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DOKUMENTENMANAGEMENT (DMS)

Dokumente sind das Lebenselixier  Ihrer Organisation. Daher kann  ein schneller Zugriff auf die richtige Dokumentenversion den entscheidenden Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg ausmachen. Die Dokumentenverwaltung von M-Files gestattet es den richtigen Personen umgehend auf die richtigen Dateien zuzugreifen.

Vorteile

Dokumente schützen, während jederzeit darauf zugegriffen werden kann.

Es ist wichtig, Inhalte zu schützen und gleichzeitig allen Mitarbeitern im Unternehmen den Zugriff auf die von ihnen benötigten Inhalte zu gewährleisten. Berechtigungen werden in M-Files automatisch und dynamisch konfiguriert. Dokumentensicherheit und Zugriffsrechte können unternehmensweit automatisiert werden.

Dokumente sofort auffinden

Manchmal ist das Auffinden eines Dokuments gerade dann, wenn man es dringend benötigt, ein Ding der Unmöglichkeit. Wo wurde diese Datei gespeichert? Wer hat sie zuletzt bearbeitet?
Was wäre, wenn dies keine Rolle spielen würde? M-Files beseitigt das Datei-Chaos in herkömmlichen Ordnern ein für alle Mal, indem es die Dateien inhaltsbezogen organisiert.   ,Auf diese Weise müssen Sie nie mehr darüber nachdenken, wo eine Datei gespeichert wurden und welches die aktuelle Version ist.

Eine Version von jedem Dokument

Was wäre, wenn alle Mitarbeiter in Ihrer Organisation das notwendige und aktuellste  Dokument schnell und problemlos finden würden? In M-Files ist jeweils nur eine Dateiversion von jedem Dokument vorhanden. Egal um welches Dokument es sich handelt, es ist stets aktuell.

Teilen und zusammenarbeiten

Das Teilen von Dokumenten ist in M-Files so einfach, wie auf die rechte Maustaste zu klicken. Ob Sie jemandem ein Dokument zusenden oder mit anderen Arbeitskollegen zusammen arbeiten wollen, M-Files hilft Ihnen dabei, alles nahtlos zu dokumentieren und zu organisieren.

Speichern in M-Files

Sehen Sie sich dieses Video an, um zu erfahren, wie Sie Dokumente schnell und einfach in M-Files abspeichern und gleichzeitig sicherstellen können, dass die Dateien unternehmensweit leicht auffindbar und zugänglich sind.

Daniel Maas, Eigentümer - North Coast Refrigeration and Electric, Inc.

Daniel Maas

Eigentümer | North Coast Refrigeration and Electric Inc.

„Wir speichern sämtliche Dokumente in M-Files ab. Dazu gehören Buchhaltungsdokumente, Debitorenforderungen, Rechnungen, Verbindlichkeiten aber auch Arbeitsunterlagen wie Bestellungen, Angebote und Verträge. Sämtliche Projektunterlagen, sogar Fotos des Arbeitsplatzes, werden in M-Files abgelegt.“

ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT (ECM)

Ihr Unternehmen benötigt einen schnellen Zugriff auf  aktuellstes  Datenmaterial, um bessere und gezieltere Entscheidungen treffen zu können und immer einen Schritt schneller als die Konkurrenz zu sein. Von Dokumenten bis hin zu Fotos, Videos, Audiodateien und allen sonstigen Dateiformaten:  die einfach zu bedienende M-Files-Lösung beseitigt das Datei-Chaos und ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, Inhalte schnell zu finden und zu bearbeiten.

Vorteile

Finden Sie umgehend alles, was Sie benötigen

Manchmal ist das Auffinden von Inhalten gerade dann, wenn man sie dringend benötigt, ein Ding der Unmöglichkeit. Wo wurde diese Datei gespeichert? Wer hat sie zuletzt bearbeitet?
Was wäre, wenn dies keine Rolle spielen würde? M-Files beseitigt das Datei-Chaos in herkömmlichen Ordnern ein für alle Mal, indem es  Dateien inhaltsbezogen organisiert. Auf diese Weise müssen Sie nie mehr darüber nachdenken, wo die Datei gespeichert wurde und welches die aktuelle Version ist.

M-Files besticht durch seine hohe Benutzerakzeptanz

Die größte Herausforderung bei der Bereitstellung eines Systems besteht darin, dass es auch alle benutzen. Da sich M-Files an die Arbeitsweise der Benutzer anpasst, erfolgt dieGewöhnung an die neue Arbeitsweise in Rekordzeit. Verwalten Sie Dokumente, Informationen und Arbeitsabläufe, ohne ein Handbuch konsultieren zu müssen. M-Files ist intuitiv, kann mit allen Programmen benutzt werden und funktioniert immer problemlos.

M-Files ist kompatibel

Kommunikation ist der Schlüssel für jede Geschäftsbeziehung und Ihre Business-Software stellt dabei keine Ausnahme dar. M-Files kommuniziert mit anderen Systemen, damit Sie immer finden, was Sie suchen, egal wo Sie sich aufhalten. M-Files lässt sich optimal in andere CRM- und ERP-Lösungen und weitere Geschäftsanwendungen integrieren, sodass die gesamten Informationen des Unternehmens zentralisiert vorgehalten werden.

Automatisieren von Workflows

Die manuelle Abwicklung von tagtäglichen Arbeitsabläufen ist eine Zeitverschwendung. M-Files automatisiert betriebliche Workflows, wie sie beispielsweise die Annahmen von Bestellungen darstellt. Das bedeutet, dass Sie Konsistenz garantieren können, da M-Files prüft, ob der festgelegte Ablauf Schritt für Schritt eingehalten wurde.

