Informationsmanagement in Outlook integrieren
Kombinieren Sie den vertrauten Umgang mit Outlook mit leistungsstarken Informationsmanagement-Tools, um einen Arbeitsort zu schaffen, der mehr als die Summe seiner Teile ist.
Outlook Ordner für Dokumentenmanagement zu nutzen ist eine Herausforderung. Denn es kann keine integrierte Sicht auf alle Inhalte bereitstellt werden – die Daten sind isoliert, lassen sich schwer auffinden und können nicht von jenen genutzt werden, die sie brauchen.
Mit den M-Files Outlook Add-ins wird sichergestellt, dass die wichtigsten Inhalte leicht zugänglich sind, mit Berechtigungen versehen und in den Workflow integriert werden, egal wie stark Ihre tägliche Arbeit auf E-Mails basiert. Mit den Outlook-Add-Ins können Sie Dokumente in M-Files zur automatischen Verarbeitung und Zugriffskontrolle speichern, um sicherzustellen, dass kein Vertrag oder keine offizielle Information in einem Posteingang verbleibt, den niemand finden kann. Außerdem können Sie direkt von Outlook aus auf Ihre M-Files-Informationen zugreifen, sodass kein Anwendungswechsel erforderlich ist.
Das standardmäßige Outlook Add-in ist bereits in M-Files enthalten. Es hilft Ihnen, E-Mails und Anhänge in M-Files zu übertragen. Dateien können korrekt gekennzeichnet mit Ihren restlichen Informationen, im richtigen Kontext, mit den korrekten Berechtigungen, im passenden Workflow gefunden werden.
Das Advanced Outlook Add-in für M-Files stellt darüber hinaus leistungsstarke Informationsmanagement-Tools in der vertrauten Benutzeroberfläche von Outlook bereit. Sie müssen nicht mehr zwischen Anwendungen wechseln, was Ihre Arbeit erschwert und zeitaufwendig ist – alles ist direkt über Outlook zugänglich.
Lassen Sie wichtige Informationen nicht in Vergessenheit geraten.
Speichern Sie E-Mails in M-Files, indem Sie ganz einfach entweder die gesamte E-Mail oder angehängte Dateien per Drag & Drop direkt in der Outlook-Oberfläche in M-Files-Ordner ziehen.
Damit dieselben Informationen nicht mehrmals gespeichert werden, kann die standardmäßige Integration erkennen, ob eine E-Mail bereits in M-Files gespeichert wurde und den Benutzer gegebenenfalls darauf hinweisen.
M-Files kann Kunden und Kontakte automatisch aus den E-Mail-Headern erkennen, um die Ablage für alle schnell und einfach zu gestalten.
Stören Sie funktionierende Routinen nicht
Mit dem erweiterten Outlook Add-in können Sie Ihre E-Mails in Sekunden intelligent speichern. Legen Sie Dokumente oder Anhänge mit intelligenten Metadaten-Vorschlägen schnell ab, um manuelle Arbeit und Fehler beim Tagging zu vermeiden.
Greifen Sie direkt in Outlook auf Ihre M-Files Informationen zu. Mit den M-Files IML-Connectoren können Sie auch von Ihren Netzwerklaufwerken oder von SharePoint darauf zugreifen.
Mit einem umfassenden Blick auf Ihre täglichen Dokumente und Inhalte direkt aus Outlook können Sie schnellere und fundiertere Entscheidungen treffen, ohne ständig zwischen Anwendungen wechseln zu müssen.