Sicheres und effizientes Teilen und Collaboration. Für die gemeinsame Bearbeitung eines Dokuments mit Kollegen oder das Teilen von Dokumenten mit Partnern und Kunden bietet M-Files Funktionen, die eine sichere und effiziente Zusammenarbeit ermöglichen.
Das Teilen von Dokumenten als E-Mail-Anhang kann schnell zu Chaos führen. Keiner weiß, welche Version wo gespeichert ist und wer die letzten Änderungen vorgenommen hat. Zum Glück gibt es eine bessere Möglichkeit – M-Files.
Das Teilen von Dokumenten ist einfach. Keine verlorenen E-Mail-Anhänge mehr. Keine doppelten Versionen mehr. Das eigentliche Dokument bleibt, wo es ist, damit es immer nur eine Kopie eines Dokuments gibt. Teilen Sie einfach einen Link zu der einen wahren Version.
Wenn Ihre Kollegen auch M-Files nutzen, ist das Teilen von Dokumenten ein Kinderspiel. Jeder hat die gleiche Version des Dokuments, wenn er es benötigt. Sollte auf das Dokument verwiesen werden, wird einfach ein Link erstellt und es wird freigegeben.
Für externe Stakeholder ohne M-Files können Sie Dokumente weiterhin einfach und sicher freigeben. Erstellen Sie einfach einen öffentlichen Link mit Ablauffrist und teilen Sie ihn. Der Empfänger kann auf die erforderlichen Informationen zugreifen.
Wenn Kollegen gemeinsam an Projekten arbeiten, sind mehrere Teammitgliedern an der Erstellung und Bearbeitung einzelner Dokumente beteiligt. M-Files ermöglicht ganz neue Effizienz mit Echtzeitzusammenarbeit in Microsoft Office Anwendungen.
Mehrere Benutzer können das Dokument gleichzeitig bearbeiten und die Änderungen sehen.
Mit der Funktion für gemeinsames Bearbeiten werden Änderungen automatisch gespeichert. Beim Aus- und Einchecken wird eine neue Version erstellt.
Das automatische Speichern funktioniert in M-Files unabhängig vom Speicherort, zum Beispiel OneDrive oder SharePoint.
Sicherheit ist der Kern der gemeinsamen Bearbeitung. Durch automatische Berechtigungen wird sichergestellt, dass die richtigen Personen Zugriffsrechte für die jeweiligen Inhalte haben.
Die gemeinsame Bearbeitung funktioniert sowohl im M-Files Desktop Client als auch im browserbasierten Web Client.
Aufgaben und Zuweisungen sind ein wichtiger Teil der Zusammenarbeit. Vielleicht muss eine andere Person Ihr Dokument prüfen und genehmigen. Vielleicht muss es eine andere Person veröffentlichen – oder andere Maßnahmen ergreifen.
M-Files Zuweisungen sind eine einfache Möglichkeit, das Dokument in die nächste Phase zu verschieben und die Nachverfolgung zu automatisieren. Zuweisungen können manuell eingerichtet werden oder Teil eines automatisierten Workflows sein, der auf dem Dokumenttyp basiert.
„Die Flexibilität, Erweiterbarkeit und Integrationsfähigkeit sowie die Funktionen zur Zusammenarbeit haben uns dazu veranlasst, uns für M-Files zu entscheiden. Verwirrende Ordnerstrukturen gehören nun der Vergangenheit an. Wir haben auf ein dynamisches, intelligentes Informationsmanagement umgestellt, das Unterstützung und Flexibilität im Einklang mit unserer Geschäftsstrategie und unseren Wachstumszielen bietet. Von der Zeitersparnis ganz abgesehen, hat M-Files auch unser Qualitätsmanagement verbessert und die mit manueller Arbeit verbundenen Risiken minimiert“
Juha Lehtola, IT Manager, Vahterus