Suchen in M-Files

Dank M-Files ist das Suchen und Finden von Informationen ein Kinderspiel und erfolgt in Sekundenschnelle. Sie können dabei nach Dokumentname, Kunde, Dokumenttyp, Schlagwort und anderen Kriterien suchen. Sie finden stets die Dateien und Informationen, die Sie benötigen, da der gesamte Inhalt der Dokumente durchsucht wird.

Henrik Lyder - Direktor, Bentley Instruments

Henrik Lyder

Direktor | Bentley Instruments

„Die Einführung eines digitalen Asset-Management-Systems garantiert, dass unseren Mitarbeitern die gebräuchlichsten Dokumente, aktuellsten Entwürfe und neuesten Anleitungen zur Verfügung stehen, damit sie umgehend aktuelle Anleitungen erstellen können, anstatt verzweifelt irgendwelche Bibliotheken mit chaotischen Ordnerstrukturen nach Material zu durchstöbern.“

ENTERPRISE INFORMATION MANAGEMENT (EIM)

Ihren Mitarbeitern stets einen schnellen Zugriff auf aktuellste  Dokumente zu verschaffen, die in unternehmenseigenen Anwendungen und Datenbanken gespeichert sind, stellt eine beträchtliche Herausforderung dar. M-Files eliminiert Informationssilos und beseitigt die Hindernisse, die zwischen  Mitarbeitern und  Informationen stehen. Strukturierte Daten werden durch M-Files ebenso wie unstrukturierte Inhalte  befreit von den Einschränkungen einzelner Anwendungsplattformen und Informationssilos.

Vorteile

M-Files ist kompatibel

Kommunikation ist der Schlüssel für jede Geschäftsbeziehung und Ihre Business-Software stellt dabei keine Ausnahme dar. M-Files kommuniziert mit anderen Systemen, damit Sie immer finden, was Sie suchen, egal wo Sie sich aufhalten. M-Files lässt sich optimal in andere CRM- und ERP-Lösungen und weitere Geschäftsanwendungen integrieren, sodass die gesamten Informationen des Unternehmens zentralisiert werden können.

Finden Sie die richtige Information umgehend

Manchmal ist das Auffinden der richtigen Information gerade dann, wenn man sie dringend benötigt, ein Ding der Unmöglichkeit. Wo wurde das Dokument gespeichert? Wer hat es zuletzt bearbeitet?
Was wäre, wenn dies keine Rolle spielen würde? M-Files beseitigt das Datei-Chaos in herkömmlichen Ordnern ein für alle Mal, Es organisiert Dateien inhaltsbezogen, sodass Sie nie mehr darüber nachdenken müssen, wo eine Datei gespeichert wurde und welches die aktuelle Version ist.

Wichtige Daten schützen

M-Files erlaubt das sichere Speichern von vertraulichen Informationen, die unternehmensweit von autorisierten Mitarbeitern der Firma abgerufen werden können. M-Files verwaltet die Zugriffsrechte automatisch und dynamisch, garantiert die Datensicherheit und hält den Zugriff im Rahmen ihrer Rechtestruktur aufrecht.

Von überall auf alles zugreifen

Dokumente einsehen und Abläufe verwalten, dank der M-Files-Mobile-Applikationen für iPhone, iPad sowie für Smartphones unter Android und Windows Phone. Sie können Dateien scannen, aufrufen und genehmigen egal wo Sie sich befinden und welches mobile Gerät Sie einsetzen.

Video: Dynamische Ansichten

Bei den Dynamischen Ansichten von M-Files handelt es sich um virtuelle Ordner, die es Benutzern ermöglichen, sofort auf erforderliche Informationen zuzugreifen. M-Files verwaltet sämtliche Informationen danach, WAS sie darstellen, anstelle von WO sie gespeichert sind. Wir wissen, dass unterschiedliche Personen die Inhalte, mit denen sie arbeiten, auf verschiedene Art und Weise organisieren. Daher ermöglicht Ihnen M-Files, alles genau so zu strukturieren und anzuzeigen, wie Sie es möchten. Sehen Sie sich das Video unten an, um mehr über Dynamische Ansichten zu erfahren.

Rick Rambo, Computer Operations Manager - Booth & Associates

Rick Rambo

Computer Operations Manager | Booth & Associates

„Unsere Ingenieure mögen den Umstand, dass es nun Dateieigentümer gibt, sodass Änderungen registriert werden und die geänderte Version die Metadaten des Bearbeiters enthält. Falls etwas schief läuft, ist eine Datenspur vorhanden. Diese Nachvollziehbarkeit - zusammen mit der Versionskontrolle und der Möglichkeit vorherige Versionen zu reaktivieren -  begeistert eine Menge Mitarbeiter.“

Qualität und Konformität

Ihr Unternehmen stellt Produkte her, die strengen Qualitäts- und Konformitätsanforderungen unterliegen. Es kann unangenehm und ressourcenintensiv sein, ein unternehmenseigenes Qualitätssystem mit SOPs (Genehmigungen), Schulungsunterlagen und der Möglichkeit zur Nachverfolgung laufender CAPAs angemessen zu verwalten. M-Files unterstützt Sie durch Dokumenten- und Prozessverwaltungsfunktionen, die speziell für Unternehmen mit strengen Qualitäts- und Konformitätsanforderungen entwickelt wurden, bei der Verbesserung Ihres Qualitätsmanagementsystems, bei der Einhaltung von Auflagen und bei Audits.

