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Scannen von Dokumenten

Erstellung vollständig durchsuchbarer PDFs mit M-Files

M-Files OCR

M-Files OCR ist eine Dokumenten-Scanlösung von M-Files, die mit jedem beliebigen Scannertyp funktioniert und mit den Dateiformaten Ihrer Wahl kompatibel ist, einschließlich TIFF, PDF, JPEG, BMP, PNG und GIF.

Mit vollständig durchsuchbaren PDF-Dateien können Sie Dokumente basierend auf deren Inhalt suchen und abrufen und aus Betriebswerten Gewinn machen, von deren Existenz Sie nicht einmal wussten. Wenn jedes Mitglied Ihres Teams jederzeit über die Informationen verfügt, die es benötigt, werden die Arbeitsabläufe und die Zusammenarbeit optimiert und können Sie eine erhebliche Produktivitätssteigerung erwarten. Sie können eine beliebige Anzahl von Mehrzweck-Peripheriegeräten und Desktopscannern mit Ihrem M-Files OCR-System verbinden, ohne für jeden einzelnen Scanner eine gesonderte Lizenz für M-Files OCR erwerben zu müssen. M-Files OCR unterstützt zudem clientseitige optische Zeichenerkennung: Ziehen Sie gescannte Bilder einfach in M-Files Desktop; M-Files komprimiert dann die Dateigröße um bis zu ihrem Zehnfachen und konvertiert die Dokumente in durchsuchbare PDFs.

Das äußere Erscheinungsbild der Dokumente wird durch das Konvertieren Ihrer Dateien in durchsuchbare PDFs nicht beeinträchtigt. Benutzer sehen immer noch das gescannte Originalbild. Gemeinsam mit dem tatsächlichen Bild der gescannten Datei speichert M-Files die Inhalte und Metadaten, welche während des Scannens und des OCR-Vorgangs erzeugt werden und die anschließend für das Durchsuchen der Datei verwendet werden können. So einfach ist das.

M-Files Capture

M-Files Capture ist eine Scan-, Klassifizierungs-, Überprüfungs- und Exportlösung der Enterprise-Klasse für M-Files Repositorys. Neben Scan- und OCR-Funktionen bietet sie mehrere weitere Funktionen, mit deren Hilfe Sie Ihre papiergestützten Prozesse optimieren können:

  • Scanvorgänge in Hochgeschwindigkeit: Mit M-Files Capture können Sie täglich bis zu 10.000 Seiten pro Computer scannen. Die Lösung ist mit TWAIN-Scannern und MFPs kompatibel. Auch Scannen in einen Netzwerkordner ist möglich.
  • Seitenerkennung und Dokumentenklassifizierung: M-Files Capture klassifiziert gescannte Dateien und bringt sie so in eine logische Struktur von Stapeln und Dokumenten. Leere Seiten, OCR-Bereiche, Barcode-Bereiche und Patch-Code können als Kriterien für die Trennung dienen. Mit M-Files Capture ist es auch möglich, Seitenarten auf der Grundlage ihres Layouts automatisch zu erkennen.
  • Bildverarbeitung: Gescannte Bilder können mit M-Files Capture noch bearbeitet werden. Auf diese Weise können die Lesbarkeit der Dokumente verbessert und deren Dateigröße verkleinert werden.
  • Datenextraktion und Dokumentenindizierung: Zum Extrahieren von Daten aus gescannten Dokumenten stehen mit den Funktionen OCR (optische Zeichenerkennung), BCR (Barcodeerkennung), PCR (Patch-Code-Erkennung) und ICR (intelligente Zeichenerkennung) zahlreiche Möglichkeiten zur Verfügung. Die extrahierten Daten finden vielfältige Verwendung, beispielsweise als Variablen zur Festlegung eines Seiten-/Dokumenten-/Stapeltyps oder zur Befüllung benutzerdefinierter Indexfelder. Die in M-Files Capture erstellten Indexfelder können den Metadateneigenschaften in M-Files zugeordnet werden. M Files Capture erkennt maschinengeschriebene Daten in 137 Sprachen.
  • Qualitätskontrolle und Überprüfung: Nach dem Scannen werden die betreffenden Dokumente im Navigationsmodus angezeigt. In diesem Modus steht eine umfassende Palette an Werkzeugen für die nachträgliche Bearbeitung zur Verfügung. Benutzer können Dateien erneut scannen, rotieren und umbenennen sowie mittels solcher Funktionen wie beispielsweise Splitten, Zusammenführen, Ziehen und Ablegen oder Ausschneiden und Einfügen neu arrangieren. Sämtliche Indexfelder lassen sich im Navigationsmodus überprüfen und abändern.
  • Dokumentenformatierung und -komprimierung: M-Files Capture konvertiert gescannte Dokumente in eine Vielzahl von Ausgabeformaten, beispielsweise in durchsuchbare PDF-Dateien (PDF-Dateien können hochgradig komprimiert werden) oder Word-Dateien (.docx und .rtf).
  • Exportieren: Dokumente, die mit Metadaten in M-Files Capture verarbeitet wurden, können direkt an M-Files gesendet werden.