfachen Anwendung erstellen und auf Ihre Bed√ľrfnissemanpassen.

Papier in durchsuchbare PDFS konvertieren

Um mit der Automatisierung Ihrer Dokument-Workflows beginnen zu können, benötigen Sie Dokumente im digitalen Format. Durch das Scannen werden Papierdokumente in digitale Dateien konvertiert, die gespeichert, organisiert, verwaltet und schnell, einfach und zuverlässig abgerufen werden können.

Mit den OCR-Funktionen (Optical Character Recognition) in M-Files erhalten Sie mehr Kontrolle √ľber gesch√§ftskritische Dokumente und sparen Zeit, da Sie den Inhalt digitaler Dokumente durchsuchen k√∂nnen, ohne sie manuell durchsehen zu m√ľssen. Die √úberpr√ľfungs- und Genehmigungsprozesse werden schneller und zus√§tzliche Workflow-Automatisierung kann die Effizienz bei der Aufbewahrung oder L√∂schung von Dokumenten erh√∂hen.

Branchenweit f√ľhrende OCR-Funktionen ausw√§hlen
Beliebig viele Geräte verbinden
In das Vorhandene integrieren

Durch die Konvertierung Ihrer Dateien in durchsuchbare PDFs wird das äußere Erscheinungsbild der Dokumente nicht beeinträchtigt. Benutzer sehen weiterhin das gescannte Bild sowie das tatsächliche Bild der gescannten Datei. M-Files speichert den Inhalt und die Metadaten, die beim Scannen und OCR-Prozess automatisch generiert werden. Diese können dann zum Durchsuchen der Datei verwendet werden.
M-Files OCR unterst√ľtzt auch Client-seitiges OCR: Sie k√∂nnen gescannte Bilder einfach in M-Files Desktop ablegen und M-Files komprimiert die Dateigr√∂√üe bis um das Zehnfache und konvertiert Dokumente in durchsuchbare PDFs.

Elektronisch signieren

Durch das elektronische Signieren werden Ihre Prozesse viel schneller, sicherer und effizienter. Sie k√∂nnen Dokumente von √ľberall auf der Welt mit jedem Ger√§t und auf sichere und nachpr√ľfbare Weise unterzeichnen lassen. Die signierten Dokumente werden umgehend entsprechend der Richtlinie gespeichert, wobei Workflows Archivierungs- und Abrufregeln unterst√ľtzen. Dank des elektronischen Signierens wird au√üerdem kein Papier ben√∂tigt.

Die M-Files Funktionen f√ľr elektronisches Signieren bieten Ihnen folgende M√∂glichkeiten:

Beschleunigung des Signaturprozesses
Jeder kann signieren, auch ohne M-Files Lizenz
Verify the authenticity of the signature

Weitere Informationen √ľber Integrationen in E-Signing-L√∂sungen

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