Vorteile

Reduzierung von Risiken im Zusammenhang mit der Erfüllung von Richtlinien und Normen

Es kann riskant und kostspielig werden, Vorschriften nicht einzuhalten. Von der ISO 9001 bis hin zur FDA 21 CFR Part 11 – unsere Aufgabe besteht darin, Ihnen dabei zu helfen, konform zu handeln. M-Files hilft Ihnen dabei, das Risiko einer Nichtkonformität zu verringern, indem es in Ihrem Unternehmen alles organisiert, speichert und automatisiert.

Nachverfolgbarkeit von und Einblick in ausstehende Aufgaben

Nichtkonformitäten und während Audits aufgedeckte Mängel können äußerst kostspielig und riskant sein, wenn nicht klar ist, wo die eigentlichen Probleme liegen. M-Files ermöglicht es Ihnen, zugewiesene Maßnahmen nach Audit, Abteilung, Workflow-Status oder einer beliebigen sonstigen festgelegten Eigenschaft nachzuverfolgen. Damit liegen Ihnen Echtzeitinformationen zu CAPAs oder sonstigen zugehörigen Dokumentationsänderungen vor. Außerdem wird auf diese Weise die Zeit für die Vorbereitung auf Audits verkürzt. Die Kommunikation wird dadurch ebenfalls verbessert und Korrekturmaßnahmen können nicht mehr vergessen werden.

Automatisierung von Qualitätsprozessen

Mit M-Files erhalten Sie über die Systemansicht und Berichte ausführliche Informationen. Sie können ausstehende Maßnahmen eskalieren und werden automatisch umgehend über beliebige Änderungen informiert. Sie behalten den Überblick über zugewiesene dokumentenbezogene Lernaufgaben und legen Maßnahmen fest, um ermittelte Risiken abzuschwächen. Unterdessen wird jede einzelne Maßnahme in einem Prüfpfad gespeichert. M-Files automatisiert qualitätsbezogene Workflows wie Änderungskontrolle, CAPAs und Schulungen. Das bedeutet, dass Sie für eine einheitliche Abwicklung sorgen können, während M-Files bei der Überprüfung hilft, ob festgelegte Abläufe eingehalten werden.

Verbreitung aktueller Richtlinien und Verfahren

Was wäre, wenn alle Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen die richtigen Informationen schnell und problemlos fänden? In M-Files ist jeweils nur eine Version von jedem Dokument vorhanden. Egal um welches Qualitäts- oder Konformitätsdokument es sich handelt, es ist stets aktuell.

Anmerkungen und Hervorhebungen

Sehen Sie sich dieses Video an, um zu erfahren, wie die Funktion „Anmerkungen und Hervorhebungen“ in M-Files es jedem Benutzer erlaubt, Kommentare hinzuzufügen, ohne dabei das Originaldokument zu ändern. Lassen Sie sich alle Notizen und Kommentare auf einen Blick anzeigen oder gehen Sie alle Feedbacks einzeln durch. Verwenden Sie „Anmerkungen und Hervorhebungen“ in M-Files im Zusammenhang mit PDF-Dateien, Word-Dokumenten, Excel-Tabellen, PowerPoint-Präsentationen und Visio-Zeichnungen.

Tyler Lassen

IT-Spezialist | Idaho Milk Products

„Unser Unternehmen wird das ganze Jahr über Prüfungen unterzogen, die von der Qualitätskontrolle infolge Kunden-Feedbacks bis hin zu 3-monatlichen Buchprüfungen reichen. Dank M-Files wenden wir nun wesentlich weniger Zeit dafür auf, die administrative Abwicklung der Audits zu bewältigen.“

VERTRAGSMANAGEMENT (CONTRACT LIFECYCLE MANAGEMENT CLM)

Das manuelle Verwalten von Verträgen ist ein zeitraubendes und ressourcenintensives Unterfangen. M-Files optimiert die Vertragsverwaltungsprozesse, indem es Sie bei der Organisation der Dokumente unterstützt und sicherstellt, dass die richtigen Leute stets schnellen Zugriff auf die richtige Version des jeweiligen Vertrags haben, unabhängig davon, wo sie sich befinden oder von welchem Gerät Sie darauf zugreifen.

Vorteile

Verträge schneller prüfen und annehmen

Das Verwalten und Nachverfolgen von vertragsbezogenen Worksflows ist zeitintensiv. M-Files hilft Ihnen dabei, Zeit zu sparen, da Verfahrensabläufe automatisiert werden, wie dies beispielsweise beim Contract-Lifecycle-Management (CLM) der Fall ist. Da bei M-Files die Verantwortung für jeden Arbeitsschritt genau definiert ist, können Benachrichtigungen automatisch versendet werden.

Papierbasierte Abläufe ersetzen

M-Files ersetzt die ineffizienten und fehleranfälligen  papierbasierten Abläufe, die noch in vielen Unternehmen regelmäßig zum Einsatz kommen. M-Files bietet einen einzigartigen Ansatz zur Speicherung und dynamischen Organisation sämtlicher Verträge und vertragsbezogenen Unterlagen nach Attributen wie Parteien, Vertragstypen, Status im Lebenszyklus, Eigentümer, Datum usw.

Wichtige Daten schützen

M-Files erlaubt das sichere Speichern von vertraulichen Informationen, die unternehmensweit von autorisierten Mitarbeitern der Firma abgerufen werden können. M-Files verwaltet die Zugriffsrechte automatisch und dynamisch, garantiert die Datensicherheit und hält den Zugriff im Rahmen ihrer Rechtestruktur aufrecht.

Von überall auf alles zugreifen

Verträge einsehen und Abläufe verwalten- dank der M-Files-Mobile-Applikationen für iPhone, iPad sowie für Smartphones unter Android und Windows Phone kein Problem. Sie können Verträge scannen, aufrufen und genehmigen, egal wo Sie sich befinden und welches mobile Gerät Sie einsetzen.

