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Gestion Documentaire simple pour les Architectes, les Bureaux d'étude et la Construction

M-Files est une solution de gestion documentaire d'ingénierie reconnue et en usage aujourd'hui dans le monde entier. M-Files représente une solution sûre, simple et économique pour standardiser, organiser, gérer et contrôler les documents importants, ainsi que les informations et les processus des architectes, des bureaux d'études et des entreprises de construction.

Gère les documents techniques y compris le papier et les emails

M-Files permet de gérer aisément les documents techniques tels que les plans CAO, les dessins, les documents techniques tels que les plans, les spécifications techniques, les projets, ainsi que les autres documents courants tels que les courriers, les notices, les compte-rendus. Les emails sont également pris en charge, et les documents papier peuvent faire l'objet d'une numérisation et d'une reconnaissance de caractère (OCR) afin de générer des fichiers PDF indexés plein-texte.

Retrouvez le bon document instantanément lorsque vous en avez besoin

Une fois stockés dans M-Files, les documents sont indexés et peuvent être retrouvés en un instant. L'accès au "bon" document est assuré grâce à la gestion de l'historique des versions intégrée à M-Files, qui vous fournit toujours la version la plus à jour, et vous permet d'accéder aussi aux versions précédentes. M-Files élimine le recours aux arborescences Windows classiques, pénibles, inefficaces et apportant des risques de confusion. M-Files classe dynamiquement les documents en fonction de leurs métadonnées telles que le client, le type de document, la date, etc... Vous n'avez plus besoin de préciser où vous voulez enregistrer votre document, et où vous devrez le rechercher. Il vous suffit de l'enregistrer pour pouvoir ensuite le retrouver facilement.

Travail collaboratif et contrôle améliorés

• L'historique automatique des versions conserve la trace de chaque modification et n'enregistre que les modifications, ce qui est important lorsque les documents sont volumineux.
• Le principe de Verrouillage/Publication facilite le travail collaboratif, évite les conflits et les pertes de données en empêchant plusieurs collaborateurs de modifier le même document au même instant.
• Sécurisez l'accès aux documents grâce à l'intégration avec Active Directory.
• L'accès distant et nomade permet d'accéder aux documents depuis n'importe quel endroit, même sans accès à Internet.
• Le journal enregistre toutes les activités des documents.

Intégration avec AutoCAD

M-Files est intégré avec AutoCAD, et permet la gestion des XREFs, la recherche dans le contenu des plans DWG, l'insertion de métadonnées M-Files dans le dessin, par exemple pour mettre à jour le cartouche avec le No de dessin, l'auteur et la date.

Automatisez les processus pour améliorer la productivité

Les flux de travail (workflow) et les fonctions de notification permettent d'automatiser les processus, qu'il s'agisse de validation, de diffusion, d'affectations de tâches, de notifications, par exemple, la validation des plans, les demandes de modification, les réponses aux appels d'offre, etc... Les flux de travail permettent de diriger les informations vers les collaborateurs concernés pour suivi et approbation, et les notifier lorsque des tâches sont achevées. Les processus manuel et papier peuvent être éliminés et ainsi procurer des gains de productivité immédiats, tout en réduisant considérablement les erreurs et les pertes de temps, facilitant le respect des délais et des budgets des projets, aboutissant à une qualité et une profitabilité accrues.

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