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Tendre vers le zéro papier grâce à une gestion électronique des documents facile

M-Files représente une solution simple et économique pour organiser, gérer et enregistrer les documents, les informations et les processus importants de l'entreprise.

Contrairement aux solutions de GED classiques, compliquées et pénible à utiliser, M-Files est simple car ne vous demande pas changer complètement vos habitudes. Continuez à utiliser l'Explorateur de fichiers de Windows et les commandes Enregistrer et Ouvrir de vos applications favorites. Les documents sont enregistrés dans une base centralisée et protégée. C'est simple, efficace, rapide et fiable.

Prend en charge tous types de documents

Tous les types de documents ou de données sont pris en charge : factures, commandes, documents RH, budgets, planning, plans, images, brochures, etc... Les email sont également pris en charge, et les documents papier numérisés peuvent faire l'objet d'une reconnaissance de caractères (OCR) avant d'être convertis en format PDF indexé plein texte.

Retrouvez le bon document instantanément lorsque vous en avez besoin

Une fois enregistrés dans M-Files, les documents sont indexés et peuvent être retrouvés immédiatement. L'accès au "bon" document est assuré grâce à la gestion des versions, qui présente toujours la version la plus à jour, et permet d'accéder aussi aux anciennes versions si nécessaire.

M-Files élimine le recours aux arborescences Windows classiques, pénibles, inefficaces et apportant des risques de confusion. M-Files classe dynamiquement les documents en fonction de leurs métadonnées telles que le client, le type de document, la date, etc... Vous n'avez plus besoin de préciser où vous voulez enregistrer votre document, et où vous devrez le rechercher. Il vous suffit de l'enregistrer pour pouvoir ensuite le retrouver facilement.

Un référentiel central de documents disponible à tout moment et depuis n'importe où

M-Files permet d'appliquer des autorisations sur chaque document afin de restreindre leur accès aux seules personnes autorisées. Les autorisations peuvent être définies pour des personnes et des groupes de personnes, au cas par cas ou selon des règles prédéfinies, manuellement ou automatiquement. La synchronisation avec Microsoft Active Directory permet d'unifier l'administration des comptes utilisateurs. L'accès distant permet d'accéder aux documents depuis l'extérieur, et les documents peuvent aussi être disponibles en mode déconnecté pour les utilisateurs nomades.

Automatisez les processus de révision et l'approbation des documents

Améliorez l'efficacité et la productivité en automatisant vos processus importants avec M-Files, par exemple le traitement des factures ou la gestion des contrats. Remplacez vos armoires saturées de dossiers et vos processus manuels coûteux par la numérisation et le travail collaboratif (workflow) pour des gains immédiats et significatifs.

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