Prozesse und Produktivität

Benutzen Sie die automatisierten Workflows, um Routinearbeiten (Vertragsannahmen, Inhaltskontrolle, Rechnungsstellung usw.) zu vereinfachen und zu beschleunigen, während Sie produktiv bleiben und dabei vollkommen richtlinienkonform arbeiten. Sehen Sie sich dieses Video an, um zu erfahren, wie M-Files automatisch jeden Schritt eines Workflow-Ablaufs prüft und Ihnen eine Benachrichtigung sendet, wenn Ihr Eingreifen erforderlich ist. Einfach, schnell und vollkommen integriert in M-Files.

Fakturierung

Die Einhaltung von Zahlungsfristen trägt wesentlich dazu bei, dass Sie mit Ihren Lieferanten und Händlern einwandfreie Geschäftsbeziehungen unterhalten. M-Files ermöglicht es Ihnen, die Genehmigung von Rechnungen sowie andere Geschäftsabläufe finanzieller Natur zu automatisieren und nachzuverfolgen.

Vorteile

Automatisieren von Workflows

Die manuelle Abwicklung von tagtäglichen Arbeitsabläufen ist eine Zeitverschwendung. M-Files automatisiert betriebliche Workflows, wie sie beispielsweise die Annahmen von Bestellungen darstellt. Das bedeutet, dass Sie Konsistenz garantieren können, da M-Files prüft, ob der festgelegte Ablauf Schritt für Schritt eingehalten wurde.

Wichtige Daten schützen

M-Files erlaubt das sichere Speichern von vertraulichen Informationen, die unternehmensweit von autorisierten Mitarbeitern der Firma abgerufen werden können. M-Files verwaltet die Zugriffsrechte automatisch und dynamisch, garantiert die Datensicherheit und hält den Zugriff im Rahmen ihrer Rechtestruktur aufrecht.

Von überall auf alles zugreifen

Rechnungen einsehen und Abläufe verwalten - dank der M-Files-Mobile-Applikationen für iPhone, iPad sowie für Smartphones unter Android und Windows Phone kein Problem. Sie können Rechnungen aufrufen, prüfen, und genehmigen, egal wo Sie sich befinden und welches mobile Gerät Sie einsetzen.

M-Files ist kompatibel

Kommunikation ist der Schlüssel für jede Geschäftsbeziehung und Ihre Business-Software stellt dabei keine Ausnahme dar. M-Files kommuniziert mit anderen Systemen, damit Sie immer finden, was Sie suchen, egal wo Sie sich aufhalten. M-Files lässt sich optimal in andere CRM- und ERP-Lösungen und weitere Geschäftsanwendungen integrieren, sodass die gesamten Informationen des Unternehmens zentralisiert werden können.

Von überall aus auf wichtige Informationen zugreifen

M-Files Mobile macht Ihre M-Files-Datenverwaltung (Dokumente und Workflows inbegriffen) von überall aus zugänglich, sogar dann, wenn Sie sich nicht im Büro befinden. Die Mobile-Apps von M-File können vom Apple App Store oder von Google Play bzw. Windows Phone Store heruntergeladen werden.

Jeff Miller

Controller | AmeriTex Machine and Fab

„Dank den fortgeschrittenen Suchfunktionen und Workflow-Eigenschaften sowie der Verknüpfung zwischen Rechnungen und Bestellungen, sehen wir in M-Files die perfekte Lösung, um unsere Rechnungsabwicklung genauer und zeitgerechter umsetzen zu können.“

Projektmanagement

Das Planen, Organisieren und Leiten von Projektressourcen und Abläufen kann entmutigend und nicht enden wollend erscheinen. Mit M-Files ist es ein Kinderspiel die  Sichtbarkeit von Inhalten, die  Aufgabenfristen und die Zugriffsrechte zu Dokumenten zu definieren. Aus diesem Grund ist Projektmanagement eines der häufigsten Anwendungsszenarien von M-Files.

Vorteile

Alles an einem Ort

Manchmal ist das Auffinden der richtigen Projektunterlagen gerade dann, wenn man sie dringend benötigt, ein Ding der Unmöglichkeit. Wo wurde der Vertrag gespeichert? Wer hat ihn zuletzt bearbeitet?
Was wäre, wenn dies keine Rolle spielen würde? M-Files beseitigt das Datei-Chaos in herkömmlichen Ordnern ein für alle Mal, indem es Dateien inhaltsbezogen organisiert. Auf diese Weise müssen Sie nie mehr darüber nachdenken, wo die Datei gespeichert wurde und welches die aktuelle Version ist.

Teamleitung

Während des gesamten Projektzyklus den Überblick  zu wahren, ist ein schwieriges Unterfangen. M-Files verschafft Ihnen einen schnellen Zugriff auf die gesamten Informationen, die Sie benötigen, um Ihr Projektteam effizient zu leiten.

Aufgabenverwaltung

Die manuelle Verwaltung von tagtäglichen Projektaufgaben ist eine Zeitverschwendung. M-Files automatisiert Projektaufgaben wie die Benachrichtigung von Teammitgliedern bei fälligen Terminen und Abgaben, die Prüfung und Annahme von Vorgehensweisen sowie Veröffentlichungen und vieles mehr. Das bedeutet, dass Sie Konsistenz garantieren können, da M-Files prüft, ob der festgelegte Ablauf Schritt für Schritt eingehalten wurde.

