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Fallstudie: Bezirk Granville, NC

Der Bezirk Granville rüstet um auf elektronische Dokumentenverwaltung mit M-Files und verkürzt die Antwortzeiten hinsichtlich öffentlicher Anfragen der Bürger erheblich. 

County of Granville transition from paper to electronic document management with M-Files

Der Bezirk Granville in North Carolina (USA) bietet seinen Bürgern ein breit gefächertes Angebot an Dienstleistungen an, wozu auch Gesundheits-, öffentliche Sicherheits- und Sozialdienstleistungen, Umweltmanagement, Freizeit- und Kulturangebote sowie Bildungs- und Wirtschaftsförderung gehören. Mit insgesamt 24 Abteilungen, die unterschiedliche Dokumentation und verschiedene Verfahrensabläufe und Anforderungen hinsichtlich Herausgabe und Speicherung aufweisen, wurde es offensichtlich, dass unbedingt eine Dokumentenverwaltungslösung eingeführt werden musste.


In dieser Erfolgsgeschichte erfahren Sie, wie das IT-Beratungsunternehmen  DATANET die M-Files-Software empfahl und einführte. Damit half sie dem Bezirk Granville dabei, schnell und einfach auf die gewünschten Informationen zugreifen zu können, die Verwendung von bestehenden Informationen zu verbessern, mehrfach vorhandene Dateien zu löschen sowie Datenverlusten und -konflikten vorzubeugen.

  • George Sparrow, Principal, DATANET

    George Sparrow

    Direktor | DATANET

    „Mit M-Files kann der Bezirk Granville schnell und einfach auf die gewünschte Information zugreifen, bestehende Information optimal wiederverwerten, Dateiredundanzen eliminieren und Datenkonflikte sowie Datenverluste vermeiden.

  • Michael Felts, Finanzdirektor, The County of Granville

    Michael Felts

    Finanzdirektor | Bezirk Granville, NC (USA)

    „Nicht nur unser Verwaltungsvorstand möchte genauere Informationen über alle Abläufe, sondern auch die Bürger selbst interessieren sich mehr für zivile Angelegenheiten als noch vor ein paar Jahren. Dies führt dazu, dass unser Büro viel mehr Informationsanfragen beantworten muss als früher. M-Files hilft uns dabei, die Anfragen schneller und effizienter zu bearbeiten.“

  • Michael Felts, Finanzdirektor, The County of Granville

    Michael Felts

    Finanzdirektor | Bezirk Granville, NC (USA)

    „Die Möglichkeit, Metadaten für die sichere Indexierung und die Vereinfachung der Suche nach Dokumenten einzusetzen, hat sich als riesiger Vorteil für uns herausgestellt. Wir benötigen kein kompliziertes Indexiersystem mehr, sondern verwenden ganz einfach die Metadaten. Das hat den Indexiervorgang beschleunigt und vereinfacht.“

  • Michael Felts, Finanzdirektor, The County of Granville

    Michael Felts

    Finanzdirektor | Bezirk Granville, NC (USA)

    „Die Finanzabteilung benötigte eine effektivere Methode für die Archivierung und Verwaltung von Kopien ausgegebener Schecks sowie der dazugehörigen Dokumentation wie Rechnungen und Bestellscheine. Mit dem OCR-Modul von M-Files können die Mitarbeiter nun jedes Dokument einscannen und als Tiff-Datei speichern, die dann ins PDF-Format konvertiert wird. Mit der Funktion der automatischen Texterkennung von M-Files OCR werden unsere eingescannten Dateien zu voll durchsuchbaren PDF-Dokumenten. Dadurch sind sie sehr viel leichter zu organisieren, zu verwalten und wiederzufinden. 

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