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Un Gestion Documentaire simple facilite l'efficacité et la qualité industrielle

M-Files est une solution de gestion documentaire d'ingénierie reconnue et en usage aujourd'hui dans des entreprises industrielles dans le monde entier pour leur permettre de mettre sur le marché des produits meilleurs et plus rapidement. M-Files représente une solution sûre, simple et économique pour standardiser, organiser, gérer et contrôler les documents importants, ainsi que les informations et les processus courants dans l'industrie, et accompagner les programmes de démarche qualité qui améliorent l'efficacité et la conformité aux normes ISO.

Gérez et retrouvez instantanément tous vos documents techniques, y compris le papier et les emails.

M-Files permet de gérer aisément les documents techniques tels que les plans CAO, les dessins, les documents techniques tels que les plans, les spécifications techniques, les projets, ainsi que les autres documents courants tels que les courriers, les notices, les compte-rendus. Les emails sont également pris en charge, et les documents papier peuvent faire l'objet d'une numérisation et d'une reconnaissance de caractère (OCR) afin de générer des fichiers PDF indexés plein-texte.

Une fois stockés dans M-Files, les documents sont indexés et peuvent être retrouvés en un instant. L'accès au "bon" document est assuré grâce à la gestion de l'historique des versions. M-Files élimine le recours aux arborescences Windows classiques, pénibles, inefficaces et apportant des risques de confusion. M-Files classe dynamiquement les documents en fonction de leurs métadonnées telles que le client, le type de document, la date, etc... Il vous suffit de l'enregistrer pour pouvoir ensuite le retrouver facilement.

Automatisez les processus pour améliorer la qualité et la productivité

Les flux de travail automatiques (workflow) permettent d'améliorer la fiabilité des processus industriels et de fabrication, tout en éliminant les erreurs, les délais et les doublons. La flexibilité des fonctions de workflow et de notification de M-Files permet d'automatiser n'importe quel type de processus depuis la simple validation jusqu'à des processus plus complexes impliquant plusieurs acteurs et étapes, des affectations, des notifications. Les fonctions de workflow configurables permettent de diriger l'information vers la bonne personne pour suivi et approbation, et notifier les autres collaborateurs lorsque la tâche est effectuée. Les processus manuels et basés sur le papier peuvent être éliminés, procurant des gains de productivité immédiats, et une réduction des erreurs et des délais, accélérant la mise des produits sur le marché et améliorant leur qualité. Gérez les documents de formation et la documentation des actions de préventive et corrective (CAPA), les rapports de non conformité, la documentation fournisseurs.

Conformité ISO et procédures d'audit

Maintenez votre certification ISO 9000, ISO 9001 et autres standard de l'industrie. Un journal des activités est enregistré, et un référentiel indexé de tous les documents, y compris des emails et des documents papier numérisés, accélère les procédures d'audit.

Fabrication collaborative et Contrôle

• L'historique automatique des versions conserve la trace de chaque modification et n'enregistre que les modifications, ce qui est important lorsque les documents sont volumineux.
• Le principe de Verrouillage/Publication facilite le travail collaboratif, évite les conflits et les pertes de données en empêchant plusieurs collaborateurs de modifier le même document au même instant.
• Sécurisez l'accès aux documents grâce à l'intégration avec Active Directory.
• L'accès distant et en mode nomade permet d'accéder aux documents depuis n'importe où, même en l'absence d'accès à Internet.
• Le journal enregistre toutes les activités sur les documents.

Intégration avec AutoCAD

M-Files est intégré avec AutoCAD, et permet la gestion des XREFs, la recherche dans le contenu des plans DWG, l'insertion de métadonnées M-Files dans le dessin, par exemple pour mettre à jour le cartouche avec le No de dessin, l'auteur et la date.

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