Lieferantenverwaltung

Während des gesamten Projektzyklus den Überblick zu wahren, ist ein schwieriges Unterfangen. M-Files verschafft Ihnen einen schnellen Zugriff auf die gesamten Informationen, die Sie benötigen, um Ihr Projektteam effizient zu leiten.

Brett Bonenberger, CIO - BSA LifeStructures

Brett Bonenberger

CIO | BSA LifeStructures

„Mit M-Files mussten wir keinerlei Klippen überwinden. Darüber hinaus war keine zusätzliche Programmierung notwendig und auch die Erstellung von unternehmensspezifischen Anwendungen war obsolet. Nachdem unsere Mitarbeiter ihre Dokumente in M-Files betrachteten, machte es ganz einfach „Klick“. Wir sehen, wie die Mitarbeiter ihre eigene Ansicht anhand unserer standardmäßigen Projekt-Vorlagen erstellen, um Dateien schnell finden zu können.“

Personalwesen

Ein effizientes Personalwesen im Hinblick auf die  Auswahl, Schulung, Leistungsbewertung, Lohnbezüge und Gewinnbeteiligungen ist von großer Bedeutung, denn nur so sind Sie in der Lage, talentierte Mitarbeiter zu halten und das innerbetriebliche Know-how zu verbessern. M-Files verwaltet und verfolgt sämtliche Personalunterlagen- und aufgaben, damit in Ihrem Unternehmen alles reibungslos abläuft.

Vorteile

Schulung und Entwicklung

Es ist wichtig, dass alle Mitarbeiter in Ihrer Organisation im Hinblick auf die Personal-Richtlinien auf dem Laufenden sind. M-Files ermöglicht das nahtlose Erstellen, Vervollständigen und Nachverfolgen von zugewiesenen Schulungseinheiten. Von der Einführung hin zur Entwicklung von neuen Kenntnissen ist es für Ihren Unternehmenserfolg von vitalem Interesse, eine gute Aus- und Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter sicherzustellen.

Alles an einem Ort

Manchmal ist das Auffinden der richtigen Personalunterlagen gerade dann, wenn man sie dringend benötigt, ein Ding der Unmöglichkeit. Wo wurde der jährliche Personalbericht gespeichert? Wer hat ihn zuletzt bearbeitet?
Was wäre, wenn dies keine Rolle spielen würde? M-Files beseitigt das Datei-Chaos in herkömmlichen Ordnern ein für alle Mal, indem es Dateien inhaltsbezogen  organisiert. Auf diese Weise müssen Sie nie mehr darüber nachdenken, wo eine Datei gespeichert wurde und welches die aktuelle Version ist.

Wichtige Daten schützen

M-Files erlaubt das sichere Speichern von vertraulichen Personalunterlagen, die unternehmensweit von autorisierten Mitarbeitern der Firma abgerufen werden können. M-Files verwaltet die Zugriffsrechte automatisch und dynamisch, garantiert die Datensicherheit und hält den Zugriff im Rahmen Ihrer Rechtestruktur aufrecht.

Automatisieren von Workflows

Die manuelle Abwicklung von tagtäglichen Arbeitsabläufen ist eine Zeitverschwendung. M-Files automatisiert die betrieblichen Workflows wie das Speichern und Weiterleiten von Bewerbungsunterlagen und Zusammenfassungen, die Einarbeitung von neuen Mitarbeitern und das Erstellen von Leistungsberichten. Das bedeutet, dass Sie Konsistenz garantieren können, da M-Files prüft, ob der festgelegte Ablauf Schritt für Schritt eingehalten wurde.

Video: Automatische Berechtigungen

Die Verwaltung von komplexen Zugriffsrichtlinien gestaltet sich aufgrund der Einschränkungen der meisten Systeme als arbeitsintensive Angelegenheit. M-Files bietet eine unbegrenzte Kontrolle über jeden Inhaltstyp und sorgt gleichzeitig für eine einfache Verwaltung. Dies ist möglich, da die Zugriffsberechtigungen basierend auf dem, was ein Dokument beinhaltet anstelle von wo es gespeichert ist, zugewiesen werden können. Mit den Automatischen Berechtigungen von M-Files wird dem zuständigen Bereichsleiter eine gewisse Kontrolle zurück gegeben und den IT-Fachleuten Arbeit abgenommen.

Markus Hardy

Leiter Rechnungswesen | Orion Associates

„Durch die Funktionen der Aufgabenzuweisung und automatischen Benachrichtigung in M-Files konnten wir unsere Prozesse in der PERSONAL- UND LEISTUNGSVERWALTUNG optimieren. So erhalten beispielsweise unsere Mitarbeiter bestimmte Leistungen, nachdem sie einen gewissen Zeitraum bei uns angestellt sind und wir haben in M-Files automatische Benachrichtigungen für die Personalabteilung eingerichtet, um sicherzustellen, dass diese Vorzüge einem neuen Mitarbeiter auch zum festgelegten Zeitpunkt zuteilwerden.“

Archivverwaltung

Die Kontrolle und Steuerung der Unterlagen Ihres Unternehmens während des gesamten Lebenszyklus ist ein kritisches Unterfangen, denn es gilt sämtliche rechtlichen und betrieblichen Besonderheiten und Anforderungen zu beachten. Mit M-Files ist die Informationskontrolle ein Kinderspiel. Sie können Ihre Unterlagen vom Zeitpunkt der Erstellung bis zur Archivierung oder möglichen Vernichtung problemlos und einfach verwalten. 

