Mit Dokumenten arbeiten

Dokumente erstellen, finden, speichern, bearbeiten oder archivieren

Machen Sie Ihre Mitarbeiter produktiv

Vergeuden Sie keine Zeit mehr mit der Suche nach Dokumenten, die nicht auffindbar sind, oder mit dem Versuch, unterschiedliche Versionen eines Dokuments manuell nachzuverfolgen. Sie können die Arbeit mit Dokumenten zum Kinderspiel machen: einfach, bequem und sicher.

Dokumente aus Vorlagen erstellen

Das Erstellen von Dokumenten ist mit M-Files intuitiv. Sie verwenden einfach die Tools, die Sie kennen – Microsoft Office, Google Workspace — und M-Files übernimmt den Rest.

Erstellen Sie Vorlagen, die Inhalte aus Ihren Geschäftssystemen (z. B. CRM oder ERP) verwenden, um Dokumente vorab mit Standarddaten auszufüllen.

Dokumente speichern

In einer typischen Konfiguration mit Ordnern, fragen sich Benutzer oft, wo genau sie ein Dokument speichern sollen – in einem benutzerdefinierten Ordner, einen Projektordner, einem Themenordner… Darüber hinaus müssen sie wissen, wie sie das Dokument benennen sollen, damit es später wiedergefunden werden kann. Wir gehen anders an die Sache heran. Wir verwenden Metadaten.

Der Ort spielt keine Rolle

Mit M-Files müssen Sie nicht mehr darüber nachdenken, wo Sie Informationen speichern. Wenn Sie wissen, worum es sich handelt, lässt es sich über die Suche finden.

Einfach taggen

Verwenden Sie Metadaten-Tags, um Ihre Inhalte zu beschreiben: Kundename, Projekt, Ansprechpartner, Fälligkeitsdatum oder andere relevanten Daten.

Lassen Sie sich von M-Files helfen

M-Files automatisiert das Taggen, damit Sie es nicht tun müssen. Lassen Sie sich von M-Files die richtigen Tags basierend auf dem Inhalt des Dokuments vorschlagen.

Warum Inhalte mit Metadaten organisieren?

Metadaten helfen dabei, Informationen basierend auf ihrer Art zu kennzeichnen. So ist es leichter, das, was Sie brauchen, mit einer einfachen Suche zu finden, und es können Verbindungen zwischen unterschiedlichen Dokumenten hergestellt werden, um den vollen Überblick über bestimmte Themen zu erhalten.

Nach Dokumenten suchen

In einem typischen Unternehmen werden Dateien und Inhalte in mindestens drei unterschiedlichen – und von einander getrennten – Inhalts-Repositorys gespeichert. Das wirkt sich auf die Produktivität aus, wenn Mitarbeiter die benötigten Informationen nicht schnell und akkurat finden können.

Die Suchfunktionen von M-Files befreien Sie von den Einschränkungen der Speicherorte.

Finden, was Sie brauchen

Alle Informationen können im Kontext gefunden werden – durch das, was sie sind. Geben Sie ein, wonach sie suchen, und die exakten Informationen sind nur wenige Klicks entfernt.

Eine zentrale Informationsquelle erstellen

Verbinden Sie M-Files mit Ihren Geschäftssystemen und erhalten Sie den kompletten Überblick über Ihre Daten in den unterschiedlichen Systemen und Anwendungen – alle relevanten Informationen auf einen Blick.

Finden, was wichtig ist

Verbinden Sie M-Files mit Ihren bestehenden Systemen und Archiven und entdecken Sie geschäftskritische Daten wie beispielsweise Informationen, die personenbezogene Daten enthalten.

Migration? Kein Grund zur Sorge

Mit Verbindungen zu Ihren vorhandenen Systemen können Sie M-Files ohne Unterbrechung bereitstellen. Sie müssen Informationen nicht sofort migrieren. Planen Sie einfach eine solide Informationsstrategie und setzen Sie diese dann um.

Mit dynamischen Ansichten und vordefinierten Suchen können Sie Informationen schnell finden. Definieren Sie einfach Ihre Filter und alle verwandten Dokumente werden automatisch in der entsprechenden Ansicht angezeigt.

Zugriff mit Mobilgeräten

Arbeit im Homeoffice, beim Kunden oder unterwegs in einem Hotel, Zug oder Flugzeug?
Keine Sorge. Mit dem Web oder Mobile Client können Sie von überall aus auf Ihre Informationen zugreifen. Alle Inhalte, die mit M-Files verbunden sind, können mit einem Mobilgerät aufgerufen werden – egal in welchem System oder in welchen Netzwerkordnern sie sich befinden. Dank der nativen App können Sie nahtlos und effizient weiterarbeiten.

Dokumente scannen

Scannen Sie Dokumente unterwegs, indem Sie sie fotografieren und in M-Files speichern.

Prüfen und genehmigen

Dokumente können Sie direkt auf Ihrem Smartphone prüfen und genehmigen.

Elektronische Signatur mit einen Smartphone oder Tablet

Mit einem Smartphone oder Tablet können Sie elektronische Signaturen einfügen, damit die Arbeit nicht stillsteht, wenn Sie unterwegs sind.

Sie müssen arbeiten und haben keinen Internetzugang?

Kein Internet und Sie müssen trotzdem mit Dokumenten arbeiten? Sie können jederzeit in den Offline-Modus umschalten und mit Ihren Dokumenten arbeiten, wenn Sie keine Netzwerkverbindung haben. Wenn Sie sich wieder verbinden, werden Ihre Informationen automatisch mit M-Files synchronisiert.

Mit Ihren beliebtesten täglichen Tools arbeiten

Egal ob Sie bei Ihrer täglichen Arbeit Microsoft Teams, SharePoint oder Salesforce verwenden, Sie bleiben immer mit den benötigten Informationen verbunden. Kein unnötiges Wechseln zwischen Anwendungen mehr. Mit M-Files Integrationen können Sie das Tool Ihrer Wahl als Benutzeroberfläche zum Auffinden, Aufrufen, Bearbeiten und Verwalten von Dokumenten verwenden.

Die richtige Version verwenden

Sie wollen sicherstellen, dass Sie immer mit der neuesten Version Ihrer Dokumente arbeiten. Wenn Dokumente per E-Mail geteilt oder in von einander getrennten Ordnern und Systemen gespeichert werden, ist es nicht möglich, die richtige Version schnell zu finden.

In M-Files gibt es nur eine maßgebliche Kopie eines Dokuments. Stellen Sie sich vor, sie versenden ein Dokument über einen Link ein einer E-Mail anstatt als Anhang, damit jeder immer auf dieselbe aktuelle Version zugreift.

Darüber hinaus kann M-Files doppelte Inhalte automatisch erkennen und Benutzer darüber informieren. Sie können zudem auch ein Dokument mit einer früheren Version des Dokuments oder mit einem anderen Dokument vergleichen.

Direkt in Microsoft Tools bearbeiten und speichern

M-Files ist eng in Microsoft Office integriert. Sie können Dokumente direkt aus Word, Excel oder PowerPoint schnell und einfach speichern. Und Sie können E-Mail-Inhalte direkt in M-Files speichern, um anderen Zugriff darauf zu geben.

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