Zusammenarbeiten und Teilen

Sicheres und effizientes Teilen und Zusammenarbeiten

Kontrollieren Sie Ihre Dokumente trotz Zusammenarbeit im Team

Das Teilen von Dokumenten als E-Mail-Anhang kann schnell zu Chaos führen. Keiner weiß, welche Version wo gespeichert ist und wer die letzten Änderungen vorgenommen hat. Zum Glück gibt es eine bessere Möglichkeit – M-Files.

Dokumente teilen

Das Teilen von Dokumenten ist einfach. Keine verlorenen E-Mail-Anhänge mehr. Keine doppelten Versionen mehr. Das eigentliche Dokument bleibt, wo es ist, damit es immer nur eine Kopie eines Dokuments gibt. Teilen Sie einfach einen Link zu der einen wahren Version.

Mit Kollegen

Wenn Ihre Kollegen auch M-Files nutzen, ist das Teilen von Dokumenten ein Kinderspiel. Jeder hat dieselbe Version des Dokuments im Zugriff, wenn es gebraucht wird, und sollte auf das Dokument verwiesen werden müssen, wird einfach ein Link erstellt und geteilt.

Mit externen Beteiligten

Auch mit externen Beteiligten ohne M-Files können Dokumente einfach und sicher geteilt werden. Erstellen Sie einfach einen öffentlichen Link mit Ablauffrist und teilen Sie ihn. Der Empfänger kann auf die erforderlichen Informationen zugreifen.

Das Teilen von Dokumenten mit M-Files ist nicht nur einfach, sondern auch sicher.

Zugriffs- und Benutzerrechte werden automatisch verwaltet, um das Risiko zu minimieren.

Gemeinsam an Dokumenten arbeiten

Wenn Kollegen gemeinsam an Projekten arbeiten, sind mehrere Teammitgliedern an der Erstellung und Bearbeitung einzelner Dokumente beteiligt. M-Files ermöglicht ganz neue Effizienz mit CO-Authoring in Microsoft Office Anwendungen.

Gemeinsam Dokumente bearbeiten

Mehrere Benutzer können das Dokument gleichzeitig bearbeiten und die Änderungen sehen.

Automatisiertes Speichern

Im Co-Authoring werden Änderungen automatisch gespeichert. Beim Aus- und Einchecken wird eine neue Version erstellt.

Speichern, wo Sie es wollen

Das automatische Speichern funktioniert in M-Files unabhängig vom Speicherort, zum Beispiel OneDrive oder SharePoint.

Sicherheit im Co-Authoring

Höchste Sicherheit ist eine Kernfunktion. Durch automatische Berechtigungen wird sichergestellt, dass die richtigen Personen Zugriffsrechte für die jeweiligen Inhalte haben.

Ihren bevorzugten Client verwenden

Die gemeinsame Bearbeitung funktioniert sowohl im M-Files Desktop Client als auch im browserbasierten Web Client.

Zusätzlich zu den nativen M-Files Clients können Sie Inhalte mit Ihren täglichen Tools wie

Microsoft Teams oder Salesforce teilen und gemeinsam bearbeiten.

Mit M-Files Aufgaben zuweisen und im Blick behalten

Aufgaben und Zuweisungen sind ein wichtiger Teil der Zusammenarbeit. Vielleicht muss eine andere Person Ihr Dokument prüfen und genehmigen. Vielleicht muss es eine andere Person veröffentlichen – oder andere Maßnahmen ergreifen.

M-Files-Zuweisungen sind eine einfache Möglichkeit, das Dokument in die nächste Phase zu verschieben und die Nachverfolgung zu automatisieren. Zuweisungen können manuell eingerichtet werden oder Teil eines automatisierten Workflows sein, der auf dem Dokumenttyp basiert.

Jupiter Group verzichtet dank M-Files auf Papier

„M-Files hat unsere Arbeitsweise als Unternehmen komplett umgekrempelt – zum Besseren. Die Art und Weise, wie wir Dokumente finden, Daten eingeben und Informationen teilen – der Unterschied ist enorm. Die gesamte Dynamik im Büro hat sich verändert und wir arbeiten jetzt besser.“

 

Mark Tweddle, Managing Director, Jupiter Group

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