Vorteile

Lebenszyklusmanagement

Durch den Einsatz von M-Files kann problemlos garantiert werden, dass bei der Verwaltung sämtlicher Datensätze während des gesamten Lebenszyklus (Entstehung, Bearbeitung, Aktualisierung, Archivierung und dauerhafte Löschung), die Auflagen und Verfahren hinsichtlich der Aufbewahrung und Aufbewahrungsdauer Ihren Richtlinien zu Informationskontrollen entsprechen.

Finden Sie alles, was Sie benötigen – umgehend

Manchmal ist das Auffinden des richtigen Belegs gerade dann, wenn man ihn dringend benötigt, ein Ding der Unmöglichkeit. Wo wurde diese Datei gespeichert? Wer hat sie zuletzt bearbeitet?
Was wäre, wenn dies keine Rolle spielen würde? M-Files beseitigt das Datei-Chaos in herkömmlichen Ordnern ein für alle Mal, indem es Dateien inhaltsbezogen organisiert. Auf diese Weise müssen Sie sich nicht mehr den Kopf darüber zerbrechen, wo eine Datei gespeichert wurde und welche die aktuelle Version ist.

Zugriff von überall auf alles

Greifen Sie auf elektronischen Daten zu und verwalten Sie alle damit im Zusammenhang stehenden Abläufe wie Geburtsurkunden, Steuerformulare, Firmendokumente und Schulungsunterlagen sowie alles, was sonst noch anfällt, indem Sie eine der mobilen Apps von M-Files für iPhone, iPad, Android und Windows Phone benutzen. Sie können auf Dokumente zugreifen, diese prüfen und unterzeichnen, egal wo Sie sich befinden und welches mobile Gerät Sie verwenden.

Schutz sensibler Daten

Mit M-Files gestaltet es sich einfach, vertrauliche Unterlagen zu schützen und sie bestimmten Mitarbeitern im Unternehmen zugänglich zu machen. M-Files verwaltet Zugriffsrechte automatisch und dynamisch, garantiert die Datensicherheit und konvertiert Dokumente sogar bei Bedarf in geschützte Unterlagen.

Stephen Smith, Praktizierender Umweltmediziner - Northwest Healthcare & Wellness Center

Stephen Smith

Praktizierender Umweltmediziner | Northwest Healthcare & Wellness Center

„Dank M-Files arbeiten wir in unserem Büro wesentlich effizienter. Ich kann auf sämtliche Einträge und Arbeitsblätter zugreifen und diese bei Bedarf ausdrucken, während der Patient vor mir sitzt.“

Schulung

Das manuelle Verwalten von Schulungsauflagen, Zertifizierungen interner und externer Stellen und anderen Schulungsaufgaben ist ein zeitintensives Unterfangen. M-Files automatisiert schulungsbezogene Aktivitäten und Workflows und ermöglicht es Ihnen, Kurslisten und -materialien einfach zu verwalten sowie Schulungsaktivitäten aufzuzeichnen, nachzuverfolgen und darüber zu berichten.

Vorteile

Lernen und Konformitätsnachweis

Es ist wichtig, dass alle Mitarbeiter in Ihrer Organisation im Hinblick auf Abläufe, Verfahren und Richtlinien auf dem Laufenden sind. Mit M-Files können Sie nahtlos Schulungszuweisungen erstellen, als erledigt archivieren oder nachverfolgen. Von der Einführung bis hin zur Aneignung neuer Kenntnisse ist es für Ihren Unternehmenserfolg von entscheidender Bedeutung, dass Sie dafür sorgen, dass Ihre Mitarbeiter ordentlich geschult und ausgebildet werden.

Automatisierung von Schulungsvorgängen

Die manuelle Abwicklung von tagtäglichen Arbeitsabläufen ist eine Zeitverschwendung. M-Files automatisiert schulungsbezogene Workflows wie das Bestätigen, dass die gesamte Belegschaft aktualisierte Verfahrensanweisungen gelesen hat. Das bedeutet, dass Sie für eine einheitliche Abwicklung sorgen können, während M-Files bei der Überprüfung hilft, ob Ihr festgelegter Ablauf Schritt für Schritt eingehalten wurde.

Verbreitung aktueller Richtlinien und Verfahren

Was wäre, wenn alle Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen die richtigen Informationen schnell und problemlos fänden? In M-Files ist jeweils nur eine Version von jedem Dokument vorhanden. Egal um welches Qualitäts- oder Konformitätsdokument es sich handelt, es ist stets aktuell.

Garantierte hohe Benutzerakzeptanz

Die größte Herausforderung bei der Bereitstellung eines neuen Systems besteht darin, dafür zu sorgen, dass es auch alle benutzen. Da sich M-Files an die Arbeitsweise der Benutzer anpasst, erfolgt die Gewöhnung an das neue System in Rekordzeit. Verwalten Sie Schulungsunterlagen, Informationen und Arbeitsabläufe, ohne dazu ein Handbuch konsultieren zu müssen. M-Files ist intuitiv, mit vielen standardmäßigen Geschäftssystemen kompatibel und funktioniert problemlos.

Standardbetriebsverfahren (SOP)

Standardbetriebsverfahren (SOP) stellen für Mitarbeiter eine wichtige Ressource dar, da sie allgemeine Geschäftspraktiken, Aktivitäten und Aufgaben enthalten. Stellen Sie sicher, dass Ihre Arbeitskräfte ausschließlich Zugang zu den aktuellen SOP-Versionen haben, und überprüfen Sie mit M-Files, ob alle zuständigen Mitarbeiter die Unterlagen gelesen haben.

Vorteile

Schulung und Entwicklung

Es ist wichtig, dass alle Mitarbeiter in Ihrer Organisation bezüglich Abläufen, Verfahren und Richtlinien auf dem Laufenden sind. M-Files ermöglicht es, Aufgaben zur SOP-Überprüfung zu erstellen, abzuschließen und problemlos nachzuverfolgen.

Finden Sie alles, was Sie benötigen – umgehend

Manchmal ist das Auffinden eines SOP gerade dann, wenn man es dringend benötigt, ein Ding der Unmöglichkeit. Wo wurde diese Datei gespeichert?
Was wäre, wenn dies keine Rolle spielen würde? M-Files beseitigt das Datei-Chaos in herkömmlichen Ordnern ein für alle Mal, indem es Dateien inhaltsbezogen organisiert. Auf diese Weise müssen Sie sich nicht mehr den Kopf darüber zerbrechen, wo eine Datei gespeichert wurde und welche die aktuelle Version ist.

Prozessautomatisierung

Die manuelle Abwicklung von tagtäglichen Arbeitsabläufen ist eine Zeitverschwendung. M-Files automatisiert Workflows wie Dokumentenkontrolle und -genehmigung. Auf diese Weise können Sie eine einheitliche Abwicklung sicherstellen, und M-Files überprüft, dass jeder einzelne Schritt Ihres festgelegten Unternehmensablaufs eingehalten wurde.

Zugriff von überall auf alles

SOPs von unterwegs einsehen und verwalten? Mit der mobilen App von M-Files für iPhone, iPad, Android und Windows Phone kein Problem. Sie können SOPs aufrufen, prüfen und genehmigen, egal wo Sie sich befinden und welches mobile Gerät Sie verwenden.

Demonstration zu M-Files Mobiler Zugriff – eSigning

Die Funktion Mobiler Zugriff von M-Files erlaubt es Unternehmen aus streng regulierten Branchen, auch außerhalb der firmeneigenen Installationen normgerecht vorzugehen. Die in M-Files integrierte eSignature-Funktion ermöglicht es Unternehmen, Abläufe und Vorgänge im Zusammenhang mit Bestimmungen wie beispielsweise FDA 21 CFR PART 11 und EudraLex Band 4 Anhang 11 sogar über mobile Geräte zu überwachen und zu genehmigen.

Korrektur- und Präventivmaßnahmen (CAPA)

Die schnelle Initiierung von Präventiv- und Korrekturmaßnahmen (CAPA) ist bei der Behebung von Produktionszwischenfällen oder Nichtkonformitäten für die Erfüllung hoher Qualitätsstandards und die Normerfüllung von großer Bedeutung. M-Files ermöglicht es Ihnen, sämtliche die Qualität betreffenden Dokumente (z. B. SOPs) und die dazugehörigen Abläufe wie beispielsweise CAPAs zu organisieren und zu verwalten.

Vorteile

Prozessautomatisierung

Die manuelle Abwicklung von tagtäglichen Arbeitsabläufen ist eine Zeitverschwendung. M-Files automatisiert Workflows, beispielsweise den Vorgang zur Bestätigung, dass alle zu CAPAs zugehörigen Aktionen ausgeführt wurden. Auf diese Weise können Sie eine einheitliche Abwicklung sicherstellen, da M-Files überprüft, dass jeder einzelne Schritt Ihres festgelegten Unternehmensablaufs eingehalten wurde.

Bessere Sichtbarkeit

Es ist wichtig, dass in Ihrem Unternehmen alle Mitarbeiter der Qualitätssicherung im Hinblick auf sämtliche CAPAs auf dem Laufenden sind, sich diese also problemlos anzeigen und überwachen können. M-Files bietet eine Rundumansicht für sämtliche Aktionen und Dokumentationen in Verbindung mit CAPAs, sodass den Mitarbeitern der Qualitätssicherung jede benötigte Information zur Verfügung steht.

M-Files ist kompatibel

Kommunikation ist der Schlüssel jeder Geschäftsbeziehung und Ihre Business-Software stellt dabei keine Ausnahme dar. M-Files kommuniziert mit anderen Systemen, damit Sie immer finden, was Sie suchen, egal wo Sie sich aufhalten. M-Files lässt sich optimal in andere CRM- und ERP-Lösungen und weitere Geschäftsanwendungen integrieren, sodass die gesamten Informationen des Unternehmens zentralisiert werden können.

Zugriff von überall auf alles

Prozesse von unterwegs einsehen und verwalten? Mit der mobilen App von M-Files für iPhone, iPad, Android und Windows Phone kein Problem. Sie können an CAPA-bezogenen Abläufen teilhaben, egal wo Sie sich befinden oder welches mobile Gerät Sie verwenden.

BUCHHALTUNG

Das Tagesgeschäft Ihrer Firma hängt stark davon ab, ob die Buchhaltungsunterlagen wie Rechnungen, Belege, Bestellungen, Abschlüsse und Steuerunterlagen effizient verwaltet werden. M-Files ermöglicht es Ihnen, die Kontrolle über die Buchhaltungsunterlagen zu übernehmen, die Leistung und Konkurrenzfähigkeit zu steigern sowie die Geschäftsabläufe effizienter zu gestalten und unnötige Risiken zu vermeiden.

Vorteile

Finden Sie umgehend alles, was Sie benötigen

Manchmal ist das Auffinden der richtigen Buchhaltungsunterlagen gerade dann, wenn man sie dringend benötigt, ein Ding der Unmöglichkeit. Wo wurde diese Datei gespeichert? Wer hat sie zuletzt bearbeitet?
Was wäre, wenn dies keine Rolle spielen würde? M-Files beseitigt das Datei-Chaos in herkömmlichen Ordnern ein für alle Mal, indem es Dateien inhaltsbezogen  organisiert. Auf diese Weise müssen Sie nie mehr darüber nachdenken, wo eine Datei gespeichert wurde und welches die aktuelle Version ist.

