DM

Tiedot, tiedostot sekä prosessit järjestykseen ja hallintaan

M-Files on turvallinen, helppokäyttöinen ja edullinen dokumenttienhallintajärjestelmä tärkeiden liiketoimintaan liittyvien dokumenttien, tietojen ja prosessien organisointiin, hallintaan ja seurantaan.

Toisin kuin perinteiset dokumenttienhallintajärjestelmät, jotka ovat monimutkaisia ja vaikeita käyttää, M-Files on helppokäyttöinen, koska käyttäjän ei tarvitse muuttaa työskentelytapojaan. M-Files käyttää Windowsin Resurssienhallinnasta tuttua käyttöliittymää ja sekä perustoimintoja "Avaa" ja "Tallenna". Dokumentit tallennetaan keskitettyyn varastoon, jolloin kaikki käyttäjät tietävät, mistä hakea oikeaa dokumenttia. Dokumenteille voidaan määritellä käyttäjäkohtaiset oikeudet. Varasto voi sijaita yrityksen omalla palvelimella tai M-Filesin tarjoamassa pilvipalvelussa.

Tuki kaikille tiedostomuodoille sekä Windows-sovelluksille

M-Filesissa on tuki kaikille dokumenteille tiedostomuodosta riippumatta. Tällaisia ovat esimerkiksi laskut, ostotilaukset, henkilöstödokumentit, budjetit, projektisuunnitelmat, asiakastiedot, laitehankinnat, CAD-piirustukset, markkinointimateriaali ja kuvat. M-Files tarjoaa myös täydellisen tuen sähköpostiviesteille sekä paperidokumenteille. M-Filesissa on tekstintunnistus (OCR) hakukelpoisten PDF-tiedostojen luomista varten.

Haluttu dokumentti löytyy nopeasti ja helposti

M-Filesiin tallennetut dokumentit indeksoidaan, joten ne ovat haettavissa ja noudettavissa heti. M-Filesin integroitu versiohistoria varmistaa aina sen, että käyttäjälle tarjotaan viimeistä versiota dokumentista. Käyttäjä voi myös tarvittaessa ottaa käyttöön jonkun aiemmista versioista.

M-Files poistaa sekavien ja vaikeasti hallittavien Windows-kansioiden käyttötarpeen, sillä M-Files luokittelee ja organisoi dokumentit joustavasti minkä tahansa ominaisuuden tai merkinnän mukaan, esimerkiksi asiakkaan, kiinteistön, välittäjän tai päivämäärän avulla. Kirjaimellisesti mikä tahansa ominaisuus voidaan määrittää ja liittää minkätyyppiseen dokumenttiin tahansa. Tiedoston tallennuspaikkaa ei tarvitse erikseen hakea ja miettiä.

Aina ja kaikkialla käytettävissä oleva turvallinen ja keskitetty dokumenttivarasto

M-Filesilla voidaan luoda dokumenttikohtaiset käyttöoikeudet, joilla varmistetaan ko. dokumentteihin pääsy vain halutuille henkilöille. Käyttöoikeudet voidaan määrittää yksittäisille henkilöille tai ryhmille. Dokumentit voivat olla esimerkiksi vain hallinnon nähtävissä tai kaikkien luettavissa ja vain henkilöstöosaston muokattavissa. M-Files tukee Microsoft Active Directory -palvelua, joten olemassa olevia tilejä ja ryhmiä voidaan käyttää. Etäkäyttöoikeuksien avulla dokumentteja voidaan käyttää toimiston ulkopuolelta, ja niiden käyttö onnistuu myös offline-tilassa, jos Internet-yhteyttä ei ole saatavilla.

Dokumenttien automaattinen tarkastus ja hyväksyntä – ilman paperia

M-Files voi automatisoida tärkeät prosessit, kuten laskutuksen ja sopimusten hallinnan, mikä parantaa tehokkuutta ja tuottavuutta. Isokokoisia arkistokaappeja ja paperidokumenttien tehotonta manuaalista käsittelyä ei enää tarvita, koska sen tilalle on tullut automaattinen skannaus, merkintä ja työnkulut, jotka lisäävät yrityksen tehokkuutta ja tuottavuutta merkittävästi.

Rekisteröidy ja katso video!