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Metadatenbasierte Zugriffsberechtigungen:

Ein revolutionärer Ansatz mit unvergleichlicher Leistungsfähigkeit und Flexibilität für die Verwaltung der Benutzerzugriffskontrolle.

Mit M-Files ist man in der Lage Zugriffsrechte für ganze Dokumentenklassen und Datenobjekte zu definieren. Darüber hinaus kann man auch einzelne Dokumente und Objekte mit Zugriffsrechten versehen, ja sogar einzelne Dokument- und Objektversionen. Zusätzlich kann man Rollen zuweisen, die bestimmten Benutzern oder Benutzergruppen, wie beispielsweise Managern, unterschiedliche Benutzerrechte zuteilen.

M-Files garantiert, dass bestimmte Informationen für die Personen, die sie benötigen, verfügbar sind und für diejenigen, die sie nicht benötigen oder die keine Berechtigung für den Zugriff darauf haben, nicht sichtbar sind. Zugriffsberechtigungen können nach Benutzer, Gruppe, Rolle sowie Metadateneigenschaft gesteuert werden. Dadurch können erweiterte Zugriffskontrollregeln ohne Scripting unterstützt und selbst unvorhergesehenen Bedürfnisse, die in der Zukunft auftreten können, entsprochen werden.

So können beispielsweise Arbeitsverträge bestimmten Mitarbeitern zugewiesen werden, wodurch der Vertrag ausschließlich für diesen Benutzer, dessen Vorgesetzten und die Personalabteilung sichtbar ist. Im Falle einer Änderung im Management oder der Unternehmensstruktur musss lediglich die Vorgesetzten-Eigenschaft des Mitarbeiters geändert werden, um alle relevanten Dokumente für den neuen Vorgesetzten sichtbar zu machen.

Ein projektbasiertes Szenario könnte in der Verwendung von Projektobjekten bestehen, welche über mit Metadaten definierte Team-Mitglieder verfügen. Zugriffsberechtigungen auf Dokumente und andere Objekte können dann eingerichtet werden, indem diese mit einem Tag für das ihnen zugewiesene Projekt versehen werden, sodass sie nur für die Mitglieder des Projektteams sichtbar sind.

M-Files unterstützt auch das Konzept von "mehrstufigen Berechtigungen". In anderen Worten bedeutet dies, dass mehrere Metadaten-Eigenschaften zusammen die effektiven Berechtigungen für den Zugriff auf ein Dokument oder Datenobjekt bestimmen. In dem oben beschriebenen projektbezogenen Umfeld zum Beispiel, in dem Berechtigungen, auf Mitgliedern einer Projektgruppe basieren, können bestimmte Dokumententypen, wie Verträge oder Übereinkommen, so angelegt werden, dass sie nur für die Projektleiter des bestimmten Projekts sichtbar sind.

Im weiteren sind Zugriffsrechte versionenspezifisch, d.h. unterschiedliche Dokumentenversionen werden mit Hilfe der Eigenschaften der Metadaten sowie dem Workflow-Status einem unterschiedlichen Zielpublikum zugänglich gemacht. So werden beispielsweise Entwürfe oder frühere Versionen einem kleineren Zielpublikum zugänglich gemacht, bevor schließlich eine größere Gruppe oder die breite Öffentlichkeit darauf zugreifen kann.

Den Industriebereichen, die erheblich durch Qualitätsverfahren und Richtlinien geprägt werden und Inspektionen durch Kunden, Verkäufer und Normierungsorganen ausgesetzt sind, welche zusätzlich zu den dauernd neu geschaffenen und durchzusetzenden Zugriffskontrollrichtlinien zu berücksichtigen sind, ermöglicht M-Files den Unternehmen, einfach darzulegen, dass die erforderlichen Verfahren eingehalten werden und in Übereinstimmung zu den Richtlinien und Anforderungen des Sektors stehen.