Brauchen Sie mehr Effizienz für dokumentlastige Prozesse? Selbst in diesem digitalen Zeitalter, in dem Papierdokumente oftmals schon in ein digitales Format übertragen wurden, kommt die wahre Effizienz aus der Workflow-Automatisierung, die die Geschäftsprozesse unterstützt.
Veraltete, manuelle Prozesse bremsen die Produktivität Ihres Geschäfts aus. Es reicht nicht, Papierdokumente in PDFs zu konvertieren – obwohl das ein guter Anfang ist. Sie müssen Ihre Geschäftsprozesse und den Umgang mit Dokumenten während ihres gesamten Lebenszyklus überdenken. All das ist mit der M-Files Workflow-Automatisierung möglich.
Mit der Workflow-Automatisierung können Sie Dokumenten-, Projekt- oder Prozesslebenszyklen modellieren, die auf Prozessen basieren, die Sie in der realen Welt ausführen.
Mit Workflows in M-Files können Sie Kollegen Aufgaben zuweisen, diese automatisch nachverfolgen und Dokumente entsprechend Ihren Unternehmensrichtlinien prüfen und genehmigen lassen. Metadaten-Tags steuern die Arbeitsschritte.
Sie können Workflows für Dokumente, Mitarbeiter und Projekte einrichten.
Mithilfe von Workflow-Automatisierung können regulierte Unternehmen Schulungsanforderungen verwalten. Alternativ können Sie Automatisierungen sich um Erinnerungen und Termine kümmern lassen.
Die Metadaten des Dokuments in einem Workflow werden automatisch aktualisiert, wenn es sich im Workflow vom Entwurf über die Prüfung und Kommentierung bis hin zur Genehmigung bewegt.
Workflows werden in der M-Files Workflow-Engine erstellt und Sie können somit problemlos Ihre eigenen Workflows mit einer einfachen Anwendung erstellen und auf Ihre Bedürfnissemanpassen.
Um mit der Automatisierung Ihrer Dokument-Workflows beginnen zu können, benötigen Sie Dokumente im digitalen Format. Durch das Scannen werden Papierdokumente in digitale Dateien konvertiert, die gespeichert, organisiert, verwaltet und schnell, einfach und zuverlässig abgerufen werden können.
Mit den OCR-Funktionen (Optical Character Recognition) in M-Files erhalten Sie mehr Kontrolle über geschäftskritische Dokumente und sparen Zeit, da Sie den Inhalt digitaler Dokumente durchsuchen können, ohne sie manuell durchsehen zu müssen. Die Überprüfungs- und Genehmigungsprozesse werden schneller und zusätzliche Workflow-Automatisierung kann die Effizienz bei der Aufbewahrung oder Löschung von Dokumenten erhöhen.
Durch die Konvertierung Ihrer Dateien in durchsuchbare PDFs wird das äußere Erscheinungsbild der Dokumente nicht beeinträchtigt. Benutzer sehen weiterhin das gescannte Bild sowie das tatsächliche Bild der gescannten Datei. M-Files speichert den Inhalt und die Metadaten, die beim Scannen und OCR-Prozess automatisch generiert werden. Diese können dann zum Durchsuchen der Datei verwendet werden.
M-Files OCR unterstützt auch Client-seitiges OCR: Sie können gescannte Bilder einfach in M-Files Desktop ablegen und M-Files komprimiert die Dateigröße bis um das Zehnfache und konvertiert Dokumente in durchsuchbare PDFs.
Funktioniert direkt mit nahezu jedem Scanner oder Multifunktionsgerät
Papierdokumente oder Bilder in durchsuchbare PDFs konvertieren, um ineffiziente manuelle Prüfungen zu eliminieren
Unterstützt 137 Sprachen für eine bessere Erkennungsgenauigkeit
Strichcodeerkennung für automatisierte Dokumentklassifizierung und Weiterleitung
Unterstützt zonales OCR für die Automatisierung von Aufgaben wie das Erfassen von Indexfeldern und Formularen und Strichcodes
Sie können beliebig viele Multifunktionsgeräte und Desktop-Scanner mit Ihrem M-Files OCR-System verbinden, ohne eine separate M-Files OCR-Lizenz für jeden Scanner erwerben zu müssen.
Die M-Files OCR-Erweiterung verbindet sich mit nahezu jedem Scanner oder Multifunktionsgerät, damit Sie direkt in Ihren M-Files Dateispeicher speichern können. Diese Premium-Erweiterung verbindet M-Files direkt mit Netzwerk- und Desktop-Scannern sowie Multifunktionsgeräten.
Durch das elektronische Signieren werden Ihre Prozesse viel schneller, sicherer und effizienter. Sie können Dokumente von überall auf der Welt mit jedem Gerät und auf sichere und nachprüfbare Weise unterzeichnen lassen. Die signierten Dokumente werden umgehend entsprechend der Richtlinie gespeichert, wobei Workflows Archivierungs- und Abrufregeln unterstützen. Dank des elektronischen Signierens wird außerdem kein Papier benötigt. Die M-Files Funktionen für elektronisches Signieren bieten Ihnen folgende Möglichkeiten: