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M-Files pour les Services Comptables et Financiers

M-Files représente une solution simple et économique pour organiser, gérer et enregistrer les documents, les informations et les processus importants pour les services comptables et financiers tels que la banque, l'assurance et la santé.

Les Services Comptables et Financiers s'appuient sur les documents

L'efficacité des services comptables dépendent fortement des documents et des processus. La gestion efficace et fiable des charges, des factures, des commandes, des budgets, et de nombreux autres types de documents est critique pour l'activité courante d'un cabinet ou d'un expert comptable.

Dans les services financiers, la façon dont sont classés et gérés les documents joue un rôle majeur dans la performance et la compétitivité d'une entreprise, avec un impact sur ses activités, la gestion des risques et la fiabilité des prises de décision financières.

Gestion de tous types de documents financiers y compris le papier et les email

Tous les types de documents comptables et financiers sont pris en charge : taxes, factures, encaissements, bilans, commandes, documents d'audit, ... ainsi que les autres documents courants tels que les courriers, les notes, les compte-rendus... Les emails sont également pris en charge, et les documents papier peuvent faire l'objet d'une numérisation et d'une reconnaissance de caractère (OCR) afin de générer des fichiers PDF indexés plein-texte.

Retrouvez immédiatement votre document quand vous en avez besoin

Une fois stockés dans M-Files, les documents sont indexés et peuvent être retrouvés en un instant. L'accès au "bon" document est assuré grâce à la gestion de l'historique des versions intégrée à M-Files, qui vous fournit toujours la version la plus à jour, et vous permet d'accéder aussi aux versions précédentes. M-Files élimine le recours aux arborescences Windows classiques, pénibles, inefficaces et apportant des risques de confusion. M-Files classe dynamiquement les documents en fonction de leurs métadonnées telles que le client, le type de document, la date, etc... Vous n'avez plus besoin de préciser où vous voulez enregistrer votre document, et où vous devrez le rechercher. Il vous suffit de l'enregistrer pour pouvoir ensuite le retrouver facilement.

Automatisez les processus documentaires financiers

Les processus importants impliquent presque tous les documents financiers. Par exemple, la soumission des documents pour vérification, pour approbation, leur mise à jour par les administrations, leur enregistrement et leur mise à disposition. M-Files permet d'automatiser n'importe quel type de processus depuis la simple validation jusqu'à des processus plus complexes impliquant plusieurs acteurs et étapes, des affectations, des notifications et la signature électronique pour les audits et la conformité vis à vis des réglementations.

Conformité avec les réglementations financières

Les services financiers et comptables doivent satisfaire à des réglementations parmi lesquelles Sarbanes-Oxley (SOX), SEC et IRS, ainsi que d'autres lois et réglementations. M-Files inclut toutes les outils permettant de répondre à ces contraintes, dont la gestion des enregistrements, de l'historique, des audits, ainsi que les processus et les sauvegardes automatiques, et plus encore.

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