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5 Best Practices für die DokumentenverwaltungKonformität und Erfolg

  

In der heutigen, dokumentenlastigen Geschäftswelt ist besonders wichtig, ein zuverlässiges Dokumentenverwaltungssystem für die Nachverfolgung und Verwaltung Ihrer Unternehmensdaten einzusetzen. Wenn Sie unsere Best Practice-Empfehlungen befolgen, ist der Einstieg ganz leicht:

Align document management requirements to the goals of the business.

1. Dokumentenverwaltungsanforderungen mit den Geschäftszielen in Einklang bringen


Wählen Sie ein elektronisches Dokumentenverwaltungssystem, das sich an Ihre Geschäftsanforderungen anpasst und Sie nicht, wie bei anderen Lösungen, Ihre Unternehmensorganisation umstellen müssen, um sich an den jeweiligen Dokumentenverwaltungsansatz anzupassen. Wie wichtig ist ein Fernzugriff auf Ihre Dokumente? Welche Rolle spielt die Konformität? Wie sieht Ihre IT-Infrastruktur heute aus und inwiefern wird sie sich verändern? Was sind Ihre wichtigsten unternehmerischen Belange - Mobilität, Flexibilität, Sicherheit? Gehen Sie sicher, dass das gewählte Dokumentenverwaltungssystem Ihre aktuellen und zukünftigen Geschäftsanforderungen erfüllt.

2. Zuverlässige Dokumentenerfassung garantieren

Verwandeln Sie Ihre Papierdokumente in digitale Dateien, die mit Tags versehen und für eine schnelle und einfache Wiederherstellung in einem elektronischen Dokumenten-Repository gespeichert werden können. Wählen Sie ein Dokumentenverwaltungssystem, welches das Scannen von Dokumenten sowie die Möglichkeit der Indexierung von Dokumenten unter Verwendung von mehr Eigenschaften als nur dem Dateinamen, einschließlich des gesamten Dateiinhalts sowie beschreibenden Tags und Schlüsselbegriffen bietet. Auf diese Weise können Sie sicher sein, dass bei Ihren Suchvorgängen alle relevanten Informationen gefunden werden, ob Sie nun nach einem einzelnen Wort in einer Datei im Repository, einem "Metadaten"-Tag oder Schlüsselbegriff oder nach dem Dateinamen suchen.

3. Gesicherter Zugriff auf vertrauliche Dokumente

Die Konformitätsrichtlinien verlangen, dass auf Dokumente mit personenbezogenen Informationen nur eingeschränkter Zugriff bestehen darf und deren Freigabe gesichert abläuft. Wählen Sie ein Dokumentenverwaltungssystem, das ein sicheres Dokumenten-Repository verwendet und eine Benutzer-Authentifizierung sowie Passwortschutz umfasst, sodass Sie den Zugriff auf Dokumente kontrollieren können. Zudem sind Sie mit einem solchen System in der Lage, nachzuverfolgen und zu verwalten, wer die Dokumente geöffnet hat. Daneben erhalten Sie Benachrichtigungen oder Alarme, wenn die Dokumente geändert werden.

4. Workflows optimieren

Eine verbesserte Unternehmenseffizienz ist einer der Hauptvorteile einer elektronischen Dokumentenverwaltung. Durch die Digitalisierung Ihrer Dokumente und deren Markierung für eine schnelle Suche und Wiederherstellung reduzieren Sie die Zeit, die Ihre Mitarbeiter mit der Suche nach job-bezogenen Informationen verbringen - und steigern so deren Produktivität. Wählen Sie ein Dokumentenverwaltungssystem, das an Ihre Workflows angepasst und für Ihre Geschäfstabläufe optimiert werden kann. Automatisierte Aufgaben und E-Mailbenachrichtigungen sorgen dafür, dass die Mitarbeiter kontinuierlich arbeiten können und reduzieren Pausen in den Workflow-Abläufen auf ein Minimum.

5. Lebenszyklen von Dokumenten verwalten

Wie lange bewahren Sie Ihre elektronischen Dokumente auf und wie und wann vernichten Sie diese? Sowohl Konformitätsrichtlinien als auch Ihre spezifischen Unternehmensanforderungen spielen bei dieser Entscheidung eine Rolle. Vergewissern Sie sich, dass Ihr Dokumentenverwaltungssystem Sie darin unterstützt, die elektronische Ablage nachzuverfolgen, zu wissen, wo in ihrem Lebenszyklus sich Dokumente gerade befinden sowie auch zu wissen, ob diese aktiv, archiviert sind oder vernichtet werden können. M-Files setzt Best Practices für die Dokumentenverwaltung ein, indem alle robusten Funktionen, die Sie für die Konformität und Effizienz benötigen, in einer benutzerfreundlichen, erschwinglichen und leicht zu implementierenden Lösung kombiniert werden.

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