Dépassez les Limites des Dossiers Traditionnels avec les Vues Dynamiques de M-Files

Une source importante de gains de productivité dans les organisations est l'amélioration et l'accélération de l'accès aux informations. L'approche courante pour "gérer" les documents importants de l'organisation, auxquels doivent accéder de nombreux collaborateurs, consiste à créer des dossiers traditionnels sur un espace partagé et à demander aux collaborateurs d'y stocker et d'y récupérer les documents.

Dossiers Traditionnels - Le Chaos est Inéluctable

Le défi consiste à déterminer la structure de dossiers la plus judicieuse. Typiquement, cette étape est simple et rapide lorsque vous démarrez. Par exemple, vous créez des dossiers par client, par projet, par produit, par service, ou bien vous créez des dossiers pour les départements Marketing, Informatique, Commercial, Développement, etc...

Et ensuite ? Que faire si un même contrat s'applique à plusieurs clients, ou bien si deux offres de produit ou service fusionnent, ou bien si le nom d'un client est changé ? Gérez-vous les données par pays, et dans ce cas dupliquez-vous cette structure pour chaque pays concerné ? Et pour les dates ? Créez-vous un sous-dossier par année, par mois, ou bien dans chaque catégorie de produit ou service ? Comment cette structure de dossiers va-t-elle pouvoir s'adapter aux changements auxquels sera confrontée l'organisation dans les années à venir ?

Souvent, un document est lié à plusieurs catégories. Par exemple, une proposition pourrait être classée avec les propositions, mais elle pourrait aussi être classée dans le dossier du client.

Maintenant, imaginez votre organisation prenant ces décisions, classant des documents ici et d'autres là, faisant des copies et les répartissant dans différents dossiers, mettant à jour des documents et ajoutant de nouvelles versions dans un autre dossier. Et le chaos ne tarde pas à régner dans votre "système" documentaire. Bien souvent personne ne sait avec certitude où se trouve la dernière version d'un fichier, ce qui aboutit à une perte de temps considérable dans l'organisation et à des risques d'erreur. Pire, la dernière version est parfois perdue après avoir été ecrasée ou bien supprimée par inadvertance.

Vues Dynamiques M-Files

M-Files vous permet de dépasser les limites des dossiers traditionnels grâce aux Vues Dynamiques.

Dans un dossier traditionnel Windows, la structure de dossiers ne détermine pas seulement où se trouve un fichier, elle détermine aussi son classement. Pour retrouver un document, vous devez naviguer et ouvrir le dossier dans lequel il se trouve. En outre, un fichier ne peut résider que dans un seul dossier, à moins d'en faire une copie, ou bien que l'on créée un raccourci pour le dupliquer et le placer dans différents dossiers. Quoi qu'il en soit, des doublons sont ainsi créés, ce qui engendre des doutes sur les versions, une perte de temps, de possibles confusions, et ce qui ne résoud pas, de toutes façons, la question de la flexibilité de la structure, pourtant nécessaire à une organisation qui évolue.

Avec M-Files, chaque document, fichier ou objet n'existe qu'en un seul exemplaire. Chaque objet comprend l'objet lui-même, par exemple un fichier Word ou PDF, ses propriétés (caractéristiques), ses métadonnées (description), son historique (versions).

Au lieu d'essayer de mémoriser le lieu où se trouvent les fichiers ou bien de naviguer en tâtonnant jusqu'au bon dossier, M-Files vous permet de retrouver rapidement vos documents en saisissant quelques mots clés.

Un Fichier peut Apparaître dans Plusieurs Vues

D'autre part, alors que chaque document ou objet existe de manière unique dans le coffre, il peut être classé et affiché dans différentes vues en fonction des métadonnées qui lui sont associées. Ceci est une puissante caractéristiques spécifique à M-Files. Les métadonnées des documents déterminent dans quelles vues ils doivent apparaître. Ainsi, le même objet peut apparaître dans de multiples vues. Il n'est plus nécessaire de savoir où se trouve le document, mais de savoir où l'on pense que le document se trouve en fonction de ses métadonnées. Par exemple, la figure suivante montre un objet possédant des métadonnées relatives au client et au projet, et qui est affiché dans trois vues.

1. Objets par Projet

2. Objets par Client

3. Objets par Projet et par Client

Arrêtez de perdre votre temps avec les dossiers traditionnels Windows et organisez vos documents avec M-Files. Une fois que vous aurez constaté les bénéfices apportés par les Vues Dynamiques, vous vous demanderez comment vous avez pu vous en passer jusqu'à maintenant !