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Gestion Documentaire pour les Professions Juridiques

M-Files représente une solution simple et économique pour organiser, gérer et enregistrer les documents légaux, les informations et les processus importants pour les fonctions ou les entreprises juridiques.

Gestion de tous les types de documents juridiques

Tous les types de documents juridiques sont pris en charge : formulaires, enregistrements, affaires, plaidoiries, dépositions, ... ainsi que les autres documents courants tels que les courriers, les notes, les compte-rendus... Les emails sont également pris en charge, et les documents papier peuvent faire l'objet d'une numérisation et d'une reconnaissance de caractère (OCR) afin de générer des fichiers PDF indexés plein-texte.

Retrouvez le bon document instantanément lorsque vous en avez besoin

Une fois enregistrés dans M-Files, les documents sont indexés et peuvent être retrouvés immédiatement. L'accès au "bon" document est assuré grâce à la gestion des versions, qui présente toujours la version la plus à jour, et permet d'accéder aussi aux anciennes versions si nécessaire.

M-Files élimine le recours aux arborescences Windows classiques, pénibles, inefficaces et apportant des risques de confusion. M-Files classe dynamiquement les documents en fonction de leurs métadonnées telles que le client, le type de document, la date, etc... Vous n'avez plus besoin de préciser où vous voulez enregistrer votre document, et où vous devrez le rechercher. Il vous suffit de l'enregistrer pour pouvoir ensuite le retrouver facilement.

Un référentiel documentaire juridique sûr et accessible à tout moment, de n'importe où.

M-Files permet de gérer les droits des documents afin d'en restreindre l'accès aux seules personnes autorisées. Les droits peuvent être définis pour les utilisateurs et les groupes d'utilisateurs, par exemple "visible seulement aux Partenaires" ou bien "Lecture Seule pour Tous et Modifiable par les Responsables". M-Files se synchronise avec Microsoft Active Directory, et enregistre un journal de connexion et d'activité.

M-Files permet les accès distants pour le cas où les documents devraient être accessibles ailleurs que depuis le bureau. les documents peuvent également être disponibles en mode nomade (ordinateur déconnecté du réseau).

Automatisez les processus de révision et l'approbation des documents

Améliorez l'efficacité et la productivité de vos processus en les automatisant avec M-Files, par exemple pour la revue des contrats, le classement des dossiers, avec des règles, des notifications et des affectations de tâches pour le respect des livrables, des échéances et des obligations légales. Remplacez vos dossiers papier et vos fastidieuses procédures manuelles et papier avec la numérisation, le classement et les flux de travail (workflow) pour une amélioration de productivité significative.

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