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Bauen Sie mit M-Files ganz einfach ein zentralisiertes Dokumenten-Repository auf.

   

Zentralisiertes Dokumenten-Repository 

Die Speicherung Ihrer Geschäftsdaten in einem zentralisierten Dokumenten-Repository ist eine intelligente Idee für den Schutz Ihrer Unternehmensdokumente. M-Files macht Ihnen diese Aufgabe leicht, indem wir ein sicheres, zuverlässiges Dokumenten-Repository als Kernkomponente unserer Dokumentenverwaltungssoftware bereit stellen. Das Beste daran ist, dass das Speichern Ihrer Dateien in M-Files so einfach ist, als würden Sie sie auf einem Laufwerk speichern. Der Grund dafür ist, dass unser Dokumenten-Repository wie ein virtuelles Laufwerk funktioniert: Sie ziehen einfach die Dateien mit Drag&Drop auf das M-Files-Laufwerk oder verwenden die Befehle "Speichern" und "Öffnen" wie in jeder gängigen Windows-Anwendung...so einfach ist das.

Welchen Nutzen bringt eine zentralisierte Dokumentenspeicherung Ihrem Unternehmen?

  • Reduzierung von Laufwerk- und Dateispeicherplatz für die Dokumentenspeicherung
  • Abteilungsübergreifende Maximierung des Werts Ihrer Dokumente
  • Vereinfachung der Datensicherung und -wiederherstellung
  • Verhinderung von Datenverlusten durch menschliche Fehler
  • Sicherung von vertraulichen Unternehmensinformationen
  • Aufrechterhaltung eines zentralisierten Zugriffs auf alle Unternehmensdokumente      

Reduzierung des für die Dokumentenspeicherung erforderlichen Speicherplatzes

Die Speicherung von Dateien auf dem Desktop oder lokalen Laufwerken kann zu Datenredundanz und einem Chaos bei der elektronischen Ablage führen. M-Files bietet Ihnen den Vorteil eines einzigen virtuellen Dokumenten-Repository, das von allen Mitarbeitern gemeinsam genutzt wird. Auf diese Weise sind keine Dokumentenduplikate in verschiedenen Abteilungen mehr nötig und Sie benötigen weniger Platz für die Dokumentenspeicherung. Alle elektronischen Dokumente im Tresor sind mit Tags versehen und voll durchsuchbar, damit die Dokumentenwiederherstellung schnell und zuverlässig abläuft.

Vereinfachung der Datensicherung für Konformität und Due Diligence

Die Speicherung Ihrer digitalen Dokumente in einem zentralisierten Dokumenten-Repository erleichtert Ihnen die Durchführung der täglichen Datensicherung und stellt sicher, dass Sie für den Downtime- oder Katastrophenfall stets noch über eine Kopie Ihrer geschäftsentscheidenden Informationen verfügen. M-Files erleichtert diesen Vorgang durch automatische Datensicherungen des Daten-Tresors.

Nutzen Sie Ihre komplette Wissensdatenbank als Wettbewerbsvorteil

Da das Dokumenten-Repository von M-Files alle Ihrer Unternehmensdaten an einem Ort speichert, läuft die Zusammenarbeit von internen und externen Einheiten problemlos ab. Authorisierte Benutzer können Dokumente basierend auf deren Inhalt suchen und wiederherstellen. Es ist nicht nötig, wichtige Dokumente per E-Mail hin und her zu schicken und wichtige Informationen für die entsprechende Aufgabe können nicht mehr verloren gehen.

Schützen Sie Ihre vertraulichen Daten

Gehen Sie kein Risiko ein, indem Sie Ihr geistiges Eigentum per E-Mail versenden oder Mitarbeitern unkontrollierten Zugriff darauf ermöglichen. Kontrollieren Sie Ihre vertraulichen Unternehmensinformationen durch Speicherung im Dokumenten-Repository von M-Files. Dort können Sie die Daten personalisieren und kontrollieren, wer darauf zugreifen und diese ansehen und bearbeiten kann. Das Dokumentenverwaltungssystem von M-Files bietet Benutzer-Authentifizierung und Passwortschutz, um sicher zu stellen, dass nur authorisierte Benutzer auf Ihre Dokumente zugreifen können. Daher ist M-Files sehr viel sicherer als lokale Laufwerke oder Speichersticks.

Minimieren Sie das Risiko eines Datenverlusts durch menschliche Fehler

Das unbeabsichtigte Löschen von Daten und Dateien kommt nur allzu häufig vor, ist jedoch vollständig vermeidbar, wenn Ihre Daten zentralisiert und gesichert sind. Das Dokumenten-Repository von M-Files umfasst Check-in- und Check-out-Vorgänge, die verhindern, dass ein Dokument von mehreren Benutzern gleichzeitig bearbeitet wird. Zudem werden alle vergangenen Revisionen von Geschäftsdokumenten gespeichert, sodass Sie schnell auf alte Versionen zugreifen oder Dateien im Falle eines ungewollten Löschens wiederherstellen können.

Zentralisieren und verwalten Sie Ihre gesamten Unternehmensdaten, einschließlich E-Mails

Konformitätsrichtlinien erfordern, dass E-Mails und Anhänge gespeichert werden und im Falle eines Audits wieder herstellbar sind. M-Files kann so konfiguriert werden, dass die gesamte eingehende und ausgehende Korrespondenz automatisch im Dokumenten-Repository gespeichert wird. Sobald die E-Mails und Anhänge im Daten-Tresor gespeichert sind, können sie wie jedes andere Dokument oder Objekt mit den geeigneten Tags, Schlüsselbegriffen und Metadaten klassifiziert werden.

Mit M-Files können Sie alle Arten von Dateien in Ihrem Dokumenten-Repository zentralisieren und sichern:

  • Microsoft Office-Dokumente
  • E-Mails und Anhänge
  • Gescannte Dateien
  • PDF-Dateien jeder beliebigen Anwendung
  • Daten externer Datenbanken
  • CAD-Dateien
  • Bilder und Grafiken

Wer kann von einer zentralisierten Dokumentenspeicherung profitieren?

  • Anwaltskanzleien und Steuerberatungsunternehmen
  • Arztpraxen und Unternehmen des Gesundheitswesens
  • Architektur-, Ingenieurs-, Bau- und Produktionsunternehmen
  • Jedes Unternehmen, in dem EDMS- sowie Aufzeichnungsaufbewahrungs- und Audit-Anforderungen bestehen

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Hier finden Sie eine Reihe von Videos zur Ansicht, die zeigen wie M-Files die Art und Weise ändert, wie Sie Dokumente und Information verwalten.

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