Wichtige Daten schützen

M-Files erlaubt das sichere Speichern von vertraulichen Informationen, die unternehmensweit von autorisierten Mitarbeitern der Firma abgerufen werden können M-Files verwaltet die Zugriffsrechte automatisch und dynamisch, garantiert die Datensicherheit und hält den Zugriff im Rahmen Ihrer Rechtestruktur aufrecht.

Buchhaltungsabläufe automatisieren

Die manuelle Abwicklung von tagtäglichen Arbeitsabläufen ist eine Zeitverschwendung. M-Files automatisiert Buchhaltungs-Workflows, die von der Rechnungserstellung über das Zuweisen einer Einkaufsbestellung zur Annahme bis hin zum Ausfüllen und Prüfen von Steuerformularen oder Dokumenten von Kontrollorganen reichen. Das bedeutet, dass Sie Konsistenz garantieren können, da M-Files prüft, ob der festgelegte Ablauf Schritt für Schritt eingehalten wurde.

Spesenabrechnung über jedes beliebige Gerät

Spesenabrechnungsberichte verwalten - dank derM-Files-Mobile-Applikationen für iPhone, iPad sowie für Smartphones unter Android und Windows Phone kein Problem. Sie können Belege für dieGenehmigung scannen, speichern und übermitteln, egal wo Sie sich befinden und welches mobile Gerät Sie einsetzen.

Mobil und Scannen

Sehen Sie sich dieses Video an und erfahren Sie, wie Sie dank der Mobile-Apps von M-Files Dokumente wie Spesenbelege direkt in M-Files einscannen können.

Daniel Maas, Eigentümer - North Coast Refrigeration and Electric, Inc.

Daniel Maas

Eigentümer | North Coast Refrigeration and Electric Inc.

„Wir speichern sämtliche Dokumente in M-Files ab. Dazu gehören Buchhaltungsdokumente, Debitorenforderungen, Rechnungen, Verbindlichkeiten aber auch Arbeitsunterlagen wie Bestellungen, Angebote und Verträge. Sämtliche Projektunterlagen, sogar Fotos des Arbeitsplatzes, werden in M-Files abgelegt.“

MARKETING UND VERTRIEB

Ihr Unternehmen setzt auf CRM-Programme, um mit Kunden, Interessenten und anderen Kontakten zu kommunizieren. M-Files ist in der Lage, Ihre bestehende CRM-Lösung mit M-Files zu verknüpfen, sodass eine nahtlose Verbindung zwischen Ihrer zentralen Verkaufsplattform und der Dokumentenverwaltung hergestellt wird. So können Ihre Verkaufsmitarbeiter schnell und problemlos Angebote erstellen. Mit M-Files sind Kundendokumente, wie Angebote, Präsentationen, Verträge, Kaufbelege, Rechnungen, Angebote und E-Mails mithilfe Ihrer CRM-Anwendung schnell zugänglich und auffindbar.

Vorteile

M-Files garantiert eine hohe Benutzerakzeptanz

Die größte Herausforderung bei der Bereitstellung eines Systems besteht darin, dass es auch alle benutzen. Da sich M-Files an die Arbeitsweise der Benutzer anpasst, erfolgt die Gewöhnung an die neue Arbeitsweise in Rekordzeit. Organisieren und verwalten Sie wichtige Verkaufs- und Marketingunterlagen sowie damit im Zusammenhang stehende Abläufe, um zu garantieren, dass Ihre Verkaufsmitarbeiter stets à jour sind, ohne zuerst das ganze Benutzerhandbuch lesen zu müssen. M-Files ist intuitiv, kann mit allen Programmen benutzt werden und funktioniert immer problemlos.

Alles an einem Ort

Manchmal ist das Auffinden eines Dokuments gerade dann, wenn man es dringend benötigt, ein Ding der Unmöglichkeit. Wo wurde das Kundenangebot gespeichert? Wer hat es zuletzt bearbeitet?
Was wäre, wenn dies keine Rolle spielen würde? M-Files beseitigt das Datei-Chaos in herkömmlichen Ordnern ein für alle Mal, indem es Dateien inhaltsbezogen  organisiert. Auf diese Weise müssen Sie nie mehr darüber nachdenken, wo eine Datei gespeichert wurde und welches die aktuelle Version ist.

M-Files ist kompatibel

Kommunikation ist der Schlüssel für jede Geschäftsbeziehung und Ihre Business-Software stellt dabei keine Ausnahme dar. M-Files kommuniziert mit anderen Systemen, damit Sie immer finden, was Sie suchen, egal wo Sie sich aufhalten. M-Files lässt sich optimal in andere CRM- und ERP-Lösungen und weitere Geschäftsanwendungen integrieren, sodass die gesamten Informationen des Unternehmens zentralisiert werden können.

Teilen und zusammenarbeiten

Das Teilen von Dokumenten ist in M-Files so einfach, wie auf die rechte Maustaste zu klicken. Ob Sie Ihren Kunden ein Dokument zusenden oder mit anderen Arbeitskollegen zusammen arbeiten wollen, M-Files hilft Ihnen dabei, alles nahtlos zu dokumentieren und zu organisieren.

Paul Ellison, Vice President, Information Management - Fläkt Woods

Paul Ellison

Vice President, Information Management | Fläkt Woods

„Dank M-Files kann man bei Fläkt Woods den aktuellen Status eines bestimmten Dokumenten-Workflows umgehend einsehen, erkennt sofort, welche Änderungen durchgeführt wurden und kann den gesamten Informationsaustausch mit Kunden und Dienstleistern nachvollziehen.“

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